Служебные записки

Решение по автоматизации процесса управления внутренними документами в компании.

Автоматизация согласований

Исключение ручной обработки документов, что снижает вероятность ошибок и ускоряет принятие решений.
Прозрачность процессов

Весь процесс создания и согласования служебных записок фиксируется и отслеживается, что обеспечивает контроль и повышает ответственность сотрудников.
Интеграция с корпоративными системами

Возможность интеграции с ERP, CRM и другими бизнес-системами для единой работы с документами в рамках всех бизнес-процессов.

Для кого подходит

Для крупного и среднего бизнеса

с большим количеством внутренних коммуникаций и процессов согласования.
Для государственных учреждений

для стандартизации и оптимизации документооборота.
Для некрупных компаний с распределёнными структурами,

где требуется централизованное управление документооборотом.

Как поможет iSpace

Проблемы
Разработка и актуализация ЛНА занимают много времени.
Сотрудники используют устаревшие документы, что ведёт к нарушениям.
Сложность контроля ознакомления персонала с новыми нормативами.
Потери времени на поиск, ввиду разрозненности документов и отсутствия четкой структуры хранения.
Решение
Автоматизация создания и обновления локальных актов.
Централизованное хранение всех нормативных документов.
Система уведомлений о новых и изменённых документах.
Контроль ознакомления сотрудников с ЛНА.

Функциональные возможности

Создание служебных записок

Шаблоны для различных типов служебных записок, что ускоряет подготовку документов.
Архивирование документов

Хранение всех записок в электронном виде с возможностью быстрого поиска и анализа.
Согласование и утверждение

Автоматическое распределение записок для согласования по заранее установленным маршрутам.
Интеграция с электронной почтой и другими системами связи

Уведомления сотрудников об изменениях статусов и необходимости согласования.
Отслеживание статусов

Мониторинг каждого этапа процесса согласования, включая получение уведомлений о задержках или проблемах.
Логические связи

Установление логических связей служебных записок с другими документами, или создание других документов на основании служебных записок.

Реестр служебных записок

Все служебные записки хранятся в одном месте. Удобно просматривать историю и состояние каждой из служебных записок.

ЭЦП для подписания служебных записок

При подписании ЭЦП документы юридически значимы.

Расширенные параметры

Добавляйте контролёров, соисполнителей и наблюдателей к каждой задаче.

Весь процесс согласования как на ладони

Следите за этапами согласования, сроками и исполнением служебных записок в организации. Удобный интерфейс решения позволит сэкономить ваше время.

Снижение временных затрат

на подготовку, согласование и исполнение служебных записок.
Повышение эффективности работы

за счёт автоматизации рутинных задач.
Прозрачность и контроль

документооборота, что способствует более быстрому принятию решений.
Минимизация ошибок

и исключение потери документов благодаря полной цифровизации процесса.

Вместе с решением используют

Управление поручениями

Система управления и контроля исполнения поручений от топ-менеджмента.
Согласование оплат и оплата счетов

Отслеживание платежей и их целесообразности, предварительное планирование и согласование бюджета, моментальный поиск нужного счёта.

Блог iSpace

Последние новости от экспертов iSpace: кейсы, обновления компании, полезные статьи.

Ответим на любые вопросы, предложим решение, предоставим бесплатный доступ к демостенду.

Свяжемся с вами в течение часа

Оставьте заявку