Заказчик
Крупная российская компания-производитель. Продукция компании применяется во многих секторах экономики по всему миру: строительстве, пищевой промышленности, медицине и фармацевтике, сельском хозяйстве, автомобилестроении и др.
Предпосылки проекта
Современные бизнес-процессы требуют прозрачного и эффективного взаимодействия между компанией, ее контрагентами и регулирующими органами. Взаимодействие неизбежно сопровождается обменом информацией между сторонами, часть которой имеет выражение в виде файлов, документов, а также иных форм предоставления и получения информации. Если внутри своей компании мы, как правило, имеем возможность упорядочить такие процессы и создать подходящие информационные системы, то при взаимодействии с контрагентами обычно применяются универсальные инструменты для внешних коммуникаций (например, почта или мессенджеры).
В ситуациях, когда контрагенты становятся участниками части наших процессов или проектной деятельности, в коммуникациях и потоках приема-передачи информации могут возникать «разрывы». Такие случаи происходят, когда на определённых этапах требуется извлечь данные из наших информационных систем и передать их контрагенту или, наоборот, получить от контрагента информацию и внести её во внутренние системы. Причём это должно быть выполнено в структурированном виде для дальнейшей обработки. Такие «разрывы» являются следствием необходимости извлечь данные из одной информационной системы, передать их через другую, а затем обработать на стороне контрагента в третьей системе.
Универсальные инструменты обмена информацией, такие как электронная почта, ценны своей гибкостью и широким спектром применения. Однако они далеко не всегда эффективны в условиях, когда обмен информацией между сторонами происходит регулярно, требует строгой структурированности данных, их своевременного получения, а также консолидации и обработки с использованием специализированных систем. Так, нашему Клиенту необходимо было передавать большие объёмы разнообразных данных, включая файлы большого размера. Подобные задачи часто возникают при взаимодействии заказчиков с контрагентами в рамках реализации строительных или крупных инвестиционных проектов, а также при обмене информацией о прогрессе выполнения подрядных работ.
В ситуациях, когда контрагенты становятся участниками части наших процессов или проектной деятельности, в коммуникациях и потоках приема-передачи информации могут возникать «разрывы». Такие случаи происходят, когда на определённых этапах требуется извлечь данные из наших информационных систем и передать их контрагенту или, наоборот, получить от контрагента информацию и внести её во внутренние системы. Причём это должно быть выполнено в структурированном виде для дальнейшей обработки. Такие «разрывы» являются следствием необходимости извлечь данные из одной информационной системы, передать их через другую, а затем обработать на стороне контрагента в третьей системе.
Универсальные инструменты обмена информацией, такие как электронная почта, ценны своей гибкостью и широким спектром применения. Однако они далеко не всегда эффективны в условиях, когда обмен информацией между сторонами происходит регулярно, требует строгой структурированности данных, их своевременного получения, а также консолидации и обработки с использованием специализированных систем. Так, нашему Клиенту необходимо было передавать большие объёмы разнообразных данных, включая файлы большого размера. Подобные задачи часто возникают при взаимодействии заказчиков с контрагентами в рамках реализации строительных или крупных инвестиционных проектов, а также при обмене информацией о прогрессе выполнения подрядных работ.
Ситуация
До реализации системы процесс обмена информацией был децентрализованным: данные передавались через почту, временные рабочие места (АРМ), другие инструменты коммуникаций или вручную. Получаемая информация не всегда была в достаточной степени структурирована или унифицирована по формату. Это порождало следующие сложности:
- Разрозненность информационных потоков, ведущая к утрате данных и ошибкам.
- Увеличение временных затрат на обработку и верификацию данных.
- Риски несоответствия стандартам информационной безопасности.
- Медленный ручной процесс обмена данными с государственными информационными системами и базами данных.
- Сложности в определении степени актуальности и достоверности получаемых данных.
С учётом этих факторов появилась необходимость в создании единой платформы, которая бы объединила все процессы взаимодействия, обеспечивая их автоматизацию, безопасность и прозрачность.
Реализованное решение
В рамках проекта был создан «Портал взаимодействия с контрагентами» — инновационная цифровая платформа, обеспечивающая полный спектр возможностей для управления задачами, документооборотом и взаимодействием с внешними партнёрами в ходе реализации компанией инвестиционных проектов.
Функционал портала
Единое пространство для взаимодействия:
Управление процессами:
Цифровизация обмена информацией и документооборота:
Интеграция с внутренними и внешними системами:
Обеспечение безопасности:
Отчеты и аналитика:
- Регистрация контрагентов и предоставление доступа через личный кабинет.
- Отображение всех задач, уведомлений и файлов в интуитивно понятной форме.
Управление процессами:
- Постановка задач между заказчиком и контрагентом.
- Отслеживание выполнения задач с возможностью изменения статусов и добавления замечаний.
- Автоматическая генерация уведомлений о статусах задач и файлов.
