Современные системы электронного документооборота – уже не просто способ продемонстрировать инновационность в бизнесе, а критически важный инструмент управления бизнес-процессами в организации. Однако сегодня выбор подходящей СЭД превращается для Заказчиков в нелёгкую задачу: рынок переполнен предложениями, а поставщики активно продвигают свои решения, гарантируя мгновенную экономическую выгоду и удивительные результаты в кратчайшие сроки. Так как же найти именно то, что ищешь?
Задача этой статьи – определить наиболее важные, базовые, критерии отбора СЭД-системы, чтобы упростить задачу Заказчикам. Но для начала давайте обсудим, что такое СЭД-система и с чем ее едят.
Задача этой статьи – определить наиболее важные, базовые, критерии отбора СЭД-системы, чтобы упростить задачу Заказчикам. Но для начала давайте обсудим, что такое СЭД-система и с чем ее едят.
Что такое СЭД-система?
СЭД-система (система электронного документооборота) — это программный комплекс, который автоматизирует процесс работы с документами в организации. СЭД упрощает создание, хранение, поиск, согласование, подписывание и передачу документов, переводя весь цикл в электронный формат.
Однако качественная СЭД требует вложений и времени на настройку под потребности компании и обучение сотрудников. Важно регулярно обновлять систему, чтобы она соответствовала последним требованиям бизнеса.
Узнайте о разнице между ECM, СЭД и BPM
Говоря простыми словами, СЭД — это своего рода «органайзер» для формальных документов (договора, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденция и др.), который помогает компании работать быстрее, эффективнее и безопаснее. Какой же подход стоит использовать для выбора системы, которая позволила бы найти тот самый баланс между затратами и получаемыми результатами?
Однако качественная СЭД требует вложений и времени на настройку под потребности компании и обучение сотрудников. Важно регулярно обновлять систему, чтобы она соответствовала последним требованиям бизнеса.
Узнайте о разнице между ECM, СЭД и BPM
Говоря простыми словами, СЭД — это своего рода «органайзер» для формальных документов (договора, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденция и др.), который помогает компании работать быстрее, эффективнее и безопаснее. Какой же подход стоит использовать для выбора системы, которая позволила бы найти тот самый баланс между затратами и получаемыми результатами?
1. Функциональность: решает ли система ваши задачи?
Начните с анализа потребностей вашей компании. Какие процессы вы хотите автоматизировать?
Совет: составьте список «обязательных» и «желательных» функций. Например, поддержка электронных подписей может быть критически важной, а интеграция с CRM — дополнительным бонусом.
2. Удобство и простота интерфейса
Даже самая мощная СЭД бесполезна, если сотрудники не понимают, как ею пользоваться. В 2024 году компании отдают приоритет решениям с простым, интуитивно понятным интерфейсом.
Что оценить:
3. Интеграция с другими системами
Современные компании используют множество IT-инструментов: ECM, BPM, ERP, CRM, бухгалтерские программы, мессенджеры. СЭД должна стать их естественным продолжением, а не обособленной платформой.
Проверьте:
4. Облачная или локальная версия?
В 2024 году рынок предлагает два подхода: облачные СЭД и решения с локальной установкой. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы:
Выбор зависит от уровня безопасности данных, специфики отрасли и бюджета.
5. Безопасность: больше, чем защита данных
С ростом киберугроз в последнее время стоит обратить особое внимание на обеспечение безопасности документов в вашей организации. Важно постараться максимально исключить вероятность утечки чувствительных данных. Доступ к документам должен быть ограничен и среди сотрудников предприятия.
Что важно:
6. Адаптация к изменениям и масштабируемость
Бизнес развивается, и СЭД должна «расти» вместе с ним. Обратите внимание, насколько легко система масштабируется и адаптируется под новые потребности.
Задайте вендору вопросы:
7. Экономическая эффективность
Стоимость СЭД — не только цена лицензии. Учитывайте:
8. Репутация поставщика и отзывы клиентов
В 2024 году рынок насыщен предложениями, и не все из них одинаково качественны.
Начните с анализа потребностей вашей компании. Какие процессы вы хотите автоматизировать?
