В России существует более 2,61 млн компаний, и работа каждой из них так или иначе сопряжена с документами — будь то договоры, соглашения, акты, служебные записки, счет-фактуры или письма. Документация предприятия содержит более 80% информационных ресурсов для работы организации в целом и каждого отдела/департамента.
Для оперативного согласования, обмена, хранения и контроля документов были созданы специализированные решения, которые помогают автоматизировать все операции, связанные с документами, в организации.
В этой статье мы обсудим экономическую выгоду автоматизации документооборота на каждый день, а также расскажем о решении на базе iSpace, которое способно обеспечить непрерывность процессов даже при нагрузке в 10 000+ задач ежемесячно.
Для оперативного согласования, обмена, хранения и контроля документов были созданы специализированные решения, которые помогают автоматизировать все операции, связанные с документами, в организации.
В этой статье мы обсудим экономическую выгоду автоматизации документооборота на каждый день, а также расскажем о решении на базе iSpace, которое способно обеспечить непрерывность процессов даже при нагрузке в 10 000+ задач ежемесячно.
Почему компании внедряют документооборот?
Если говорить об автоматизации бизнес-процессов в целом, то это действительно часто встречающееся и эффективное решение, которое должно использоваться в любой компании, стремящейся к росту. Конечно, автоматизировать документооборот необязательно. Однако в таком случае, вы должны быть готовы столкнуться с бумажной волокитой, которая неизбежно станет частью вашего бизнеса при развитии. Так, например, без автоматизации вы потратите в несколько раз больше времени на согласование и подписание документов. Еще один серьезный повод для внедрения СЭД - частое нарушение конфиденциальных данных, ведь информация может беспрепятственно попасть в чужие руки. Документы нередко теряются - приходится закупать все больше бумаги на создание нескольких копий одного и того же бланка. А если в вашей организации нет человека, любящего наводить порядок и чистоту, то с большой вероятностью документы перепутаются между собой, и вы не сможете найти тот самый нужный вам листочек в кипе бумаг во время важного совещания.
Говоря в общем, автоматизация документооборота — это, с одной стороны, инструмент, призванный снизить трудоемкость и вероятность ошибок, потерь данных, а с другой – способ управления бизнес-процессами компании через регламентацию и нормирование действий, предоставляющий возможность на основе данных понимать, как работает процесс, где он «хромает» и требуются улучшения.
Вам также может быть интересно:
Говоря в общем, автоматизация документооборота — это, с одной стороны, инструмент, призванный снизить трудоемкость и вероятность ошибок, потерь данных, а с другой – способ управления бизнес-процессами компании через регламентацию и нормирование действий, предоставляющий возможность на основе данных понимать, как работает процесс, где он «хромает» и требуются улучшения.
Вам также может быть интересно:
Как автоматизировать документооборот?
Главный совет, который поможет получить выгоду от внедрения специализированного решения по автоматизации документооборота — тщательный отбор ПО. Вы можете внедрить даже самое высококлассное и дорогое программное обеспечение, но не получить от него пользы лишь по причине того, что оно рассчитано на другие задачи. Поэтому руководству предприятия крайне важно провести анализ бизнес-процессов, которые будут автоматизированы, а также подробно изучить предлагаемые на рынке продукты.
Существует несколько способов реализации автоматизации документооборота в организации. Среди наиболее востребованных и современных технологий автоматизации можно выделить следующие:
Каждый из этих подходов имеет свои преимущества и может быть адаптирован в зависимости от специфики и потребностей конкретной организации.
Внедрение правильной СЭД поможет решить целый ряд проблем. В системе удобно отслеживать стадию, на которой находится каждый конкретный документ. Например, подписан ли он или еще обсуждается.
Вам также может быть интересно:
Существует несколько способов реализации автоматизации документооборота в организации. Среди наиболее востребованных и современных технологий автоматизации можно выделить следующие:
- Системы клиент-серверного типа, где управление располагается на выделенном внутрикорпоративном ресурсе с круглосуточным доступом через веб-интерфейс.
- Интеграция с базами данных, что позволяет оперативно получать необходимую информацию.
- Веб-ориентированные решения, которые обеспечивают доступ через веб-браузер.
- Облачные технологии, использующие выделенное пространство, предоставленное сторонним сервисом.
Каждый из этих подходов имеет свои преимущества и может быть адаптирован в зависимости от специфики и потребностей конкретной организации.
Внедрение правильной СЭД поможет решить целый ряд проблем. В системе удобно отслеживать стадию, на которой находится каждый конкретный документ. Например, подписан ли он или еще обсуждается.
