Почему компании нужен единый проектный портал?
В современной динамичной бизнес-среде проектная деятельность становится важным драйвером развития и изменений. Однако с ростом количества инициатив возникает хаос: информация рассредоточена по почте, локальным файлам, разным отчетам. Сотрудники не знают о проектах коллег, руководство не имеет актуальной картины, менеджеры тратят время на сбор данных и подготовку отчетности, вместо управления. В ситуации, когда для самих проектных команд налажены ключевые системы — система управления проектами с календарно-сетевыми план-графиками, задачами, отчетами и аналитикой зачастую не хватает проектного портала — как канала коммуникаций проектных команд с компанией и менеджментом, а также областей для хранения и совместной работы с файлами, документами и другими артефактами проектов.
Решение — «Портал проектов» (Project Portal), цифровая среда, создающая «единый источник правды» обо всех проектах компании. iSpace, как гибкая платформа для совместной работы, отлично подходит для его создания, позволяя не просто публиковать информацию, но и автоматизировать процессы.
Решение — «Портал проектов» (Project Portal), цифровая среда, создающая «единый источник правды» обо всех проектах компании. iSpace, как гибкая платформа для совместной работы, отлично подходит для его создания, позволяя не просто публиковать информацию, но и автоматизировать процессы.
Цели и ценность проектного портала на базе iSpace
1. Прозрачность и информированность: Каждый сотрудник видит стратегические цели компании через призму реализуемых проектов, понимает свой вклад.
2. Контроль и управление: Руководство и PMO (Project Management Office) получают инструмент для мониторинга статусов проектов, рисков и KPI проектов в режиме реального времени.
3. Стандартизация: Для хранения артефактов проектов, файлов и документов проектов используют сайты iSpace — выделенные пространства команд проектов. Портал является хранилищем утвержденных шаблонов документов, автоматизирует процессы согласования и отчетности.
4. Эффективная совместная работа: Команды проектов получают выделенное рабочее пространство со всеми необходимыми инструментами — сайты iSpace. А если того требует специфика проекта — могут подключать внешних пользователей к общему пространству проекта, определяя им необходимые права доступа.
5. Автоматизация рутины: Уведомления, согласование документов, сбор статусов, формирование отчетов происходят с использованием автоматизаций.
2. Контроль и управление: Руководство и PMO (Project Management Office) получают инструмент для мониторинга статусов проектов, рисков и KPI проектов в режиме реального времени.
3. Стандартизация: Для хранения артефактов проектов, файлов и документов проектов используют сайты iSpace — выделенные пространства команд проектов. Портал является хранилищем утвержденных шаблонов документов, автоматизирует процессы согласования и отчетности.
4. Эффективная совместная работа: Команды проектов получают выделенное рабочее пространство со всеми необходимыми инструментами — сайты iSpace. А если того требует специфика проекта — могут подключать внешних пользователей к общему пространству проекта, определяя им необходимые права доступа.
5. Автоматизация рутины: Уведомления, согласование документов, сбор статусов, формирование отчетов происходят с использованием автоматизаций.
Функциональные разделы портала и их реализация в iSpace
Давайте рассмотрим структуру типичного эффективного портала проектов, разберем, какими инструментами iSpace она создается.
1. Раздел «Каталог проектов» — витрина всех инициатив
Это сердце портала, динамическая база данных обо всех проектах.
Для реализации каталога или реестра проектов используются списки iSpace с настраиваемыми представлениями и фильтрами. Для каждого проекта создается карточка с ключевыми полями:
- Название, код проекта, руководитель проекта (PM),
- Статус (Планируется, В работе, Приостановлен, Завершен). Также это может быть этап жизненного цикла проекта.
- Описание целей проекта — что ожидается в результате, для чего реализуется проект,
- Сроки (план/факт), бюджет,
- Ключевые метрики (KPI).
Для чего и как использовать каталог проектов? Сотрудники могут находить проекты и информацию о них, фильтровать проекты по отделу, статусу, руководителю.
Для руководства может быть создан раздел портала, где публикуются аналитические дашборды — как сводные панели мониторинга по всем проектам, так и аналитика по отдельным проектам. Экстрактор данных из спиcков iSpace позволяет автоматизированно выгружать информацию о проектах для построения дашбордов в BI-системе, например загрузка портфеля, отклонения по срокам и бюджету.
2. Раздел «Сайты проектов» (Project Workspace)
Оперативное пространство для команды Как организовать пространства для работы проектных команд с iSpace
Каждый проект из каталога должен иметь связанное с ним рабочее пространство. А каталог содержит ссылку на сайт проекта.
Как реализовать: Для этого подходят «шаблоны сайтов» (ISpace Hub Site). Создается единый шаблон сайта проекта, который автоматически разворачивается для нового проекта. Шаблон включает:
Пример: сайт организационного проекта
Каждый проект из каталога должен иметь связанное с ним рабочее пространство. А каталог содержит ссылку на сайт проекта.
