Управление корреспонденцией
Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией:
регистрация, хранение, передача внутренним адресатам и постановка задач ответственным.
регистрация, хранение, передача внутренним адресатам и постановка задач ответственным.
- Порядок в корреспонденцииВся корреспонденция структурировано хранятся и не теряется. Связанные документы легко найти.
- Порядок в коммуникацияхСвязанные с корреспонденцией поручения для сотрудников чётко и гарантированно доводятся до ответственных.
- Порядок в
процессахВзаимодействие сотрудников и соблюдение сроков регламентировано правилами процессов.
Функциональные возможности
- Создание входящего письма и его регистрация, уведомление адресатов, назначение связанных задач на ознакомление, ответ, исполнение и пр.
- Назначение задач, связанных с документов на ответственных с использованием шаблонов для экономии времени.
- Создание, регистрация, подписание исходящих писем, автоматизация назначения задач ответственным по обработке и отправке.
- Структурирование корреспонденции через создание связей между документами - для простоты поиска и контроля выполнения требуемых действий.
История регистрации и согласований
Примеры интерфейса
Карточка входящего письма
Доступ к нужной информации – всегда под рукой!
Просматривайте информацию о входящем документе, делитесь и обсуждайте.
Карточка исходящего письма
Реестр входящих писем
Шаблоны задач и контроллеры
Связанные документы и основания
Преимущества решения
Коллективная работа
Ускорение процессов подготовки и согласования документов. Каждому сотруднику определено, что и когда необходимо сделать. Контроль сроков исполнения.
Шаблоны
Экономия времени. Документы могут создаваться на основе ваших готовых шаблонов. Быстрое назначение поручений по документам с использованием шаблонов задач – Ознакомление, Согласование, Исполнение, Ответить и пр.
Надёжные коммуникации
Минимизация сбоев в цепочке действий. Ответственные гарантированно информируются о связанных с корреспонденцией поручениях. Системой фиксируется история и обратная связь.
Удобный поиск
Меньше времени на поиск корреспонденции. Функция атрибутивного и полнотекстового поиска и фильтрации позволяет чётко определить, что нужно найти, сокращая множество результатов поиска. Механизм связей позволяет видеть связанные документы без выполнения поиска.
Надёжное хранение
Минимальные риски утраты корреспонденции. Документы в электронном виде могут храниться бессрочно. В системе фиксируется информация о том, кто и когда получил документы, кому передал и где находятся физические копии.
Безопасность
Снижение рисков потерь и утечки. Для доступа каждому сотруднику требуется авторизация, наличие прав и соответствия уровня доступа.
Оставайтесь в курсе последних обновлений!
