В условиях стремительно развивающегося и меняющегося рынка успешность бизнеса во многом зависит от его способности быстро адаптироваться и оптимизировать свои процессы.
Одним из мощных инструментов для достижения этой цели являются схемы BPMN.
BPMN (Business Process Model and Notation) помогает визуализировать и анализировать деятельность компаний, повышая прозрачность, улучшая коммуникации и идентифицируя проблемные зоны.
О BPMN написано достаточно много, и если эти статьи кажутся вам слишком трудными для понимания, тогда вы попали в правильное место. Сегодня мы разберемся, что такое BPMN “с нуля”. Мы расскажем, чем эта технология отличается от других, почему все больше компаний используют BPMN для описания своих бизнес-процессов.
Одним из мощных инструментов для достижения этой цели являются схемы BPMN.
BPMN (Business Process Model and Notation) помогает визуализировать и анализировать деятельность компаний, повышая прозрачность, улучшая коммуникации и идентифицируя проблемные зоны.
О BPMN написано достаточно много, и если эти статьи кажутся вам слишком трудными для понимания, тогда вы попали в правильное место. Сегодня мы разберемся, что такое BPMN “с нуля”. Мы расскажем, чем эта технология отличается от других, почему все больше компаний используют BPMN для описания своих бизнес-процессов.
Что такое BPMN и почему это важно?
BPMN — это специальный графический язык, на котором мы рисуем схемы наших рабочих процессов. Эти схемы помогают нам понять, как все устроено в нашей компании, от начала до конца. Представьте, что вы рисуете карту, где каждая стрелочка показывает следующий шаг. Только вместо карты мы рисуем процесс. А чтобы эти схемы не были просто картинками, есть специальные программы.
BPMN – это формальный язык с четкими правилами и синтаксисом, т. е. у него есть свои правила. И чем глубже вы погружаетесь в них, тем больше нюансов возникает.
Важно отметить, что BPMN предназначен именно для описания бизнес-процессов, а не IT-систем. Поэтому для эффективного использования BPMN необходимо понимать не только его синтаксис, но и особенности моделируемых процессов, подключать не только ПО, но и сотрудников, заказчиков и т. д.
Чем же BPMN так ценен для бизнеса?
Визуальное представление процесса позволяет всем участникам понять, как он работает, где возникают узкие места и как взаимодействуют различные элементы.
BPMN способствует более эффективной коммуникации между сотрудниками разных отделов и уровней.
Анализ схем BPMN позволяет выявить неэффективные действия, дублирование функций и другие проблемы, которые снижают производительность.
Благодаря автоматизации циклических действий
Благодаря BPMN вы сможете быстро настраивать процессы под изменяющиеся потребности бизнеса.
На основе полученных данных можно разработать и внедрить меры по улучшению процессов, сокращению времени выполнения задач и снижению затрат.
Схемы BPMN могут быть использованы для автоматизации рутинных задач, что освобождает сотрудников для выполнения более творческих и стратегически важных функций.
BPMN – это формальный язык с четкими правилами и синтаксисом, т. е. у него есть свои правила. И чем глубже вы погружаетесь в них, тем больше нюансов возникает.
Важно отметить, что BPMN предназначен именно для описания бизнес-процессов, а не IT-систем. Поэтому для эффективного использования BPMN необходимо понимать не только его синтаксис, но и особенности моделируемых процессов, подключать не только ПО, но и сотрудников, заказчиков и т. д.
Чем же BPMN так ценен для бизнеса?
- Повышение прозрачности и контроля
Визуальное представление процесса позволяет всем участникам понять, как он работает, где возникают узкие места и как взаимодействуют различные элементы.
- Улучшение коммуникации
BPMN способствует более эффективной коммуникации между сотрудниками разных отделов и уровней.
- Идентификация проблемных зон
Анализ схем BPMN позволяет выявить неэффективные действия, дублирование функций и другие проблемы, которые снижают производительность.
- Производительность
Благодаря автоматизации циклических действий
- Гибкость и адаптивность
Благодаря BPMN вы сможете быстро настраивать процессы под изменяющиеся потребности бизнеса.
- Оптимизация процессов
На основе полученных данных можно разработать и внедрить меры по улучшению процессов, сокращению времени выполнения задач и снижению затрат.
- Автоматизация
Схемы BPMN могут быть использованы для автоматизации рутинных задач, что освобождает сотрудников для выполнения более творческих и стратегически важных функций.
Элементы BPMN
BPMN использует набор графических элементов, каждый из которых имеет свое конкретное значение и предназначение. Давайте рассмотрим их подробнее.
Основные элементы BPMN
- Процесс (Process): описывает последовательность действий, которые приводят к определенному результату. Это основной строительный блок любой диаграммы BPMN.
- Подпроцесс (Sub-process): позволяет детализировать отдельные части процесса. Если процесс описывает общий поток действий, то подпроцесс позволяет углубиться в детали конкретной задачи.
- Событие (Event): представляет собой точку начала, завершения или прерывания процесса. События инициируют процесс, сигнализируют о завершении этапа или определяют точки ветвления. События могут быть запускающими (например, получение заказа), промежуточными (например, таймаут) или завершающими (например, завершение заказа).
- Действие (Activity): описывает конкретное действие, которое должно быть выполнено в процессе. Это может быть задача, выполненная человеком, или автоматизированная операция.
