Чек-листы как инструмент могут использоваться в огромном множестве процессов. Примерами популярных сценариев применения чек-листов могут служить организация процессов проверки в компаниях, применяющих Lean-практики (бережливое производство) или различные аудиты.
5S — это базовый инструмент бережливого производства (Lean), разработанный в Японии для организации рабочих мест и устранения потерь. Он помогает повысить эффективность, безопасность и качество процессов за счет системного подхода к порядку и дисциплине.
Применение принципов 5S подразумевает такие шаги:
- Сортировка: Удаление ненужного
- Систематизация: Организация пространства (место для всего)
- Чистота: Уборка по графику
- Стандартизация: Правила в инструкциях и чек-листах
- Совершенствование: Прививание привычки
Важный шаг — проверки и аудит. Проверки проводятся регулярно, даже ежедневно, оцениваются результаты по чек-листам, а баллы проставляются за каждый «S». Аудит 5S — это систематическая проверка рабочих мест, производственных участков, линий по чек-листам для оценки соответствия принципам и выявления отклонений. Существует ГОСТ Р 56906-2016 с балльной системой (0–5 баллов за каждый S), если необходимо — с фотофиксацией.
Результатом заполнения чек-листа может являться простая табличка, где отмечены результаты проверки и требуемые действия, пример:
Таблицы Excel — первое что обычно приходит в голову, когда нам необходимо организовать подобный процесс, а какой-то специализированной системы нет. Excel позволяет очень быстро сконструировать необходимую табличку, а разместив ее на общем ресурсе можно дать доступ для заполнения нужным сотрудникам. Однако, в реальном использовании это несет значительные неудобства:
- Легко ненароком затереть или нарушить внесенные данные.
- Сложно организовать процесс так, чтобы каждый «заполнял» свои строки, и не мог изменить чужие
- Выше приведен простой пример таблицы, а если в чек-листе больше пунктов и столбцов — таблица становится громоздкой. А уж про то, чтобы работать с таблицей с мобильного телефона — вообще лучше забыть. Будет очень неудобно.
- И наконец таблица никак не позволяет автоматизировать «задачи» на устранение выявленных недостатков или на системной уровне задавать «ритм процесса» — расписание проведения проверок и контроль за их исполнением.
Другое дело iSpace. Здесь можно не только организовать чек-листы с использованием удобных форм, но и пользоваться чек-листами с мобильных устройств, заполняя чек-листы прямо в процессе обхода участка, а также создавать задачи на устранение с напоминаниями и сроками, контролировать их исполнение.
1.Используйте справочники для создания чек-листов — заполните или загрузите из Excel реестр участков, точек проверки, параметры соответствия и пр.
2.Настройте необходимые формы чек-листов и перечень пунктов проверки без программирования, используя конструктор полей и форм.
3.Задавайте расписание, по которому будут автоматически создаваться задания на проверку и назначаться ответственным. По назначенным заданиям ответственные будут получать уведомления, и видеть в системе весь перечень выполненных или планируемых проверок.
Настраивайте представления реестров проверок для каждой группы сотрудников так, как необходимо. Например, сотрудник видит только назначенные ему проверки, или только проверки своей смены.
Назначенные ответственными за проверку получат задачи и уведомление, с указанием срока и напоминанием. Выполнив проверку, зафиксируют статус проверки, отклонения, смогут приложить фото. А система автоматически зафиксирует время.
Сотрудник, выполняя проверку, может заполнять чек-лист прямо во время обхода линии или участка, с мобильного телефона. Адаптивный дизайн интерфейса делает это удобным, а данные чек-листа сразу загрузятся на сервер, после сохранения. Каждый аудитор выполняет свои задачи и заполняя чек-лист по своему участку не мешает другим, и не может случайно внести изменения в чужие данные.
Приложить фото с камеры телефона:
Система может требовать обязательно внести комментарий, если обнаружен непорядок:
Фиксируйте задачи на устранение несоответствий, сроки и ответственных:
Настройте выгрузку в базу данных, для использования BI или других инструментов для построения отчетов или просто выгружайте в Excel, когда необходимо построить отчет.
Вывод:
iSpace позволяет организовать процессы проверок на соответствие, аудиты без необходимости привлечение разработчиков, используя простые конструкторы no-code. Механизмы iSpace позволяют автоматизировать создание заданий на проверки по расписанию, сохранять к проверкам факты фото-фиксации, контролировать статус выполнения, автоматизированно выгружать данные для построения отчетов и визуальных аналитических дашбордов. Это делает организацию и проведения действий подобных процессов значительно удобнее и эффективнее.
