B2B-портал
Портал для взаимодействия с контрагентами – это единое пространство для коммуникации и обмена информацией между вашими сотрудниками и контрагентами.
для взаимодействия с контрагентами
- Организуйте доступк документам и контенту для совместной работы с контрагентами – удобно и безопасно.
- Управляйте правами доступак контенту и документам как для своих сотрудников, так и для сотрудников контрагента.
- Обеспечьте непрерывностьпроцессов взаимодействия ваших сотрудников с контрагентами.
Для чего подходит?
Портал облегчает процесс запросов к поставщикам и управление ими. Сотрудники могут формировать запросы, выбирать поставщиков из предварительно созданного списка и управлять всем процессом.
Через портал вы легко сможете обмениваться файлами и документами с вашими клиентами. Отправляйте результаты работ, а также получайте от клиентов необходимые материалы для выполнения услуг.
Реализуя проекты или оказывая услуги, мы можем привлекать субподрядчиков. В процессе взаимодействия с субподрядчиками обычно происходит обмен документами, файлами, сведениями о ходе выполнения работ.
Сценарий 1
- Ваши сотрудники готовят на Портале "запросы" поставщикам на поставку материалов или изделий.
- Для запроса выбираются потенциальные поставщики из заранее созданного справочника контрагентов. На Портале вы сможете обогатить справочник дополнительными необходимыми атрибутами, характеризующими поставщика.
- "Отправка" запросов поставщикам отразит в Личных Кабинетах поставщиков ваш запрос, а также пришлет уведомления о запросе пользователям со стороны поставщика.
- Зайдя в свой "Личный кабинет" сотрудник поставщика увидит запрос, его параметры и в форме запроса сможет сформировать свое предложение, заполнив необходимые поля, или уведомить вас, что не готов сделать поставку. Система сама поставит задачу пользователю со стороны поставщика, о том, что вы ждете от него ответ в определённый срок и будет напоминать об этом, если предложение не отправлено в ответ. Каждый поставщик будет видеть только ту часть информации, которая предназначена ему.
- Ваш сотрудник сможет мониторить ответы поставщиков, отвечать на вопросы и передавать дополнительные документы и файлы в случае необходимости прямо через Портал без необходимости пересылок по почте.
- Получив ответы от поставщиков, ваш сотрудник сможет выгрузить информацию в структурированном виде для анализа предложений с ключевыми сведениями для сравнения.
- Выбрав победителя, через Портал вы сможете проинформировать поставщиков о своем решении и инициировать заключение договора.
Сценарий 2
- Ваши сотрудники смогут через портал передавать клиентам результаты работ, если они представляют из себя какие-либо файлы и документы: чертежи, макеты, результаты исследований и прочее.
- Через портал вы сможете получать от ваших клиентов файлы и документы, которые являются вводными или основой для оказания услуг: технические задания, описания требований, проектная документация, исходные данные для расчетов и прочее.
- В личном кабинете клиента вы сможете отображать сведения о ходе вашего проекта или иным образом отчитываться перед клиентом, предоставляя необходимую информацию, например, публикуя в личный кабинет клиента BI-дашборд.
- Через систему личных кабинетов вы можете делиться с клиентами информацией ограниченного доступа: результатами исследований, аналитикой и прочим.
- Если ваше взаимодействие с клиентом предполагает обмен большим количеством документации, портал позволит организовать общее структурированное хранилище, где доступ к файлам и документам будет ограничиваться правами пользователей, документы будут иметь версионность и метаданные, необходимые вам для поиска, определения времени, когда они получены, кем созданы и изменены.
- Информация, передаваемая через Портал, может атрибутироваться вами как "конфиденциальная", чтобы контрагент сразу понимал, как с ней обращаться.
Сценарий 3
- Ваши сотрудники смогут делиться необходимыми документами и файлами с подрядчиками в едином информационном пространстве. Сотрудникам будет понятно, где и какие документы находятся, какая из версий последняя и каков статус этих документов.
- Подрядчики смогут со своей стороны делиться и запрашивать необходимые файлы и документы, а также предоставлять сведения о ходе работ, делиться отчетами.
- Вы сможете собирать с подрядчиков в структурированном виде информацию, необходимую вам для отражения в других информационных системах: например, факт-прогноз по работам, сроки, объемы и прочее.
- Если какие-то шаги процессов взаимодействия с подрядчиком регламентированы, можно настроить процессы с нормативными сроками по этапам, напоминаниями и постановкой задач.
Схема работы B2B-портала для взаимодействия с контрагентами
Функциональные возможности
- Создание среды для обмена с контрагентом по шаблону.
- Шаблонные роли и наборы прав доступа.
- Сбор и предоставление информации в структурированном виде с использованием форм.
- Задачи и напоминания, в том числе шаблоны задач, групповые и повторяющиеся задачи.
- Конструктор бизнес-процессов с возможностью включения в упорядоченный процесс участников с обеих сторон.
- Механизм управления жизненным циклом файлов, документов и объектов.
- Ролевая модель для разграничения прав доступа, определения роли в процессах.
- Механизм замещений и со-исполнителей для обеспечения непрерывности процессов.
- Возможность обмена файлами без доступа внешних пользователей в КСПД.
Преимущества решения
Порядок
Благодаря единому пространству для обмена и структурированному хранению файлов и документов. Не нужно тратить время на поиски актуальных файлов в почте или мессенджерах.
Безопасность
Возможность совместной работы над документами, обсуждение и внесение комментариев с сохранением истории в привязке к документу.
История и аудиторский след
Легко определить актуальные и предыдущие версии, авторов и время изменений благодаря журналу версий и изменений.
Сокращение затрат времени
Благодаря возможности получения информации от контрагента сразу в структурированном виде с использованием форм и атрибутов документов.
Быстрый поиск
Атрибутивный поиск документов по метаданным и ключевым словам с учетом прав доступа, этапов жизненного цикла контента и состояний документов.
Ускорение процессов
Задачи и напоминания позволяют соблюдать последовательность шагов процесса, лимиты времени на выполнение этапов как для ваших сотрудников, так и для контрагента.
Блог iSpace
Последние новости от экспертов iSpace:
кейсы, обновления компании, полезные статьи
кейсы, обновления компании, полезные статьи
