Блог iSpace

Как использовать формы сбора данных в корпоративной среде

Полезные статьи
В современном цифровом бизнес-пространстве сбор данных стал неотъемлемой частью процессов принятия решений. Компании все чаще используют онлайн-формы — такие как Google Forms, Microsoft Forms, а также специализированные решения, такие как формы сбора данных DataForms на платформе iSpace — для автоматизации ввода информации, упрощения коммуникации между подразделениями и получения необходимых данных.

Когда формы применимы?

Обобщенно, можно выделить два основных сценария сбора данных при помощи форм:

Первый — сценарии, требующие простых, несложных форм для проведения опросов.

Чаще всего, это какие-то «разовые» опросы, не предполагающие обязательного ответа всех респондентов, которые важно быстро сконструировать и запустить. Это может быть сбор мнений или обратной связи. В данном случае отлично подходят такие инструменты как Google Forms, Microsoft Forms, Яндекс Формы.

Второй — сценарии, когда собираемые данные важны для формирования отчетности, аналитики или имеют иное отношение к операционной деятельности.

Как правило, в таких сценариях сбор данных осуществляется регулярно, важна их полнота, достоверность, получение в требуемый срок.

Здесь простых инструментов, как Google Forms и др., становится уже недостаточно, потому что процесс сбора данных с помощью форм часто имеет важные дополнительные функциональные требования. Например:

  • Необходимость утверждения самой формы перед запуском процесса сбора или согласования (подтверждения) предоставляемых данных руководителем или несколькими ключевыми сотрудниками,
  • Необходимость регулярного сбора данных,
  • Требование по сбору данных в определенный период времени,
  • Обеспечение дисциплины в соблюдении сроков через напоминания ответственным о необходимости предоставления данных,
  • Контроль за полнотой собираемых ответов от респондентов,
  • Форматно-логический контроль предоставляемых через форму данных,
  • Возможность журналирования изменений данных формы и четкая фиксация ответственности респондента или согласующего за счет использования корпоративной учетной записи,
  • Возможность управления правами и полномочиями пользователей на внесение, изменение и чтение данных,
  • Прочее.

Сбор данных с помощью форм — это удобный инструмент в тех случаях, когда нужная информация либо отсутствует в готовом виде в корпоративных системах, либо ее получение через эти системы требует больше усилий, чем проведение опроса. В таких ситуациях использовать формы зачастую проще, быстрее и удобнее, чем разрабатывать ИТ-решение для автоматического извлечения данных.

Популярными сценариями в таком случае являются консолидация данных из отделов или по группе компаний, сбор прогнозов выполнения показателей, регулярные опросы по качеству работы сервисов и т. п.

Как формы становятся источником данных для BI-аналитики

Формы — это не просто инструмент для сбора информации. Они могут являться одним из источников данных для в корпоративной BI-системы.

Вот как это работает:

  1. Сбор структурированных данных.
  2. Пользователь заполняет форму — будь то сотрудник, клиент или партнер. Каждое поле формы формирует ячейку в таблице данных.
  3. Автоматическое сохранение данных.
  4. В Google Forms и Microsoft Forms данные сохраняются в Google Sheets или Excel Online соответственно. В DataForms формы напрямую связаны с хранилищем данных: специальный инструмент «экстрактор» автоматизированно выгружает структурированные данные по заданному расписанию в СУБД, обеспечивая сохранность, контроль доступа и простоту подключения к этим данным, как к источнику любым BI-инструментом — от Excel до корпоративной BI-системы,
  5. Интеграция с BI-инструментами.
  6. Собранные данные можно подключать к BI-системам для создания дашбордов, отчетов и анализа в реальном времени.
  7. Обогащение и агрегация.
  8. Данные из форм можно соединять с данными из CRM, ERP, систем учета, получая сводную аналитику по всем направлениям бизнеса. Таким образом, DataForms становится одним из источников данных для корпоративного DWH.

Формы в DataForms: корпоративный подход
к сбору и аналитике данных

На платформе iSpace реализован собственный модуль создания форм — DataForms. Он предназначен для корпоративного использования и решает задачи, которые не всегда под силу массовым продуктам.

Преимущества DataForms:

  • Интеграция с бизнес-процессами
В формы встраиваются в маршруты согласования, автоматизация задач и цепочки обработки данных.

  • Гибкое управление правами доступа
Возможность задать права на редактирование и просмотр для разных групп пользователей.

  • Привязка к справочникам и объектам платформы
Формы могут использовать корпоративные справочники, единые источники данных и автоматические подстановки.

  • Поддержка вложений, логики и валидаций
Возможность загружать документы, задавать правила обязательности, условия отображения полей, форматно-логический контроль и прочее.

  • Прямая передача данных в BI-модуль
Все формы могут автоматизированно выгружать данные в СУБД, что позволяет быстро подключаться к этим данным и строить дашборды и отчеты по собранной информации.

Заключение

Формы сбора данных — это не просто анкеты. В условиях цифровой трансформации они становятся важным источником оперативной информации, управляемым элементом бизнес-процессов и основой для аналитики. Использование решений как DataForms позволяет организациям дополнить свою систему аналитики и отчетности, получая более полную и проверенную информацию.