- Нужен ли документооборот между отделами?
- Важна ли интеграция с внешними сервисами?
- Требуются ли расширенные возможности аналитики и контроля?
Совет: составьте список «обязательных» и «желательных» функций. Например, поддержка электронных подписей может быть критически важной, а интеграция с CRM — дополнительным бонусом.
2. Удобство и простота интерфейса
Даже самая мощная СЭД бесполезна, если сотрудники не понимают, как ею пользоваться. В 2024 году компании отдают приоритет решениям с простым, интуитивно понятным интерфейсом.
Что оценить:
- Доступность мобильных версий, если это необходимо для вас. Действительно ли это необходимо?
- Наличие обучающих материалов, встроенных подсказок и технической поддержки.
- Возможности и удобство интерфейса - несмотря на то, что СЭД, это достаточно утилитарная система, с ней все равно работают люди. Важен проработанный UX/UI-дизайн.
3. Интеграция с другими системами
Современные компании используют множество IT-инструментов: ECM, BPM, ERP, CRM, бухгалтерские программы, мессенджеры. СЭД должна стать их естественным продолжением, а не обособленной платформой.
Проверьте:
- Доступен ли открытый API для интеграции с другими сервисами?
- Есть ли готовые модули для популярных платформ?
4. Облачная или локальная версия?
В 2024 году рынок предлагает два подхода: облачные СЭД и решения с локальной установкой. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы:
- Облачные: плюсы - быстрый запуск, минимальные затраты на инфраструктуру, доступ из любой точки. Минусы - могут быть ограничения в кастомизации
- Локальные: полный контроль над данными, возможность работы в условиях ограниченного интернета. Обычно шире возможности доработки
Выбор зависит от уровня безопасности данных, специфики отрасли и бюджета.
5. Безопасность: больше, чем защита данных
С ростом киберугроз в последнее время стоит обратить особое внимание на обеспечение безопасности документов в вашей организации. Важно постараться максимально исключить вероятность утечки чувствительных данных. Доступ к документам должен быть ограничен и среди сотрудников предприятия.
Что важно:
- Соответствие требованиям локального и международного законодательства.
- Шифрование данных, защита каналов передачи информации.
- Возможность гибкого разграничения прав доступа.
6. Адаптация к изменениям и масштабируемость
Бизнес развивается, и СЭД должна «расти» вместе с ним. Обратите внимание, насколько легко система масштабируется и адаптируется под новые потребности.
Задайте вендору вопросы:
- Сколько пользователей система может поддерживать одновременно?
- Насколько сложно добавлять новые модули и функции?
- Какие обновления планируются в ближайшие годы?
7. Экономическая эффективность
Стоимость СЭД — не только цена лицензии. Учитывайте:
- Затраты на внедрение и обучение сотрудников.
- Стоимость технической поддержки и обновлений.
- Возможности самостоятельной поддержки системы.
8. Репутация поставщика и отзывы клиентов
В 2024 году рынок насыщен предложениями, и не все из них одинаково качественны.
- Изучите кейсы внедрения.
- Проверьте отзывы на независимых площадках.
- Оцените поддержку: насколько оперативно вендор реагирует на запросы?
Заключение
Выбор СЭД в 2024 году — это гармония между функциональностью, удобством, безопасностью и стоимостью. Важно помнить, что система должна не просто соответствовать текущим задачам, но и быть готовой к вызовам в будущем. Потратьте время на тщательное изучение рынка, тестируйте решения и выбирайте то, что действительно сделает вашу компанию лучше.
А если вы хотите узнать больше о BPM/ECM/СЭД-системе iSpace, то мы приглашаем вас на индивидуальную демонстрацию решения – наши эксперты подробно расскажут о возможностях iSpace в рамках электронного документооборота и продемонстрируют функциональные возможности на практике.
А если вы хотите узнать больше о BPM/ECM/СЭД-системе iSpace, то мы приглашаем вас на индивидуальную демонстрацию решения – наши эксперты подробно расскажут о возможностях iSpace в рамках электронного документооборота и продемонстрируют функциональные возможности на практике.
