Представьте себе мир, в котором каждое важное решение принимается на основе случайно найденного документа, а каждый новый проект начинается с поиска потерянных файлов.
Сегодня почти в каждой компании в процессе работы сотрудников используется и создается разнообразный корпоративный контент. Это не только документы, но и медиа-файлы, файлы проектов, офисные документы и прочее. В небольших фирмах сотрудники могут использовать «подручные» инструменты, такие как общие папки на сервере или облачные диски, для управления этими данными. Однако, когда количество сотрудников растет и объем корпоративного контента увеличивается, становится сложно избежать путаницы и неэффективности. Компании начинают предъявлять требования к управлению информацией: устанавливают правила хранения, обмена и совместной работы с корпоративными данными, а также политику информационной безопасности. В таких случаях использование «неспециализированных» инструментов может привести к рискам утраты или утечки информации, а также снижению эффективности процессов. В этом случае на помощь приходит ECM-система, которая помогает преобразовать разрозненные архивы и документы в упорядоченный, легко доступный и безопасный ресурс.
В этой статье мы разберемся, как ECM-система может стать вашим главным союзником в борьбе с информационным беспорядком.
Сегодня почти в каждой компании в процессе работы сотрудников используется и создается разнообразный корпоративный контент. Это не только документы, но и медиа-файлы, файлы проектов, офисные документы и прочее. В небольших фирмах сотрудники могут использовать «подручные» инструменты, такие как общие папки на сервере или облачные диски, для управления этими данными. Однако, когда количество сотрудников растет и объем корпоративного контента увеличивается, становится сложно избежать путаницы и неэффективности. Компании начинают предъявлять требования к управлению информацией: устанавливают правила хранения, обмена и совместной работы с корпоративными данными, а также политику информационной безопасности. В таких случаях использование «неспециализированных» инструментов может привести к рискам утраты или утечки информации, а также снижению эффективности процессов. В этом случае на помощь приходит ECM-система, которая помогает преобразовать разрозненные архивы и документы в упорядоченный, легко доступный и безопасный ресурс.
В этой статье мы разберемся, как ECM-система может стать вашим главным союзником в борьбе с информационным беспорядком.
Что такое ECM-система?
ECM (от англ. Enterprise Content Management – управление контентом на предприятии) – это не просто модное слово, а целый комплекс решений и технологий, направленных на упрощение и оптимизацию работы с документами и данными в организации. Можно сказать, что ECM – это цифровой помощник, который берет на себя задачи по управлению информацией, начиная от создания и хранения до архивации и удаления.
Термин ECM тесно пересекается с еще одним широко используемым понятием – система электронного документооборота (СЭД). Однако ECM следует рассматривать, прежде всего, как многофункциональную платформу для управления не только документами, но и другими типами данных и контента (электронные документы, изображения и мультимедийные файлы, электронные письма, веб-контент, данные из социальных сетей, записи и архивы и т. д.).
Термин ECM тесно пересекается с еще одним широко используемым понятием – система электронного документооборота (СЭД). Однако ECM следует рассматривать, прежде всего, как многофункциональную платформу для управления не только документами, но и другими типами данных и контента (электронные документы, изображения и мультимедийные файлы, электронные письма, веб-контент, данные из социальных сетей, записи и архивы и т. д.).
Как работают ECM-системы?
Контент сегодня буквально окружает нас. Мы создаем и обрабатываем документы, электронные письма, таблицы, презентации и многое другое быстрее и в бóльших объемах, чем когда-либо. Это объясняется тем, что в современном мире все больше людей работают совместно, и обмен актуальной информацией становится критически важным. Эффективное сотрудничество требует мгновенного доступа к документам, файлам и другим ресурсам.
Однако огромная часть этого контента разбросана в электронной почте, на жестких дисках, в различных хранилищах и так далее. По мере увеличения объемов неструктурированной информации, компании начинают тратить время и ресурсы на качественное управление.
Часть информации и файлов, которые создаются в процессе деятельности организации, рождаются и используются в специализированных системах, например, бухгалтерских программах, системах управления проектами, системах проектирования и т.д. Другая часть корпоративного контента создается и используется всем привычным офисным ПО, инструментами для создания и редактирования медиа-файлов и др. И если почти весь цикл жизни бухгалтерских документов обычно происходит в учетной системе, то для многих других видов контента необходимо цифровое пространство, для обеспечения совместной работы сотрудников, обмена, хранения этих файлов, структурирования по командам, подразделениям, другим параметрам, управления доступом к ним, управления их жизненным циклом.
Решение, предложенное ECM-платформами, обеспечивает легкий и безопасный доступ ко всей необходимой информации для всех сотрудников предприятия.
ECM-системы делают ненужными бумажные документы и традиционные системы их регистрации и хранения. ECM преобразовывает вашу гигантскую гору бумажного контента в цифровой формат и хранит ее в надежном месте. Поддерживая постоянной порядок, системы для управления корпоративные контентом способствуют лучшему сотрудничеству и обмену информацией.