Вам также может быть интересно:
Автоматизация документооборота на базе iSpace: главное
На рынке существует множество различных решений для автоматизации документооборота, которые отличаются функциональностью, реализованными возможностями интеграции, методами внедрения, а также стоимостью. СЭД на базе iSpace — высокопроизводительное решение для автоматизации документооборота, реализованное полностью на отечественном ПО. При автоматизации бизнес-процессов, связанных с документами, пользователи получают следующие возможности, включая:
Платформа iSpace, на базе которой разработано решение для автоматизации документооборота, дает возможность внедрять дополнительную функциональность своими силами и «на лету». Благодаря on-premise решению, клиентам больше не нужно тратить средства на поиск и внедрение дополнительных продуктов.
iSpace как платформа для создания решений для автоматизации документооборота имеет в составе все важные функции и механизмы позволяющие автоматизировать процессы без привлечения программистов.
Отличительной особенностью iSpace является возможность доступа к исходному коду платформы. Это дает возможность создать именно такую систему документооборота, как нужно вам, дорабатывая ее исходя из ваших индивидуальных потребностей. При этом вы получаете полную независимость от производителя и можете поддерживать и развивать свое решение документооборота как самостоятельно, так и с привлечением подрядчиков.
- выстраивание и оптимизация процессов документооборота между сотрудниками и различными отделами;
- создание единой информационной базы, что поможет полностью исключить дублирование файлов;
- атрибутивный или полнотекстовый поиск нужных файлов в два клика;
- надежное хранение файлов в электронном архиве за счет использования средств информационной безопасности повышенного уровня (подробнее - в следующей статье);
- фиксация исторических версий файла;
- разграничение прав доступа к файлам;
- возможность предоставления временного доступа к информации;
- обеспечение защиты конфиденциальных данных;
- интеграция со смежными системами;
- подпись документов при помощи ЭЦП, каждый документ приобретает юридическую значимость;
- удаленный доступ из любой точки мира. (Узнать подробнее о возможностях iSpace)
Платформа iSpace, на базе которой разработано решение для автоматизации документооборота, дает возможность внедрять дополнительную функциональность своими силами и «на лету». Благодаря on-premise решению, клиентам больше не нужно тратить средства на поиск и внедрение дополнительных продуктов.
iSpace как платформа для создания решений для автоматизации документооборота имеет в составе все важные функции и механизмы позволяющие автоматизировать процессы без привлечения программистов.
Отличительной особенностью iSpace является возможность доступа к исходному коду платформы. Это дает возможность создать именно такую систему документооборота, как нужно вам, дорабатывая ее исходя из ваших индивидуальных потребностей. При этом вы получаете полную независимость от производителя и можете поддерживать и развивать свое решение документооборота как самостоятельно, так и с привлечением подрядчиков.
Заключение
Насколько эффективно внедрение решения для автоматизации документооборота с экономической точки зрения? Чем крупнее предприятие и масштабнее документооборот, тем сложнее собрать воедино данные для анализа, и в этот раз мы не будем углубляться в математические расчеты. Однако если количественную оценку дать достаточно сложно, то вот с качественной проблем не возникает. Поэтому в качестве заключения статьи мы выделим несколько факторов, по которым можно судить об экономической эффективности автоматизации документооборота в вашей компании:
- За счет автоматизации процессов документооборота у сотрудников освобождается больше времени на задачи, которые требуют не рутинного, а, скорее, более творческого подхода. В таком случае вы, как руководитель, заметите, что теперь сотрудники вашей компании выполняют больший объем задач и работают с большим числом клиентов — в целом, с таким подходом клиентов у вас тоже станет больше.
- Вы используете аналитические данные на основе информации из вашей системы для принятия решений об оптимизации и улучшении процессов.
- Вы получаете возможность распределять нагрузку делегируя задачи, обеспечивая этим лучшую производительность, а ваши сотрудники, даже из разных отделов, с легкостью коммуницируют между собой. Механизмы замещений позволяют обеспечить непрерывность процесса при временных отсутствиях сотрудников.
Часто задаваемые вопросы
- Что такое автоматизация документооборота?
Автоматизация документооборота — это процесс использования специализированного программного обеспечения для автоматизации создания, обработки, передачи и хранения документов в организации. Она позволяет сократить ручные трудозатраты, ускорить процессы и улучшить точность данных.
- Какие выгоды принесет организации автоматизация документооборота?
Автоматизация документооборота снижает вероятность ошибок, улучшает доступность информации, сокращает время на выполнение задач и улучшает контроль за выполнением процессов. Это также способствует повышению производительности сотрудников и улучшению общей эффективности бизнеса.
- Какие основные технологии используются для автоматизации документооборота?
Основные технологии включают в себя электронные документы (EDI), системы управления содержимым (ECM), системы электронной подписи (ESignature), управление рабочим процессом (BPM), а также различные программные решения для управления документами и архивирования. Примером ПО для автоматизации документооборота могут служить решения, разработанные на базе платформы iSpace.