Как реализовать: Для этого подходят «шаблоны сайтов» (ISpace Hub Site). Создается единый шаблон сайта проекта, который автоматически разворачивается для нового проекта. Шаблон включает:
- «Библиотеки документов» со структурированными папками (Устав, Планы, Отчеты, Итоговые документы и артефакты) и настроенными правилами согласования (автоматизированные процессы),
- Списки, для фиксации и отслеживания статусов рисков, мероприятий по управлению рисками проекта, проблем и эскалаций, решений и изменений,
- Автоматизированные маршруты утверждений и согласований. Например — маршрут эскалации проблем, запросов на изменения. Маршрут автоматизирует цепочку взаимодействий там, где существует регламентированная последовательность шагов и в процессе участвуют сотрудники с разными ролями как из проектной команды, так и вне ее — например куратор или спонсор проекта, бизнес-заказчик с которым согласуются важные изменения,
- План проекта — ссылка на календарно-сетевой график или проект в ИСУР (информационной системе управления проектами),
- Страница для публикации аналитических отчетов (дашбордов),
- Главная страница — для размещения информации о проекте, его целях и достижениях, команде проекта.
Пример: сайт организационного проекта
Команда ведет всю работу в контексте своего проекта. Документы версионируются, задачи назначаются и отслеживаются, а страницы сайта проекта являются каналом коммуникаций, используя который команда может доносить до коллег и менеджмента информацию о ходе проекта.
3. Раздел «Библиотека знаний и методология» — центр стандартизации
Здесь хранятся эталонные документы, регламентирующие проектную деятельность в компании. Это могут быть шаблоны документов, правила и регламенты, принятая в компании методология управления проектами.
Возможности управления правами на Библиотеки iSpace позволяют гибко и гранулярно настраивать права на контент. Пример простого кейса: ответственные сотрудники Проектного офиса компании отвечают за наполнение этой библиотеки и поддержание документов в актуальном состоянии — они имеют права на создание и изменения, а остальные сотрудники только на чтение.
Управление документами: как эффективно использовать библиотеки документов
4. Раздел «Отчетность и дашборды» — единая точка контроля
Визуальное представление данных для быстрого принятия решений. Удобнее всего использовать дашборды, созданные с помощью BI-инструментов, которые публикуются в этом разделе портала.
Пример: отчет о статусе портфеля проектов
Пример: отчет о статусе портфеля проектов
Пример: отчет о статусе проекта
5. Механизмы автоматизации бизнес-процессов — упорядочивание взаимодействия
Именно автоматизация превращает портал в «живую» систему.
Используя списки, конструктор процессов, конструктор форм и механизмы жизненного цикла можно настроить необходимые процессы:
Пример: обогащение документов метаданными
Используя списки, конструктор процессов, конструктор форм и механизмы жизненного цикла можно настроить необходимые процессы:
- Запрос и согласование изменений в проекте,
- Эскалация проблем,
- Управление рисками проекта и мероприятиями по их митигации,
- Утверждения документов и артефактов проекта,
- Сбор прогнозов с использованием форм сбора данных,
- И др.
Пример: обогащение документов метаданными
Пример: утверждение документа
6. Управление совещаниями и поручениями
Раздел с совещаниями позволяет планировать и сохранять информацию о проводимых встречах как внутри проектной команды, так и «внешних» встреч — со спонсорами, кураторами, менеджментом. Формы для совещаний позволяют фиксировать даты, повестку, списки участников, задачи для подготовки к рабочей встрече и поручения, сформированные как решения.
Пример: карточка совещания
Пример: карточка совещания
Пример: Задачи и поручения по итогам совещания
Заключение
Проектный портал на iSpace — это не просто сайт с новостями. Это цифровая платформа для управления проектной деятельностью, которая растет вместе с компанией. От простого списка проектов она может эволюционировать в полноценную систему управления портфелем (EPM), глубоко интегрированную в бизнес-процессы.
Ключевые преимущества:
Внедрение проектного портала — это важный шаг к повышению зрелости управления и превращению проектной деятельности из набора разрозненных усилий в слаженный механизм достижения бизнес-целей.
- Экономическая эффективность: Проектный портал лишь один из множества сценариев, которые могут быть реализованы с помощью платформы iSpace. Лицензия на ПО не ограничивает количество бизнес-приложений, которые могут быть созданы на базе платформы. Чем больше решений вы реализуете на платформе, тем выгоднее становится,
- Гибкость и масштабируемость: Решение можно начинать с малого и наращивать функционал по мере потребности,
- Повышение управляемости и снижение рисков: Прозрачность и своевременность информации позволяют принимать корректирующие решения вовремя,
- Благодаря открытому API платформы, проектный портал может быть интегрирован с используемой в компании информационной системой управления календарно-сетевым планированием проектов, BI-системой, ERP-системой и др.смежными решениями,
- Механизмы управления правами и доступом пользователей к контенту позволяют реализовывать сложные сценарии, потребность в которых существует в корпоративной среде средних и крупных компаний.
Внедрение проектного портала — это важный шаг к повышению зрелости управления и превращению проектной деятельности из набора разрозненных усилий в слаженный механизм достижения бизнес-целей.
