О Заказчике
24-я Московская больница (ГБУЗ «ГКБ № 24») — одна из старейших клиник столицы. В основе медицинской деятельности учреждения лежат принципы сочетания практики с наукой, образованием и профессиональным совершенствованием сотрудников. Медицинские услуги оказывают более 850 специалистов в 30 клинических отделениях, больницей проводится более 15 тысяч операций в год.
Ситуация
Процессы закупочной деятельности ГКБ № 24 реализуются в соответствии с ФЗ-223 и ФЗ-224 и автоматизированы с использованием ряда государственных информационных систем. Однако этапы, связанные с внутренним сбором заявок на закупки и их согласованием для включения в план закупок, ранее не были автоматизированы и не переведены в электронный вид. Это создавало трудности при консолидации информации, усложняло работу и замедляло процесс.
Проект по автоматизации части процессов закупок, связанных со сбором и обработкой заявок на закупки, был призван упорядочить эту часть процесса, сделать ее более прозрачной и сократить время, необходимое для реализации шагов процесса.
Решение
В результате исследования предлагаемых на рынке решений ГКБ № 24 выбрала платформу iSpace для реализации необходимого решения. Платформа привлекла простотой настройки, а также возможностями, которые позволят по мере потребности автоматизировать другие процессы и использовать платформу для совместной работы сотрудников. Из преимуществ были отмечены:
В рамках проекта были автоматизированы следующие процессы:
Реализованная информационная система позволяет осуществлять сбор и консолидацию заявок на закупки со всех отделений в электронном виде, а также проводить процесс согласования и утверждения заявок полностью в цифровом формате. Это относится как к отдельным заявкам, так и к консолидированным заявкам от отделений. Помимо это, пользователь может свободно выгружать собранную и обработанную информацию о заявках. Эти данные затем можно использовать в других информационных системах, которые реализуют следующие шаги процессов закупок.
- Функциональности конструкторов форм и бизнес-процессов, включая механизмы управления жизненным циклом и состояниями объектов,
- Функциональности по автоматизации неограниченного количества процессов, создания неограниченного количества списков, сайтов, страниц и библиотек,
- Возможность автоматизации отдельных процессов или создания обособленных бизнес-приложений без привлечения программиста, путем настройки с использованием визуальных редакторов,
- Административные функции по управлению пользователями, правами доступа, обеспечивающие гранулярность в управлении правами пользователя, вплоть до отдельного элемента списка и даже его отдельных полей,
- Включение в реестр российского ПО.
В рамках проекта были автоматизированы следующие процессы:
- процесс сбора и согласования плановых ежегодных заявок на закупки по справочнику номенклатур;
- процесс сбора и согласования внеплановых заявок на закупки.
Реализованная информационная система позволяет осуществлять сбор и консолидацию заявок на закупки со всех отделений в электронном виде, а также проводить процесс согласования и утверждения заявок полностью в цифровом формате. Это относится как к отдельным заявкам, так и к консолидированным заявкам от отделений. Помимо это, пользователь может свободно выгружать собранную и обработанную информацию о заявках. Эти данные затем можно использовать в других информационных системах, которые реализуют следующие шаги процессов закупок.
Для сотрудников, создающих заявки, процесс также упростился. Создание заявки происходит через электронную форму с использованием справочников материалов и классификаторов заявки. Система контролирует заполнение обязательных реквизитов. Используются механизмы, которые меняют вид и состав реквизитов карточки в зависимости от этапа процесса и роли пользователя. Благодаря этому карточка заявки остается лаконичной. Она не перегружена лишней информацией.
Благодаря сохранению системой всей истории согласования и статусов заявки инициатор заявки всегда может узнать в каком состоянии находится его заявка. Автоматические уведомления вовремя сообщают пользователю о изменениях, касающихся непосредственно его и необходимости выполнить те или иные действия.
Ожидается, что система сделает процесс проще, быстрее и прозрачнее для всех его участников, высвободив ценное время, которое тратится на процессы обеспечения для реализации основной деятельности специалистов.
Материал по теме: как платформа iSpace помогла реализовать MVP сервиса для проведения клинических исследований
Ожидается, что система сделает процесс проще, быстрее и прозрачнее для всех его участников, высвободив ценное время, которое тратится на процессы обеспечения для реализации основной деятельности специалистов.
Материал по теме: как платформа iSpace помогла реализовать MVP сервиса для проведения клинических исследований