Однако огромная часть этого контента разбросана в электронной почте, на жестких дисках, в различных хранилищах и так далее. По мере увеличения объемов неструктурированной информации, компании начинают тратить время и ресурсы на качественное управление.
Часть информации и файлов, которые создаются в процессе деятельности организации, рождаются и используются в специализированных системах, например, бухгалтерских программах, системах управления проектами, системах проектирования и т.д. Другая часть корпоративного контента создается и используется всем привычным офисным ПО, инструментами для создания и редактирования медиа-файлов и др. И если почти весь цикл жизни бухгалтерских документов обычно происходит в учетной системе, то для многих других видов контента необходимо цифровое пространство, для обеспечения совместной работы сотрудников, обмена, хранения этих файлов, структурирования по командам, подразделениям, другим параметрам, управления доступом к ним, управления их жизненным циклом.
Решение, предложенное ECM-платформами, обеспечивает легкий и безопасный доступ ко всей необходимой информации для всех сотрудников предприятия.
ECM-системы делают ненужными бумажные документы и традиционные системы их регистрации и хранения. ECM преобразовывает вашу гигантскую гору бумажного контента в цифровой формат и хранит ее в надежном месте. Поддерживая постоянной порядок, системы для управления корпоративные контентом способствуют лучшему сотрудничеству и обмену информацией.
ECM функционирует на основе интеграции различных технологий и включает следующие основные компоненты:
Все перечисленные элементы работают вместе, создавая единое решение, которое может быть адаптировано под конкретные нужды компании.
- Хранилище данных: здесь сохраняются все ваши документы и файлы.
- Управление документами: функции для создания, редактирования, хранения и поиска документов.
- Процессный менеджмент: инструменты для автоматизации бизнес-процессов, связанных с документами.
- Управление записями: контроль за жизненным циклом документов, включая их архивацию и уничтожение.
Все перечисленные элементы работают вместе, создавая единое решение, которое может быть адаптировано под конкретные нужды компании.
Порядок в мире хаоса – это залог уверенности в завтрашнем дне.
Вам может быть интересно:
Как ECM/BPM-системы мгновенно повышают эффективность в бизнесе
Как ECM/BPM-системы мгновенно повышают эффективность в бизнесе
В чем важность ECM-систем?
Управление потоками информации
В большинстве компаний информация поступает из множества источников: электронные письма, документы, отчеты, медиафайлы и даже данные из социальных сетей. ECM-система позволяет централизованно управлять всем этим потоком, обеспечивая доступ к необходимым данным в любое время и из любого места.
Автоматизация процессов
Забыли про документооборот? ECM-система знает все о нем. ECM автоматизирует целый ряд процессов, такие как маршрутизация документов, согласование, проверку и утверждение, что значительно ускоряет рабочие процессы и уменьшает риск ошибок.
Вам может быть интересно:
Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»
Вам может быть интересно:
Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»
Обеспечение безопасности
Безопасность данных – критически важная задача для любой организации. ECM-системы предоставляют функции управления доступом, шифрования и аудита, что позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа и потерь.
Вам может быть интересно:
10 причин, почему компании выбирают iSpace для автоматизации бизнеса
Вам может быть интересно:
10 причин, почему компании выбирают iSpace для автоматизации бизнеса
Соблюдение нормативных требований
Существует множество нормативных актов и стандартов, требующих правильного хранения и обработки информации. ECM-система помогает соблюдать эти требования, обеспечивая соответствие законодательству и внутренним регламентам компании.
Примеры использования ECM-систем
- Финансовые учреждения используют ECM для управления большими объемами финансовых документов, ускоряя процессы обработки и снижает затраты на хранение.
- Медицинские организации применяют ECM для управления медицинскими записями, обеспечивая безопасность и доступность данных для врачей и пациентов.
- Производственные компании используют ECM для управления проектной документацией и различными отчетами, что способствует улучшению координации и повышению эффективности.
ECM-системы оптимизируют работу с неструктурированной информацией на уровне предприятия. К основным функциональным возможностям платформы по управлению корпоративным контентом (разграничение прав пользователей, безопасное хранение больших объемов данных, упорядочение этих данных, интеграция с другими системами) можно добавить дополнительные модули по желанию клиента.
Заключение
В современном бизнесе управление информацией – это не просто необходимость, а стратегическое преимущество. ECM-системы становятся неотъемлемой частью успешных организаций, помогая упорядочить хаос данных, автоматизировать процессы и обеспечить безопасность информации. Внедрение ECM-системы может значительно улучшить производительность и конкурентоспособность вашей компании, предоставляя вам возможность сосредоточиться на важном – развитии и инновациях.
Вам может быть интересно:
Сonteq представляет систему для автоматизации бизнес-процессов и совместной работы iSpace
Вам может быть интересно:
Сonteq представляет систему для автоматизации бизнес-процессов и совместной работы iSpace
