В современном цифровом мире, где эффективное сотрудничество и управление информацией играют ключевую роль, ECM-системы предлагают мощные инструменты для организации внутренней работы компании. Но часто организации используют лишь верхушку айсберга возможностей.
Однако ECM – это не только хранение документов. ECM – это целый комплекс приложений, система управления цифровым контентом. Именно поэтому в этой статье мы рассмотрим 8 ключевых функций систем управления корпоративным контентом, которые стоит использовать каждой компании — от малого бизнеса до корпораций. За пример возьмем современную платформу iSpace.
Однако ECM – это не только хранение документов. ECM – это целый комплекс приложений, система управления цифровым контентом. Именно поэтому в этой статье мы рассмотрим 8 ключевых функций систем управления корпоративным контентом, которые стоит использовать каждой компании — от малого бизнеса до корпораций. За пример возьмем современную платформу iSpace.
1. Централизованное управление документами
Одна из самых сильных сторон ECM-системы iSpace — это система управления файлами и документами, которая позволяет:
Больше никакого хаоса на файловых серверах, дисках и в email-переписке. Используя ECM-систему, вы всегда можете быть уверены в том, что ваши файлы и документы актуальны и находятся под контролем в рамках единого цифрового поля.
- Хранить корпоративный контент любого формата (файлы и документы) в централизованном и защищённом хранилище.
- Настраивать доступ на уровне сайтов, библиотек, папок, файлов и/или уникально для отдельных пользователей или групп.
- Использовать метаданные для быстрого поиска нужных материалов и управления их жизненным циклом.
Больше никакого хаоса на файловых серверах, дисках и в email-переписке. Используя ECM-систему, вы всегда можете быть уверены в том, что ваши файлы и документы актуальны и находятся под контролем в рамках единого цифрового поля.
2. Совместная работа
Современные организации требуют гибких и эффективных инструментов для совместной работы, и платформа iSpace предоставляет функции, адаптированные под сегодняшние реалии. Перечислим некоторые из них:
Таким образом, в рамках совместной работы ECM-система iSpace:
- Создание рабочих пространств: iSpace позволяет создавать специализированные области для команд, отделов или проектов, обеспечивая структурированное хранение файлов и документов и разграничение прав доступа.
- Совместное редактирование документов: платформа поддерживает одновременное редактирование файлов несколькими пользователями в реальном времени, что повышает эффективность командной работы.
- Интеграция с офисными приложениями: iSpace интегрируется с российскими офисными пакетами, такими как Р7-Офис или МойОфис, обеспечивая удобную работу с документами непосредственно в браузере.
- Автоматизация бизнес-процессов: с помощью встроенного low-code/ no-code конструктора можно создавать и настраивать бизнес-процессы без необходимости программирования, что упрощает согласование документов и другие рутинные задачи.
Таким образом, в рамках совместной работы ECM-система iSpace:
- Экономит время на пересылку файлов.
- Обеспечивает прозрачность изменений.
- Повышает продуктивность команд.
3. Контроль версий
Никогда больше не потеряете важные изменения! Платформа iSpace автоматически сохраняет историю версий для каждого файла или документа и элементов списков:
Как и где хранить файлы вашей компании?
- Можно вернуться к предыдущей версии.
- Видно, кто и когда вносил изменения.
- Удобно для аудита и устранения ошибок.
Как и где хранить файлы вашей компании?
4. Автоматизация процессов с BPM
В современном бизнесе автоматизация процессов становится ключевым фактором эффективности. Платформа iSpace предлагает простые и наглядные инструменты для автоматизации бизнес-процессов, позволяя организациям оптимизировать свою деятельность без необходимости глубоких технических знаний.
- Платформа предоставляет интуитивно понятный визуальный редактор процессов, использующий нотацию BPMN 2.0.
- Благодаря встроенным инструментам пользователи могут создавать и настраивать процессы, формы и бизнес-приложения с минимальными затратами времени и ресурсов.
- Управление доступом осуществляется на основе ролевой модели, что обеспечивает безопасность и соответствие корпоративным требованиям.
