В мире, где каждая минута и каждый документ имеют значение, хаос в файловой системе компании может дорого обойтись. Именно вследствие цифровизации бумажные архивы и папки на сетевых дисках стремительно уходят в прошлое. Сегодня компании ищут более гибкие, защищённые и масштабируемые решения для хранения и управления документами. Одним из таких решений является iSpace, а именно функциональность сайтов и библиотеки документов.
В этой статье мы разберём, как грамотно использовать библиотеки для эффективного управления документами, автоматизации процессов, повышения безопасности и удобства совместной работы.
В этой статье мы разберём, как грамотно использовать библиотеки для эффективного управления документами, автоматизации процессов, повышения безопасности и удобства совместной работы.
Что такое библиотека документов в iSpace?
Библиотека документов — это специальный тип хранилища внутри сайта iSpace, предназначенный для загрузки, хранения, организации и совместной работы над файлами. Она поддерживает:
С помощью библиотек можно не просто "загружать файлы", а выстраивать целую систему управления корпоративным контентом.
Подробно о преимуществах библиотек учредительных и правоустанавливающих документов рассказывает Андрей Кирша – коммерческий директор iSpace
- Версионирование документов
- Контроль доступа
- Мета-данные и журнал их изменений
- Совместное редактирование
- Копирование, перемещение и возможность “поделиться”
- Гибкое управление правами с наследованием прав доступа и уникальными правами
- Автоматизацию рабочих процессов
С помощью библиотек можно не просто "загружать файлы", а выстраивать целую систему управления корпоративным контентом.
Подробно о преимуществах библиотек учредительных и правоустанавливающих документов рассказывает Андрей Кирша – коммерческий директор iSpace
Как организовать библиотеку документов просто и эффективно: лучшие практики
Чтобы библиотеки документов в iSpace действительно работали повышая эффективность наших ежедневных действий, их нужно правильно настроить. Ниже мы представили ряд советов, с которых можно начать.
Разделяйте библиотеки по функциям и задачам
Порядок — залог эффективности. Не стоит загружать всё в одну общую папку. Лучше создавать отдельные библиотеки под конкретные процессы или команды:
- Контракты
- Финансовые отчёты
- Кадровые документы
- Проектная документация
Используйте метаданные вместо “вложенных” папок
Многие организации копируют структуру локального диска — с бесконечными папками внутри папок. Это неудобно и неэффективно. Однако найдите нужный документ за 3 секунды — реально.
Решение: используйте метаданные. Например:
Преимущества:
Решение: используйте метаданные. Например:
- Тип документа (Презентация, чертеж, макет, договор, акт, счёт и пр.)
- Проект, к которому относится файл
- Дата документа
- Ответственный отдел или сотрудник
- Дата, до которой документ актуален или когда должен быть обновлен
Преимущества:
- Быстрый поиск и фильтрация
- Упрощение интерфейса
- Возможность создания "умных" представлений
- Возможность добавления автоматизаций процессов к файлам
Включите версионирование
Больше никаких "отчет_итог_финал_новый_последний_реально_последний.docx". Библиотека документов автоматически сохранит предыдущие версии документов.
Важно: вы можете включить ограничение по количеству сохраняемых версий, чтобы избежать переполнения хранилища.
- Можно откатиться на раннюю версию
- Отслеживать, кто что редактировал и какие метаданные изменялись
- Сравнивать изменения
Важно: вы можете включить ограничение по количеству сохраняемых версий, чтобы избежать переполнения хранилища.
Настройте права доступа с точностью до документа
В плафторме iSpace вы можете:
Совет: Стандартизируйте роли (например: "HR — редактирование", "все сотрудники — только чтение").
- Ограничить доступ к библиотеке, папке или документу
- Делегировать права на чтение, редактирование или только просмотр
- Использовать группы безопасности и наследование прав
Совет: Стандартизируйте роли (например: "HR — редактирование", "все сотрудники — только чтение").
Добавьте автоматизацию с помощью BPM-движка iSpace
Примеры рабочих процессов для библиотеки:
Результат: меньше ручных действий — больше прозрачности и контроля.
- Уведомление при добавлении нового или изменении документа
- Поэтапный процессов согласования или утверждения файла
- Применение меток конфиденциальности
- Применение ограничений на изменение метаданных в зависимости от состояния файла или его статуса
Результат: меньше ручных действий — больше прозрачности и контроля.
Настройте представления и сортировку
Представления позволяют пользователю видеть только нужные документы по фильтрам:
Бонус: можно создать представления в виде таблиц или групп.
- "Все актуальные маркетинговые материалы"
- "Документы, ожидающие утверждения"
- "Файлы, добавленные за последнюю неделю"
Бонус: можно создать представления в виде таблиц или групп.
Безопасность и соответствие стандартам
Никому не хочется, чтобы определенные файлы или документы стали достоянием всего офиса. Библиотеки iSpace поддерживают:
Благодаря повышенным стандартам безопасности платформа iSpace подходит даже для отраслей с жёсткими нормативами (например, финансы, юриспруденция, медицина и др.)
Не забывайте: обучите сотрудников основам цифровой гигиены — даже самая защищённая система не спасёт от ошибки "человеческого фактора".
- Метки конфиденциальности и политики хранения и доступа
- Шифрование данных при передаче
- Журналы активности и аудит доступа
Благодаря повышенным стандартам безопасности платформа iSpace подходит даже для отраслей с жёсткими нормативами (например, финансы, юриспруденция, медицина и др.)
Не забывайте: обучите сотрудников основам цифровой гигиены — даже самая защищённая система не спасёт от ошибки "человеческого фактора".
Вывод
Библиотеки документов в iSpace — это не просто хранилище, а инструмент управления файлами и документами и связанными процессами в компании. При грамотной настройке библиотека:
Совет: начните с одного подразделения или проекта — создайте библиотеку, настройте метаданные, автоматизацию и права. После обкатки масштабируйте успешный шаблон на другие отделы.
- Повышает прозрачность бизнес-процессов работы с контентом
- Снижает риски утечек и потерь
- Обеспечивает быструю и удобную работу с документами
- Поддерживает удобство совместной работы
Совет: начните с одного подразделения или проекта — создайте библиотеку, настройте метаданные, автоматизацию и права. После обкатки масштабируйте успешный шаблон на другие отделы.
