Одна из самых мощных функций iSpace — это метаданные. Однако многим остается неясно, как использовать метаданные на практике, чтобы упростить работу.
Метаданные часто воспринимаются как нечто несерьёзное: кажется, что стоит их «приручить» — и нужный файл сам появится в нужный момент. Метаданные действительно делают поиск и работу с контентом эффективнее, однако для этого требуется правильно настроить алгоритм использования метаданных, убедить коллег им пользоваться и строго следовать установленным правилам.
Метаданные часто воспринимаются как нечто несерьёзное: кажется, что стоит их «приручить» — и нужный файл сам появится в нужный момент. Метаданные действительно делают поиск и работу с контентом эффективнее, однако для этого требуется правильно настроить алгоритм использования метаданных, убедить коллег им пользоваться и строго следовать установленным правилам.
Работа с метаданными похожа на ведение личного бюджета: сначала нужно приложить усилия, но со временем это становится полезной привычкой. При правильном использовании они помогают навести порядок в документах так же, как финансовое планирование упрощает управление бюджетом.
Простыми словами: метаданные — это данные о данных
Часто метаданные описывают как «данные о данных». Например, когда в 2013 году Эдвард Сноуден раскрыл информацию о программе слежки АНБ, речь шла именно о сборе метаданных телефонных звонков: времени, номеров отправителя и получателя, но не о содержании разговоров.
Применительно к вам как к обычному человеку, метаданные — это ваше имя, адрес, номер телефона, цвет волос и другие характеристики, записанные в паспорте. Эти данные позволяют упорядочивать информацию и находить нужных людей по заданным критериям.
Точно так же и в iSpace, метаданные — это информация о файлах или элементах списков, а не их содержимое. Например, имя файла, автор, дата создания, дата последнего изменения, размер и т. д. Эти данные можно увидеть в стандартном представлении библиотеки документов, где каждая колонка — это поле метаданных. Часть этих полей заполняется автоматически, а часть можно редактировать вручную
Применительно к вам как к обычному человеку, метаданные — это ваше имя, адрес, номер телефона, цвет волос и другие характеристики, записанные в паспорте. Эти данные позволяют упорядочивать информацию и находить нужных людей по заданным критериям.
Точно так же и в iSpace, метаданные — это информация о файлах или элементах списков, а не их содержимое. Например, имя файла, автор, дата создания, дата последнего изменения, размер и т. д. Эти данные можно увидеть в стандартном представлении библиотеки документов, где каждая колонка — это поле метаданных. Часть этих полей заполняется автоматически, а часть можно редактировать вручную
Как метаданные упрощают поиск файлов?
Допустим, вам нужно найти договор, обновленный последний раз в 2015 году. Вместо просмотра всей библиотеки можно просто отсортировать файлы по дате изменения, размеру и типу, выделив файлы, измененные в нужный период. Это намного быстрее, чем искать вручную или полагаться только на поиск по ключевым словам.
Создаем собственные метаданные
Стандартные метаданные полезны, но максимальную эффективность можно достичь, если добавлять собственные поля для категоризации контента.
В iSpace они называются колонками, потому что отображаются в виде столбцов, как в Excel. Но по сути это поле, куда вводятся значения — ваши метаданные.
Если у вас есть права владельца сайта, создать колонку можно через меню «Создать колонку» в разделе «Библиотека». Чтобы редактировать метаданные конкретного файла, достаточно выделить его, выбрать «Файл» > «Редактировать свойства» (обратите внимание, что системные поля, например, «Изменено» или «Кем изменено», редактировать нельзя).
Метаданные позволяют структурировать документы, ускорять поиск и создавать удобные представления файлов. Главное — грамотно их настроить и приучить команду ими пользоваться.
Метаданные отлично помогают сузить поиск и исключить нерелевантные результаты, но само по себе добавление метки к файлу не поднимет его выше в результатах поиска.
Представьте сами: если вы создадите метку «протоколы собраний» для документов в библиотеке, то при поиске по этому слову файл действительно окажется выше. Но Когда же таких файлов накопится сотни или тысячи, ценность этой метки снизится — слишком много документов будет соответствовать запросу, и поисковая система уже не сможет выделить наиболее важные.
Настоящая сила метаданных — в возможности фильтрации. Если вы знакомы с механизмом уточняющих фильтров (refiners) на странице результатов поиска Microsoft SharePoint, то вы, вероятно, уже знаете о высокой пользе этой функции. Пользователи iSpace также могут добавлять собственные фильтры, основанные на метках, которые используются в вашей компании для обозначения файлов.
Еще одной интересным сценарием использоания метаданных является возможность использовать метаданные в автоматизированных процессах. Например: запускаем процесс согласования файла коммерческого предложения, и система сама направит запрос на согласование пользователю, который указан метаданных как согласующий, а при согласовании изменит статус файла на “согласованный”. Или другой пример: Прайс-лист необходимо регулярно актуализировать. В метаданных мы можем зафиксировать ответственного сотрудника, который отвечает за поддержание документа в актуальном состоянии, а также текущий статус актуальности файла, сроки актуальности текущей версии и когда ее требуется пересмотреть.
