Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) часто кажется сложной и затратной задачей, особенно если в компании никогда раньше не занимались описанием бизнес-процессов. Но на практике всё гораздо проще — нужно лишь подойти к этому процессу поэтапно. В этой статье мы расскажем, как можно структурировать процессы и подготовить почву для эффективного внедрения СЭД за 3 шага, даже если вы никогда этого не делали.
Зачем вообще описывать бизнес-процессы?
Многие ЛПР задаются этим вопросом. Описывать так называемые бизнес-процессы нужно, чтобы обеспечить наибольшую пользу от внедрения СЭД.
Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение конкретной цели в рамках бизнеса. Другими словами, это любое регулярно повторяющееся сотрудниками компании действие, которое приводит к определенному результату. Например, создание КП или знакомство нового персонала с рабочими обязанностями – это тоже бизнес-процессы.
Вам следует чётко понимать, что именно вы автоматизируете. Если процессы не формализованы, ваша система просто "оцифрует хаос". В результате вместо экономии времени вы получите дополнительную головную боль. Одно из базовых назначений информационной системы здесь – упорядочить взаимодействие сотрудников и контролировать этот порядок.
Хорошо описанные бизнес-процессы позволяют:
Итак, какие же действия стоит выполнить прежде, чем вы внедрите СЭД в компанию?
Хорошо описанные бизнес-процессы позволяют:
- Повысить прозрачность работы процесса в компании
- Найти слабые места (дублирование, лишние согласования)
- Сократить ручной труд и скорость обработки документов
Итак, какие же действия стоит выполнить прежде, чем вы внедрите СЭД в компанию?
Шаг 1. Определите, с какими процессами стоит начать
Не пытайтесь описать все и сразу. Начните с самых простых процессов – таких, как регистрация корреспонденции, если хотите освоить основные приемы автоматизации или наоборот – с тех процессов, где документооборот выглядит наиболее "сложным " или объёмным, если хотите навести порядок там, где запутаннее всего. Итак, обычно это:
Многие эксперты советуют пару дней внимательно понаблюдать за работой сотрудников офисе, провести с ними мини-интервью. Попросите их описать, что они делают, в какой последовательности и какие документы используют. Пропишите полученные результаты, например:
- Закупки — от заявки до оплаты поставщику
- Кадровые заявки — отпуска, командировки, приёмы, увольнения
- Согласование договоров — с клиентами, партнёрами, арендодателями
- Работа с входящей/исходящей корреспонденцией — особенно если у вас несколько юрлиц или филиалов
Многие эксперты советуют пару дней внимательно понаблюдать за работой сотрудников офисе, провести с ними мини-интервью. Попросите их описать, что они делают, в какой последовательности и какие документы используют. Пропишите полученные результаты, например:
Шаг 2. Выделите роли и точки контроля
Когда таблица готова, задайте себе два вопроса:
Например, если договор “гуляет” по почте между 5 участниками — автоматизация должна взять это под контроль. А если при приёме нового сотрудника HR забывает согласовать с IT-службой доступы — это “узкая” проблема, которая может быть решения и без участия специализированной системы.
- Кто точно должен участвовать в процессе?
- Где чаще всего происходят задержки?
Например, если договор “гуляет” по почте между 5 участниками — автоматизация должна взять это под контроль. А если при приёме нового сотрудника HR забывает согласовать с IT-службой доступы — это “узкая” проблема, которая может быть решения и без участия специализированной системы.
Шаг 3. Настройте процессы в СЭД
Теперь можно переносить процесс в систему электронного документооборота. Если вы используете платформу iSpace, настройка займет минимальное время — в большинстве случаев достаточно:
Система сама напомнит нужному сотруднику, что пришло время согласовать документ благодаря специальным функциям контроля. А руководитель в любой момент увидит, на каком этапе находится процесс, и кто его “тормозит”.
- Создать шаблон документа (договор, акт, приказ и т.д.) – его карточку и определить состав нужных полей
- Настроить маршрут согласования – движение по этапам и ролям (например: менеджер → юрист → директор), а также возможные решения на каждом этапе
- Добавить контрольные точки — дедлайны, уведомления, статус документа
Система сама напомнит нужному сотруднику, что пришло время согласовать документ благодаря специальным функциям контроля. А руководитель в любой момент увидит, на каком этапе находится процесс, и кто его “тормозит”.
Вывод
Описывать процессы и внедрять СЭД можно как при помощи консультанта от интегратора – в рамках оплачиваемых услуг, так и самостоятельно, не тратя на это бюджет, но при этом нужно быть готовым инвестировать свое время. В обоих случаях главное — двигаться поэтапно:
Один внедрённый процесс вдохновит на автоматизацию остальных. Вскоре вы заметите, как внедрение инструмента автоматизации отразиться на сотрудниках компании – вы сможете избавиться от “каши” бизнес-процессов, освободите время для действительно важных задач и значительно увеличите эффективность вашей команды.
- Начать с самых “острых” процессов
- Описать их в простом виде (кто, где, когда, как)
- Настроить маршруты в СЭД
Один внедрённый процесс вдохновит на автоматизацию остальных. Вскоре вы заметите, как внедрение инструмента автоматизации отразиться на сотрудниках компании – вы сможете избавиться от “каши” бизнес-процессов, освободите время для действительно важных задач и значительно увеличите эффективность вашей команды.
Система iSpace — это современная ECM и BPM-платформа для совместной работы, автоматизации процессов и создания бизнес-приложений.
iSpace позволяет управлять задачами и реализовывать стратегические инициативы без помощи ИТ-департамента и привлечения подрядчиков.
Бесплатное демо
Вопросы и ответы
- Что такое внедрение системы электронного документооборота?
Внедрение СЭД – это переход от бумажного документооборота к цифровому, с автоматизацией процессов создания, согласования, хранения и поиска документов.
- Каковы этапы внедрения электронного документооборота?
Этапами внедрения электронного документооборота являются:
- Анализ текущих процессов
- Описание и оптимизация бизнес-процессов
- Выбор и настройка СЭД
- Обучение сотрудников
- Тестирование и запуск
- Поддержка и развитие системы
- Каковы принципы внедрения электронного документооборота на предприятии?
Принципами внедрения электронного документооборота на предприятии можно назвать:
- Минимизацию изменений для пользователей
- Обеспечение прозрачности и контроля
- Обеспечение безопасности и соответствия законодательству
- Ориентация на реальные потребности бизнеса
- Что включает в себя система электронного документооборота?
СЭД включает в себя хранилище документов, механизмы создания и согласования документов, контроль версий и маршрутов согласования, интеграцию с другими системами (CRM, ERP), защиту и аудит действий пользователей.
