Сегодня мы расскажем об одной из возможностей платформы iSpace, которая доступна прямо «из коробки». Речь пойдёт о простом, но очень востребованном сценарии — регистрации входящей и исходящей корреспонденции, то есть управлении всей корпоративной перепиской. Этот процесс есть в любой компании, будь то электронные письма или традиционные бумажные документы. И именно iSpace позволяет организовать процесс так, чтобы ничего не потерялось, и каждая задача была выполнена вовремя.
Полная инструкция (рассказывает Андрей Кирша, коммерческий директор iSpace):
Полная инструкция (рассказывает Андрей Кирша, коммерческий директор iSpace):
Ключевые принципы:
- Для корреспонденции создается отдельный сайт (рабочее пространство).
- Доступы разграничены: секретариат регистрирует письма, подразделения получают задачи, руководители согласовывают и подписывают.
- Все письма фиксируются в системе и доступны через поиск, фильтры и реестр.
Работа с входящей корреспонденцией
Шаг 1. Регистрация письма
- Перейдите в раздел Входящие документы.
- Нажмите Создать → Входящий документ.
- Заполните форму:
- название (например, «Запрос сведений о банковской гарантии»),
- тип документа — «Письмо»,
- контрагент (выберите из справочника или создайте нового),
- регистрационный номер и дата (можно указать номер отправителя или сгенерировать автоматически),
- адресат внутри компании (сотрудники или отдел).
- Прикрепите файл (скан письма или вложение из почты).
Шаг 2. Завершение регистрации
- Нажмите Сохранить и зарегистрировать.
- Система присвоит уникальный регистрационный номер и дату регистрации.
Шаг 3. Уведомления и задачи
- Указанные адресаты автоматически получают задачи на ознакомление.
- Уведомления приходят как в систему, так и на корпоративную почту.
- Исполнитель подтверждает выполнение задачи («ознакомлен», «взял в работу» и т. п.).
Работа с исходящей корреспонденцией
Шаг 1. Создание исходящего письма
- В разделе Исходящие документы выберите Создать.
- Заполните карточку:
- название (например, «Ответ на запрос о банковской гарантии»),
- краткое содержание письма,
- контрагент-получатель,
- способ отправки (курьер, почта, email),
- согласующие и подписанты.
- Прикрепите файл письма или проект документа.
Шаг 2. Согласование и подписание
- Указанные сотрудники получают задачи на согласование и подписание.
- После утверждения система меняет статус документа на «Подписано».
Шаг 3. Отправка письма
- Делопроизводитель или ответственный сотрудник получает задачу «Отправить документ».
- После отправки указывается статус «Отправлено» и, при необходимости, добавляется трек-номер доставки.
Дополнительные возможности
- Связь документов. Можно связать входящее и исходящее письмо, чтобы видеть историю переписки.
- Библиотека документов. Хранятся шаблоны и информационные письма. Доступ разграничен: одни сотрудники могут только просматривать, другие — редактировать.
- Поиск и фильтры. Любое письмо легко найти по контрагенту, дате, типу документа или ключевым словам.
- Избранное. Важные письма можно добавлять в личный раздел «Избранное» для быстрого доступа.
Итог
Таким образом, сценарий «Входящая и исходящая корреспонденция» в iSpace даёт компании готовый инструмент, который позволяет быстро регистрировать письма, автоматически уведомлять сотрудников, организовывать согласование и подписание, а также легко находить нужные документы даже спустя годы. Всё это доступно сразу после установки системы и не требует сложной настройки. iSpace позволяет превратить рутинный процесс обмена корреспонденцией с контрагентами и управления связанными задачами внутри компании в удобный и прозрачный рабочий инструмент, который помогает сотрудникам работать с документами быстрее, аккуратнее и с полной уверенностью в результате.