Цифровизация обмена информацией и документооборота:
- Обмен информацией в структурированном виде посредством форм и унифицированных шаблонов.
- Работа с юридически значимыми документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
- Возможность предварительного просмотра файлов перед загрузкой или отправкой.
- Поддержка широкого спектра форматов документов: DOCX, PDF, XLS, DWG и др.
Интеграция с внутренними и внешними системами:
- Обмен данными с ERP и системами управления проектами.
- Доступ к государственным базам данных для проверки и валидации информации.
Обеспечение безопасности:
- Ролевая модель доступа с чётким разграничением прав.
- Защита данных с учетом стандартов информационной безопасности.
Отчеты и аналитика:
- Генерация отчетов по задачам, документам и взаимодействию пользователей.
- Возможность аналитической обработки данных в реальном времени.
Уникальность проекта
Особенностью решения стала реализация специальных механизмов, обеспечивающих требования безопасности и стандартов компании.
Стандарты ИБ компании предусматривали, что внешние пользователи не могут получать никакого доступа в защищенную внутреннюю сеть компании – КСПД. Вследствие этого, сценарий обмена файлами и документами с контрагентами посредством внутренних или внешних файлообменных решений был недопустим. В ситуациях, когда внешним контрагентам требовалось предоставлять доступ к каким-либо внутренним системам, решением было выделение внешним пользователям временных автоматизированных рабочих мест с использованием собственного оборудования компании и набора необходимого ПО. Недостатком этого подхода была высокая стоимость и значительное время, которое требовалось для подготовки временного АРМ, согласований, физической передаче контрагенту оборудования.
Система Портала взаимодействия с контрагентами реализовала более удобный механизм для обмена информацией.
Хранение файлов и документов, а также иных данных осуществляется исключительно в Системе внутри КСПД. Для реализации сценариев передачи файлов контрагенту или постановки задачи, содержащей вложенные файлы, был реализован механизм, который осуществлял передачу через отдельную изолированную среду вне КСПД. При передаче файла внешнему пользователю не предоставлялся доступ в КСПД; в "промежуточной" среде формировалась ссылка на файл, который требовалось передать, и в момент запроса внешним пользователем файла он копировался из защищенной среды КСПД в изолированную среду для скачивания контрагентом, а затем удалялся. Таким образом, внешний пользователь имеет возможность получить доступ только к одному или нескольким файлам в момент необходимости и не имеет никакого потенциального доступа к другой информации внутри КСПД.
Стандарты ИБ компании предусматривали, что внешние пользователи не могут получать никакого доступа в защищенную внутреннюю сеть компании – КСПД. Вследствие этого, сценарий обмена файлами и документами с контрагентами посредством внутренних или внешних файлообменных решений был недопустим. В ситуациях, когда внешним контрагентам требовалось предоставлять доступ к каким-либо внутренним системам, решением было выделение внешним пользователям временных автоматизированных рабочих мест с использованием собственного оборудования компании и набора необходимого ПО. Недостатком этого подхода была высокая стоимость и значительное время, которое требовалось для подготовки временного АРМ, согласований, физической передаче контрагенту оборудования.
Система Портала взаимодействия с контрагентами реализовала более удобный механизм для обмена информацией.
Хранение файлов и документов, а также иных данных осуществляется исключительно в Системе внутри КСПД. Для реализации сценариев передачи файлов контрагенту или постановки задачи, содержащей вложенные файлы, был реализован механизм, который осуществлял передачу через отдельную изолированную среду вне КСПД. При передаче файла внешнему пользователю не предоставлялся доступ в КСПД; в "промежуточной" среде формировалась ссылка на файл, который требовалось передать, и в момент запроса внешним пользователем файла он копировался из защищенной среды КСПД в изолированную среду для скачивания контрагентом, а затем удалялся. Таким образом, внешний пользователь имеет возможность получить доступ только к одному или нескольким файлам в момент необходимости и не имеет никакого потенциального доступа к другой информации внутри КСПД.
Результаты проекта
- Ускорение бизнес-процессов: сокращение времени на уточнение задач, обработку документов и связанные коммуникации между сторонами.
- Снижение затрат: автоматизация рутинных операций и интеграция с внутренними системами сократили трудозатраты.
- Повышение прозрачности: процессы обмена данными стали централизованными и структурированными, что улучшило контроль и взаимодействие.
- Снижение рисков: безопасный обмен данными и централизованное хранение исключили утечку и утрату информации.
- Соответствие стандартам: система полностью отвечает требованиям цифровой безопасности компании.
Заключение
Реализация портала не только решила текущие проблемы взаимодействия с контрагентами, но и заложила фундамент для масштабирования системы, обеспечивая гибкость и адаптивность под будущие задачи. Этот проект стал важным шагом на пути цифровой трансформации и укрепил взаимодействие между всеми заинтересованными сторонами.