- Шлюз (Gateway): определяет точки ветвления и слияния потоков процесса. Иными словами – шлюзы управляют потоком процесса в зависимости от условий. Существуют различные типы шлюзов: эксклюзивные (одно решение), инклюзивные (несколько решений), параллельные (разделение потока на параллельные ветви) и другие.
- Поток (Flow): определяет последовательность выполнения действий и событий. Стрелка на диаграмме указывает направление потока.
- Данные (Data): представляют информацию, которая передается между элементами процесса. Это могут быть документы, данные из базы данных и др.
- Артефакт (Artifact): дополнительные элементы, которые не влияют на поток процесса, но могут содержать полезную информацию, такую как комментарии, аннотации или документы для понимания процесса или являются результатом выполнения шага процесса.
Элементы для организации процесса
- Плавательная дорожка (Swimlane): визуально разделяет (структурирует) процесс на функциональные области или исполнителей. Это помогает понять, кто выполняет какие задачи.
- Пул (Pool): представляет собой независимый процесс или организационную единицу. Пулы могут взаимодействовать между собой через сообщения.
Представим простой пример процесса обработки заказа, описанного с использованием BPMN:
- Событие: поступил новый заказ.
- Действие: проверить наличие товара на складе.
- Шлюз: если товар есть, то перейти к упаковке, иначе — отправить уведомление клиенту о недоступности товара.
- Действие: упаковать товар.
- Действие: отправить товар клиенту.
- Событие: заказ отправлен.
Преимущества использования BPMN
Универсальность
- Подходит для любого бизнеса: несмотря на то, что BPMN может показаться сложным из-за множества элементов, на самом деле он очень интуитивен. Именно поэтому многие эксперты отмечают плюсы использования BPMN даже для малого и среднего бизнеса. Такой инструмент отлично подходит для того, чтобы объяснить, как работает бизнес, даже тем, кто далек от IT.
- Разнообразие процессов: BPMN позволяет моделировать как простые, так и крайне сложные процессы, включающие множество ветвлений, параллельных задач и взаимодействий с внешними системами. Поэтому можно с уверенностью сказать, что BPMN применим в любой сфере деятельности.
Гибкость
- Бизнес постоянно меняется. BPMN позволяет легко вносить изменения в модели, отражая новые требования и условия. Если ваш бизнес из небольшого локального предприятия в крупную корпорацию, BPMN также сможет справиться с изменениями.
Интеграция с другими инструментами
- BPMN тесно интегрируется с системами управления бизнес-процессами (BPMS). Возможно, вам будет интересно ознакомиться с возможностями BPMS: "За кулисами бизнеса: внедрение BPM-системы с нуля". В целом, BPMN легко применяется совместно с корпоративными системами (ERP, CRM и т. д.), инструментами бизнес-аналитики, управления проектами и другими.
Прогнозирование
- Модели BPMN могут использоваться для моделирования различных сценариев и прогнозирования результатов изменений.
Повышение эффективности
- Идентификация узких мест и оптимизация процессов приводят к повышению производительности и снижению затрат. Быстрое моделирование и анализ новых процессов ускоряет внедрение новых продуктов и услуг на рынок.
BPMN – это универсальный и гибкий инструмент, который позволяет компаниям достичь следующих целей:
- Повысить прозрачность и эффективность бизнес-процессов.
- Улучшить качество принятия решений.
- Минимизировать расходы временных ресурсов компании.
- Сократить затраты.
Недостатки и сложности работы с BPMN
- Освоение BPMN на более высоком уровне требует определенных усилий и времени.
- Успешная реализация проектов BPMN требует поддержки со стороны руководства компании.
- Достаточно большое количество терминов, требуются знания методологии и бизнес-анализа.
Заключение
BPMN – это мощный инструмент для оптимизации бизнес-процессов, для моделирования которых можно и нужно использовать отечественные решения, полностью соответствующие стандартам российского рынка и нисколько не уступающие популярным зарубежным продуктам.
Вы не только получаете широкий набор функций, необходимых для моделирования схем BPMN, но и возможность расширения системы в соответствии с ростом бизнеса.
Не бойтесь экспериментировать и создавать свои первые модели бизнес-процессов. Вы удивитесь, насколько это просто и эффективно. Автоматизировать бизнес-процессы, используя описания в нотации BPMN, можно с использованием платформы iSpace.
Вы не только получаете широкий набор функций, необходимых для моделирования схем BPMN, но и возможность расширения системы в соответствии с ростом бизнеса.
Не бойтесь экспериментировать и создавать свои первые модели бизнес-процессов. Вы удивитесь, насколько это просто и эффективно. Автоматизировать бизнес-процессы, используя описания в нотации BPMN, можно с использованием платформы iSpace.
Рекомендации для начинающих
- Начинайте с малого. Выберите небольшой процесс для моделирования и постепенно расширяйте охват.
- Используйте ПО для создания BPMN-схем. Или попробуйте сразу автоматизировать какие-либо процессы, описав их схемой BPMN. Узнайте 10 причин, почему компании выбирают iSpace для автоматизации бизнеса.
- Обучите сотрудников. Проведите тренинги для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать схемы BPMN в своей работе.
- Постоянно совершенствуйте модели. Бизнес-процессы постоянно меняются, поэтому модели BPMN также должны обновляться.
