За кулисами бизнеса: внедрение BPM-системы с нуля

В современном мире, где конкуренция не дремлет, а клиенты становятся все более требовательными, выживание и процветание бизнеса зависят от слаженной работы всех его механизмов. Именно здесь на помощь приходит методология под названием BPM, или управление бизнес-процессами.

Представьте себе компанию как живой организм. В нем, как и в человеческом теле, каждый орган выполняет свою жизненно важную функцию. Бизнес-процессы – это те самые «органы», совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение конкретных целей. Это может быть производство продукции, обработка заказов, обслуживание клиентов, маркетинг – всё, что составляет жизнь компании.

Приведем несколько примеров бизнес-процесса. Допустим, нам необходимо описать стандартный процесс обслуживания клиентов в call-центре:

• Клиент звонит в call-центр и сообщает о своей проблеме.
• Оператор call-центра идентифицирует проблему и предлагает решение.
• Оператор решает проблему или направляет клиента к другому специалисту.
• Клиент получает помощь и остаётся доволен.

Другой пример – процесс найма нового сотрудника:

• Отдел кадров размещает вакансию на сайте компании и в других источниках.
• Отдел кадров получает резюме от соискателей и проводит собеседования.
• Руководитель отдела принимает решение о найме нового сотрудника.
• Новый сотрудник оформляется на работу и проходит процесс онбординга.

Говоря простыми словами, каждый бизнес-процесс в организации состоит из последовательных шагов, которые необходимо выполнить, чтобы получить результат. Эти шаги связаны между собой, и каждый из них зависит от предыдущего.

Какие бывают бизнес-процессы в компании? В профессиональной литературе выделяют четыре категории бизнес-процессов. Опишем каждый из них:

1. Основные бизнес-процессы – это процессы, на которых строится бизнес. Они направлены на создание ценности для клиентов и приносят компании прибыль. К основным бизнес-процессам можно отнести производство той или иной продукции, оказание услуг или продажи.
2. Вспомогательные бизнес-процессы используются для того, чтобы обеспечивать исправную работу основных бизнес-процессов. Они могут не приносить прибыль напрямую, но являются необходимыми для корректного функционирования. IT-поддержка, бухгалтерский учёт, закупки — всё это примеры вспомогательных бизнес-процессов.
3. Процессы управления обеспечивают эффективное управление компанией. Если говорить буквально, то без использования управленческих процессов ничего не работает. К таким процессам относятся, например, составление бюджетного плана, подготовка отчёта, контроль и мотивация сотрудников.
4. И наконец, последняя категория – процессы развития, которые направлены на улучшение и совершенствование остальных бизнес-процессов. Процессы развития включают инновации, реинжиниринг, обучение персонала. Разработка новых продуктов, повышение качества, внедрение новых технологий – лишь несколько примера процессов развития.

BPM («управление бизнес-процессами», от англ. Business Process Management) – это не просто модное слово, а целая философия управления, основанная на системном подходе к анализу, проектированию, оптимизации и контролю бизнес-процессов.

BPM — это пазл, где каждый кусочек важен. BPM помогает соединить все части бизнеса, от маркетинга до производства, в единую картину. Только при правильной сборке пазла компания может достичь своих целей. При этом BPM не отменяет административный аппарат компании, а дополняет его, пересекаясь на уровне тех или иных задач.

Главная цель BPM – сделать компанию более конкурентоспособной и прибыльной. BPM используется как крупными зарубежными компаниями (JPMorgan, IKEA, Toyota, AT&T), так и российскими (Сбер, Газпром, Адмиралтейские верфи, Ленэнерго).

Важный момент при изучении теории управления бизнес-процессами – это установление чёткой разницы между двумя популярными терминами, которые часто путают между собой – BPM и BPMS.

Итак, BPM, как мы уже указывали выше, – это, прежде всего, методология, которой следуют компании с целью автоматизации бизнес-процессов. BPMS (от англ. Business Process Management System), в свою очередь, представляет собой программное обеспечение, которое помогает воплотить автоматизированное управление бизнес-процессами в жизнь. Проще говоря, BPM – это теория, а BPMS – это практика

К BPMS относится и российская BPM/ECM-система iSpace, компоненты которой входят в перечень программных средств, рекомендованных Минцифры РФ к применению на объектах КИИ. iSpace предоставляет командам всех отделов возможность сотрудничать, управлять задачами, автоматизировать рабочие процессы для достижения максимальной эффективности, реализовывать стратегические инициативы и достигать целей.

Внедрение BPM-системы всегда должно начинаться с тщательного планирования. На этом этапе важно определить пользователей (сотрудников и руководство), которые будут использовать систему, и провести аналитику текущих процессов. Интеграция с другими системами и определение сроков реализации также являются ключевыми аспектами.

Такое планирование внедрения BPMS помогает создать четкую дорожную карту, которая позволяет быстро и эффективно реализовать проект. После этапа планирования важно выбрать подходящие сервисы и платформы, которые соответствуют условиям вашего бизнеса.

После внедрения BPM-системы важно настроить процессы взаимодействия и мониторинга. Это позволит контролировать все этапы выполнения задач и совевременно реагировать на изменения.

BPM-системы позволяет предприятию соотвествовать современным требованиям рынка, обеспечивая прозрачное и понятное управление процессами. Контакты с клиентами становятся более структурированными и эффективными.

Выбор BPM-системы должен учитывать финансовые возможности компании и потребности структуры. Поддержка со стороны разработчиков и правильная настройка системы играют важную роль в успешной реализации проекта.

Так, например, iSpace, предлагает множество продуктов и приложений для различных бизнес-процессов. Чем больше возможностей предоставляет система, тем эффективнее можно управлять процессами в компании.

Руководство компании должно постоянно анализировать рынок и возможности улучшения внтуренних процессов, которые можно предоставить сотрудникам. BPM-система помогает в этом благодаря своим аналитическим инструментам. Поэтому, выбирая BPM-систему, особенно важно учитывать текущую ситуацию на рынке, особенности бизнес-пространства и требования к управлению бизнес-процессами.

Мир бизнеса постоянно меняется. Новые технологии, новые вызовы, новые возможности. BPM – это компас, который помогает компаниям сориентироваться в этом меняющемся мире и уверенно вести бизнес к новым вершинам.

Преимущества BPM налицо. Во-первых, такой подход позволяет охватить весь спектр работ и процессов в каждой конкретной организации, вне зависимости от её размера или направленности. BPM-системы работают на уровне отдельных операций ради общего результата. К преимуществам BPM также относятся повышение производительности, оптимизация использования ресурсов, уменьшение расходов, улучшение конкурентоспособности и повышение прозрачности рабочих процессов.

Бизнес-процессы в организации – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, выполняемых для решения одной из задач бизнеса и направленных на достижение конкретной цели в рамках компании.

Перечислим следующие типы бизнес-процессов:

• Основные бизнес-процессы: направлены на создание ценности для клиентов.
• Вспомогательные бизнес-процессы: обеспечивают работу основных бизнес-процессов.
• Управленческие бизнес-процессы: обеспечивают эффективное управление компанией.
• Бизнес-процессы развития: направлены на улучшение и совершенствование бизнес-процессов.

BPM (Business Process Management) – это методология, или дисциплина, которая занимается анализом, проектированием, оптимизацией и контролем бизнес-процессов.

BPMS (Business Process Management System) – это программное обеспечение, которое помогает автоматизировать и управлять бизнес-процессами.