В iSpace они называются колонками, потому что отображаются в виде столбцов, как в Excel. Но по сути это поле, куда вводятся значения — ваши метаданные.
Если у вас есть права владельца сайта, создать колонку можно через меню «Создать колонку» в разделе «Библиотека». Чтобы редактировать метаданные конкретного файла, достаточно выделить его, выбрать «Файл» > «Редактировать свойства» (обратите внимание, что системные поля, например, «Изменено» или «Кем изменено», редактировать нельзя).
Метаданные позволяют структурировать документы, ускорять поиск и создавать удобные представления файлов. Главное — грамотно их настроить и приучить команду ими пользоваться.
Метаданные отлично помогают сузить поиск и исключить нерелевантные результаты, но само по себе добавление метки к файлу не поднимет его выше в результатах поиска.
Представьте сами: если вы создадите метку «протоколы собраний» для документов в библиотеке, то при поиске по этому слову файл действительно окажется выше. Но Когда же таких файлов накопится сотни или тысячи, ценность этой метки снизится — слишком много документов будет соответствовать запросу, и поисковая система уже не сможет выделить наиболее важные.
Настоящая сила метаданных — в возможности фильтрации. Если вы знакомы с механизмом уточняющих фильтров (refiners) на странице результатов поиска Microsoft SharePoint, то вы, вероятно, уже знаете о высокой пользе этой функции. Пользователи iSpace также могут добавлять собственные фильтры, основанные на метках, которые используются в вашей компании для обозначения файлов.
Еще одной интересным сценарием использоания метаданных является возможность использовать метаданные в автоматизированных процессах. Например: запускаем процесс согласования файла коммерческого предложения, и система сама направит запрос на согласование пользователю, который указан метаданных как согласующий, а при согласовании изменит статус файла на “согласованный”. Или другой пример: Прайс-лист необходимо регулярно актуализировать. В метаданных мы можем зафиксировать ответственного сотрудника, который отвечает за поддержание документа в актуальном состоянии, а также текущий статус актуальности файла, сроки актуальности текущей версии и когда ее требуется пересмотреть.
В каких сценария можно использовать метаданные?
Управление финансовыми документами
Управление проектами
Управление HR-документами
Управление технической документацией
Управление маркетинговыми материалами
В каждом из этих сценариев метаданные позволяют:
Эти сценарии – лишь некоторые примеры применения метаданных, возможности которых гораздо шире и которые особенно актуальны для крупных организаций, где объем документов исчисляется тысячами и традиционные методы организации файлов становятся неэффективными.
- Метаданные: финансовый год, отдел, регион, тип документа, сумма
- Сценарии: быстрый поиск бюджетов, отчетов, счетов; анализ расходов по департаментам; автоматическая архивация старых документов
Управление проектами
- Метаданные: статус проекта, сроки, руководитель проекта, бюджет, приоритет
- Сценарии: отслеживание прогресса проектов; распределение ресурсов; создание дашбордов по статусу проектов
Управление HR-документами
- Метаданные: тип документа, сотрудник, отдел, дата, статус
- Сценарии: управление резюме, контрактами, отпусками; автоматизация процессов найма; поиск сотрудников по навыкам
Управление технической документацией
- Метаданные: версия, дата, автор, категория, статус
- Сценарии: контроль версий документов; поиск по спецификациям; управление изменениями и версиями
Управление маркетинговыми материалами
- Метаданные: кампания, канал распространения, формат, срок действия
- Сценарии: централизованное хранение материалов; отслеживание использования; анализ эффективности кампаний
В каждом из этих сценариев метаданные позволяют:
- Ускорить поиск нужной информации
- Автоматизировать процессы
- Обеспечить соответствие нормативным требованиям
- Получить аналитику и отчеты
- Управлять жизненным циклом контента
Эти сценарии – лишь некоторые примеры применения метаданных, возможности которых гораздо шире и которые особенно актуальны для крупных организаций, где объем документов исчисляется тысячами и традиционные методы организации файлов становятся неэффективными.
Итог
Метаданные действительно могут принести большую пользу, но:
Без этого высока вероятность получить хаос и неразбериху в хранении и использовании контента.
Хорошая новость: можно начать с малого, протестировать, показать бизнес-ценность, внедрить — и затем масштабировать. Обратитесь к экспертам iSpace, и мы ответим на все ваши вопросы и поможем настроить метаданные так, как видите это вы!
- Их нужно грамотно и стратегически настроить.
- Важно убедить коллег активно использовать метаданные.
- Требуется постоянное соблюдение правил тегирования.
Без этого высока вероятность получить хаос и неразбериху в хранении и использовании контента.
Хорошая новость: можно начать с малого, протестировать, показать бизнес-ценность, внедрить — и затем масштабировать. Обратитесь к экспертам iSpace, и мы ответим на все ваши вопросы и поможем настроить метаданные так, как видите это вы!
