ЕСМ-системы и различные решения категории «Диск» часто используются для хранения и совместной работы с файлами. Многие считают Диск и ECM-систему взаимозаменяемыми способами работы с информацией, однако у них все же разные цели и возможности. Давайте разберёмся подробнее.
В качестве примера ЕСМ-системы будем рассматривать платформу iSpace, а в качестве решения категории «Диск» может быть представлено любое решение этой категории – например, Диск в Битрикс, Диск в Яндекс360, Диск в VK Workspace, область «Документы» в сервере документов Р7 Офис, Nextcloud Files и другие.
В качестве примера ЕСМ-системы будем рассматривать платформу iSpace, а в качестве решения категории «Диск» может быть представлено любое решение этой категории – например, Диск в Битрикс, Диск в Яндекс360, Диск в VK Workspace, область «Документы» в сервере документов Р7 Офис, Nextcloud Files и другие.
Основные отличия iSpace и «Диск»
Отличия в работе с файлами
Далее рассмотрим, на что следует обратить наиболее пристальное внимание при непосредственной работе с контентом вашей организации.
Диск:
Платформа iSpace:
Диск:
- Ориентирован на индивидуальную работу с файлами.
- Файлы по умолчанию доступны только владельцу.
- Пользователь может делиться ссылкой на файл с другими (с настройками доступа: только просмотр, редактирование и т.д.).
- Версионирование работает, но управление им ограничено.
- Минимальный набор метаданных – кто и когда создал, изменил, тип файла.
Платформа iSpace:
- Ориентирована на совместную работу — файлы размещаются на сайтах команд или подразделений в библиотеках документов, доступных команде или организации или группам.
- Поддерживает совместное редактирование документов в реальном времени.
- Более гибкая система прав доступа — можно настроить доступ к сайту, библиотеке, папке или конкретному файлу, а также спискам.
- Встроенная система управления версиями: отслеживание изменений метаданных, возможность восстановления предыдущей версии, версионирование.
- Позволяет автоматизировать обработку файлов и элементов списков (например, автоматизированные процессы утверждений, согласований, выпуска и публикации, уведомление при изменении файла).
- Есть метаданные и рабочие процессы, которые позволяют упорядочить совместную работу с файлами и документами, управлять жизненным циклом контента.
Вывод. Когда и что использовать?
«Диск» может стать подходящим решением, если вам нужно просто хранить личные файлы, делиться отдельными документами или работать над чем-то в одиночку.
ECM-система iSpace подойдет больше, если вы работаете в команде, вам нужно контролировать доступ, строить рабочие процессы, требуется гибкая структура хранения и поиска, управление контентом и соблюдение требований политик хранения, управления доступом. Такое решение идеально для организации работы команд и взаимодействия в командах и подразделениях.
На нашем сайте вы можете ознакомиться с детальным сравнением iSpace, Microsoft SharePoint и Nextcloud.
ECM-система iSpace подойдет больше, если вы работаете в команде, вам нужно контролировать доступ, строить рабочие процессы, требуется гибкая структура хранения и поиска, управление контентом и соблюдение требований политик хранения, управления доступом. Такое решение идеально для организации работы команд и взаимодействия в командах и подразделениях.
На нашем сайте вы можете ознакомиться с детальным сравнением iSpace, Microsoft SharePoint и Nextcloud.
