Блог iSpace

Как выбрать СЭД-систему в 2024 году

Полезные статьи
Современные системы электронного документооборота – уже не просто способ продемонстрировать инновационность в бизнесе, а критически важный инструмент управления бизнес-процессами в организации. Однако сегодня выбор подходящей СЭД превращается для Заказчиков в нелёгкую задачу: рынок переполнен предложениями, а поставщики активно продвигают свои решения, гарантируя мгновенную экономическую выгоду и удивительные результаты в кратчайшие сроки. Так как же найти именно то, что ищешь?

Задача этой статьи – определить наиболее важные, базовые, критерии отбора СЭД-системы, чтобы упростить задачу Заказчикам. Но для начала давайте обсудим, что такое СЭД-система и с чем ее едят.

Что такое СЭД-система?

СЭД-система (система электронного документооборота) — это программный комплекс, который автоматизирует процесс работы с документами в организации. СЭД упрощает создание, хранение, поиск, согласование, подписывание и передачу документов, переводя весь цикл в электронный формат.

Однако качественная СЭД требует вложений и времени на настройку под потребности компании и обучение сотрудников. Важно регулярно обновлять систему, чтобы она соответствовала последним требованиям бизнеса.

Узнайте о разнице между ECM, СЭД и BPM

Говоря простыми словами, СЭД — это своего рода «органайзер» для формальных документов (договора, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденция и др.), который помогает компании работать быстрее, эффективнее и безопаснее. Какой же подход стоит использовать для выбора системы, которая позволила бы найти тот самый баланс между затратами и получаемыми результатами?
1. Функциональность: решает ли система ваши задачи?

Начните с анализа потребностей вашей компании. Какие процессы вы хотите автоматизировать?

  • Нужен ли документооборот между отделами?
  • Важна ли интеграция с внешними сервисами?
  • Требуются ли расширенные возможности аналитики и контроля?

Совет: составьте список «обязательных» и «желательных» функций. Например, поддержка электронных подписей может быть критически важной, а интеграция с CRM — дополнительным бонусом.

2. Удобство и простота интерфейса

Даже самая мощная СЭД бесполезна, если сотрудники не понимают, как ею пользоваться. В 2024 году компании отдают приоритет решениям с простым, интуитивно понятным интерфейсом.

Что оценить:

  • Доступность мобильных версий, если это необходимо для вас. Действительно ли это необходимо?
  • Наличие обучающих материалов, встроенных подсказок и технической поддержки.
  • Возможности и удобство интерфейса - несмотря на то, что СЭД, это достаточно утилитарная система, с ней все равно работают люди. Важен проработанный UX/UI-дизайн.

3. Интеграция с другими системами

Современные компании используют множество IT-инструментов: ECM, BPM, ERP, CRM, бухгалтерские программы, мессенджеры. СЭД должна стать их естественным продолжением, а не обособленной платформой.

Проверьте:

  • Доступен ли открытый API для интеграции с другими сервисами?
  • Есть ли готовые модули для популярных платформ?

4. Облачная или локальная версия?

В 2024 году рынок предлагает два подхода: облачные СЭД и решения с локальной установкой. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы:

  • Облачные: плюсы - быстрый запуск, минимальные затраты на инфраструктуру, доступ из любой точки. Минусы - могут быть ограничения в кастомизации
  • Локальные: полный контроль над данными, возможность работы в условиях ограниченного интернета. Обычно шире возможности доработки

Выбор зависит от уровня безопасности данных, специфики отрасли и бюджета.

5. Безопасность: больше, чем защита данных

С ростом киберугроз в последнее время стоит обратить особое внимание на обеспечение безопасности документов в вашей организации. Важно постараться максимально исключить вероятность утечки чувствительных данных. Доступ к документам должен быть ограничен и среди сотрудников предприятия.

Что важно:

  • Соответствие требованиям локального и международного законодательства.
  • Шифрование данных, защита каналов передачи информации.
  • Возможность гибкого разграничения прав доступа.

6. Адаптация к изменениям и масштабируемость

Бизнес развивается, и СЭД должна «расти» вместе с ним. Обратите внимание, насколько легко система масштабируется и адаптируется под новые потребности.

Задайте вендору вопросы:

  • Сколько пользователей система может поддерживать одновременно?
  • Насколько сложно добавлять новые модули и функции?
  • Какие обновления планируются в ближайшие годы?

7. Экономическая эффективность

Стоимость СЭД — не только цена лицензии. Учитывайте:

  • Затраты на внедрение и обучение сотрудников.
  • Стоимость технической поддержки и обновлений.
  • Возможности самостоятельной поддержки системы.

8. Репутация поставщика и отзывы клиентов

В 2024 году рынок насыщен предложениями, и не все из них одинаково качественны.

  • Изучите кейсы внедрения.
  • Проверьте отзывы на независимых площадках.
  • Оцените поддержку: насколько оперативно вендор реагирует на запросы?

Заключение

Выбор СЭД в 2024 году — это гармония между функциональностью, удобством, безопасностью и стоимостью. Важно помнить, что система должна не просто соответствовать текущим задачам, но и быть готовой к вызовам в будущем. Потратьте время на тщательное изучение рынка, тестируйте решения и выбирайте то, что действительно сделает вашу компанию лучше.

А если вы хотите узнать больше о BPM/ECM/СЭД-системе iSpace, то мы приглашаем вас на индивидуальную демонстрацию решения – наши эксперты подробно расскажут о возможностях iSpace в рамках электронного документооборота и продемонстрируют функциональные возможности на практике.