Как ECM/BPM-системы мгновенно повышают эффективность в бизнесе

В современном бизнесе, где оперативность и эффективность играют ключевую роль, ECM/BPM-системы претерпевают эволюцию, трансформируясь в мощные платформы, способные приносить быстрый эффект компаниям и обеспечивать информационную безопасность.

Почему же компании нуждаются в ECM/BPM-системах? Ответ на этот вопрос достаточно прост – чем тщательнее будет выстроена работа с информацией в компании при помощи ECM/BPM-систем, тем большего успеха можно ожидать.

Самой простой системой для работы с информацией является СЭД (система электронного документооборота). Объектом СЭД является конкретный документ, и особое внимание уделяется его статусу (обработан ли документ, подписан, отправлен по маршруту и т. д.).

Однако часто бизнесу требуются системы с бо́льшим набором возможностей. Здесь на помощь приходят ECM-системы (Enterprise Content Management, «управление корпоративным контентом»). ЕСМ – это не просто средство для обработки документа, а полноценная система, охватывающая всю информацию о компании: документы, файлы, папки, медиа и др. Используя ЕСМ, каждый сотрудник может находить необходимую разноформатную информацию из многочисленных источников за считанные секунды и в одном месте, что значительно экономит время и трудозатраты. Но даже такого функционала многим предприятиям бывает недостаточно.

Находясь в поиске дополнительных ресурсов, предприятия начинают внедрять BPM-системы (Business Process Management, «управление бизнес-процессами»). Отличительной чертой BPM-систем является тот факт, что они работают с «нематериальными ресурсами», или бизнес-процессами. Говоря простыми словами, бизнес-процесс – это путь (маршрут), по которому проходит вся деятельность компании: от первого звонка клиенту до подписания договора. Бизнес-процессы составляют почти всю работу любой организации.

Итак, отвечая на вопрос, что же лучше выбрать – ECM или BPM, мы приходим к выводу, что настоящим победителем в «битве» являются те решения, которые совмещают функции обеих систем. ECM и BPM отлично дополняют друг друга. Несмотря на то, что их функции могут совпадать, по своей сути они нужны для разных целей. Так, например, сам по себе документ может быть никому не нужен, но стоит ему стать частью бизнес-процесса, как он начинает обретать ценность.

Объединение ECM и BPM в одну платформу создает синергию, где управление контентом тесно взаимодействует с оптимизацией бизнес-процессов. Это не только повышает эффективность, но и ускоряет принятие решений, снижает риски и улучшает взаимодействие внутри организации.

Такие интегрированные системы становятся центром цифровой трансформации, обеспечивая компаниям не только возможность адаптироваться к новым требованиям, но и создавать конкурентное преимущество. Быстрый эффект для бизнеса достигается за счет улучшения процессов, снижения времени на принятие решений и повышения общей оперативности организации.

В последнее время подавляющее число экспертов отмечает увеличивающуюся потребность в ИТ-инструментах. Неудивительно, ведь в период импортозамещения и высокой конкурентности на рынке российские вендоры активно развивают свои продукты, нисколько не отставая от зарубежных конкурентов.

Сегодня компаниям, занимающимся разработкой ECM/BPM-систем, всё меньше приходится убеждать клиентов в том, что их продукты могут внести значительный вклад в оптимизацию бизнес-процессов — компании обращаются к подрядчикам с чёткими и конкретными требованиями, непосредственно относящихся к этому классу продуктов. Понимая специфику успешных зарубежных продуктов в данной сфере, опытные отечественные интеграторы ИТ-решений специализируются на разработке качественных, полноценных аналогов, которые могут не только полностью заменить такие платформы, как SharePoint, но и улучшить доступный функционал, подобрав индивидуальный подход к решению конкретных задач клиента.

Low-code/no-code разработка играет не малую роль в возрастающей популярности ECM/BPM-систем. В контексте ECM, использование концепции low-code и no-code позволяет быстро создавать и настраивать системы управления контентом, обеспечивая более гибкое и быстрое развёртывание. IT-специалистов не приходится нагружать обслуживанием системы. Пользователи самостоятельно могут адаптировать платформу под свои потребности, управлять документами, соблюдать регуляторные требования, повышая, тем самым, общую производительность.

В области BPM, технология «нулевого кода» упрощает автоматизацию бизнес-процессов. Она позволяют быстро моделировать, разрабатывать и оптимизировать рабочие процессы без глубоких знаний программирования. Благодаря LCNC разработке компании могут быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде, легко внедрять новые стратегии и повышать эффективность своих операций.

ECM (Enterprise Content Management) – это системы управления корпоративным контентом. Они предназначены для создания единого информационного пространства предприятия, которое позволяет:

• управлять документами;
• контролировать версии документов;
• осуществлять поиск документов;
• настраивать маршруты согласования документов;
• контролировать доступ к информации и др.

BPM (Business Process Management) – это управление бизнес-процессами. BPM системы – это программные продукты, предназначенные для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. BPM системы позволяют:

• моделировать бизнес-процессы;
• описывать задачи, исполнителец и правила выполнения бизнес-процессов;
• автоматизировать бизнес-процессы (настраивать автоматическое выполнение рутинных задач);
• анализировать бизнес-процессы для максимальной оптимизации;
• отслеживать задачи и их выполнение;
• повышать уровень прозрачности бизнес-процессов и др.

СЭД (система электронного документооборота) – это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации работы с документами на предприятии. СЭД позволяет:

• Создавать, редактировать и хранить документы в электронном виде.
• Согласовывать документы.
• Контролировать версии документов.
• Осуществлять поиск документов.
• Ограничивать доступ к документам.
• Обеспечивать безопасность документов и др.

ERP (Enterprise Resource Planning) автоматизирует бизнес-процессы, но по сути своей «пассивна» — она может ответить на любой чётко поставленный вопрос о том или ином рабочем процессе. С другой стороны, BPM (Business Process Management) — это «активная» система, которая раздаёт задания исполнителям, передает следующим исполнителям в цепочке, контролирует сроки. Источник

BPM (Business Process Management) – это методология управления, основанная на описании, анализе, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Суть BPM заключается в:

• Рассмотрении всей деятельности компании как совокупности взаимосвязанных бизнес-процессов.
• Определении ключевых бизнес-процессов и их владельцев.
• Моделировании бизнес-процессов с использованием нотаций BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов).
• Анализе бизнес-процессов для выявления узких мест.
• Оптимизации бизнес-процессов для повышения эффективности.
• Автоматизации бизнес-процессов с помощью BPMS (англ. Business Process Management System).

Автоматизация бизнес-процессов – это использование программного обеспечения для выполнения задач, которые ранее выполнялись вручную. Целью автоматизации бизнес-процессов является:

• Повышение эффективности
• Снижение затрат
• Повышение качества обслуживания клиентов
• Улучшение контроля над бизнес-процессами.

Автоматизация бизнес-процессов может применяться в компаниях любого размера и любой отрасли.