- Платформа позволяет автоматизировать самые различные бизнес-процессы, начиная от привычных согласований документов, обработки заявок и до специфических для конкретной бизнес-задачи, например, управление рисками, а также многое другое. Бизнес-сценарии iSpace
5. Командные сайты и порталы
iSpace дает возможность создавать интерактивные порталы/сайты – веб-пространства под нужды команд, отделов или всей организации. Это могут быть:
Каждый портал можно настроить под конкретную аудиторию, предоставив необходимый контент.
Командные сайты в iSpace: Возможности и преимущества
- Внутренние информационные порталы.
- HR-порталы для сотрудников.
- Проектные сайты для команд проектов.
- Сайты подразделений
Каждый портал можно настроить под конкретную аудиторию, предоставив необходимый контент.
Командные сайты в iSpace: Возможности и преимущества
6. Надёжная система прав доступа
Платформа предлагает гибкую модель управления доступом:
Всё это делает ECM-системы надёжным выбором даже в условиях самых строгих корпоративных стандартов.
- Назначение прав на уровне бизнес-приложения, сайта, списка, библиотеки, папки, файла или даже отдельного атрибута элемента.
- Группы пользователей, уровни доступа, роли.
Всё это делает ECM-системы надёжным выбором даже в условиях самых строгих корпоративных стандартов.
7. Умный поиск
Метаданные – важное понятие для пользователей iSpace. Осуществляя поиск по метаданным, встроенная в платформу система поиска находит не просто файлы, а нужную для вас информацию.
Чем больше метаданных, описывающих файлы и другие объекты, — тем эффективнее и гибче работает поиск.
Важно отметить, что метаданные — это информация о файлах или элементах списков, а не их содержимое. Другими словами, метаданные – это данные о данных.
Рассказываем подробнее о метаданных в статье.
Чем больше метаданных, описывающих файлы и другие объекты, — тем эффективнее и гибче работает поиск.
Важно отметить, что метаданные — это информация о файлах или элементах списков, а не их содержимое. Другими словами, метаданные – это данные о данных.
Рассказываем подробнее о метаданных в статье.
8. Библиотека Документов
Иногда хочется большего удобства в действиях, чем позволяют обычные папки. И вот тут на помощь приходит Каталог или, словами платформы iSpace, "Библиотека Документов". Решение позволяет распределить доступ, проводить поиск по виду документов (например, учредительный, правоустанавливающий, разрешительный и др.), настраивать параметры для управления доступом на уровне библиотек с наследованием «сверху вниз» или прерывая наследование прав, задавать уникальные права на любом уровне, назначать целевые аудитории, наделённые определёнными правами, а также определять ответственных за актуальность документа и место хранения оригинала, заранее запрограммировать процессы по актуализации и выполнять все необходимые действия вовремя и так далее.
Подробнее о преимуществах Библиотеки Документов
Подробнее о преимуществах Библиотеки Документов
Заключение
ECM-система— это инструмент повышения эффективности, безопасности и прозрачности в управлении корпоративной информацией, позволяющий организовывать процессы работы с корпоративным контентом так, как того требуют современные реалии, помогая компаниям на их пути цифровой трансформации.
Если ваша организация использует ECM-систему только как «сетевой диск», пора раскрыть ее настоящий потенциал. А если в организации еще не пробовали современные ЕСМ-решения, а используются только примитивные «диски» или файловые сервера – самое время попробовать более современный инструмент. Внедряя даже часть описанных функций, вы уже значительно увеличите продуктивность и качество внутренних процессов.
Связаться с экспертом iSpace
Если ваша организация использует ECM-систему только как «сетевой диск», пора раскрыть ее настоящий потенциал. А если в организации еще не пробовали современные ЕСМ-решения, а используются только примитивные «диски» или файловые сервера – самое время попробовать более современный инструмент. Внедряя даже часть описанных функций, вы уже значительно увеличите продуктивность и качество внутренних процессов.
Связаться с экспертом iSpace
