Какое решение выбрать для организации совместной работы команд с файлами и документами в условиях, когда импортные решения недоступны, ограничен доступ или требуется менять существующее решение на новое?
В этом обзоре мы сравним решение Nextcloud как достаточно давно известное open-source решение; Microsoft SharePoint — платформу, которая долгое время была стандартом для бизнес-среды; и iSpace — отечественную, менее известную, но достаточно функционально насыщенную систему. Мы рассмотрим возможности совместной работы и применимость в привычных для средних и крупных организаций сценариях совместной работы.
В этом обзоре мы сравним решение Nextcloud как достаточно давно известное open-source решение; Microsoft SharePoint — платформу, которая долгое время была стандартом для бизнес-среды; и iSpace — отечественную, менее известную, но достаточно функционально насыщенную систему. Мы рассмотрим возможности совместной работы и применимость в привычных для средних и крупных организаций сценариях совместной работы.
Причины популярности Nextcloud Files
Популярность Nextcloud объясняется его открытой архитектурой, бесплатностью и независимостью от крупных вендоров. Это решение предоставляет пользователям возможность развертывания на собственных серверах или использовать его как готовый сервис от хостинг-провайдеров в публичном облаке. Подход с использованием в собственных ЦОД особенно востребован среди крупных организаций, имеющих строгие правила приватности, защиты персональных данных и соответствия внутренним политикам безопасности.
Еще одно преимущество Nextcloud — наличие плагинов и дополнительных функций платформы: календарь, задачи, чат, видеозвонки, просмотр документов, совместное редактирование и другие базовые процессы. Также стоит отметить простой и понятный интерфейс, наличие мобильных и десктопных клиентов, поддержку синхронизации и интеграции с внешними хранилищами.
Цель этой статьи — попытаться получить объективную картину рынка. Именно поэтому мы решили сравнить три разных решения: универсальный open-source, ставший популярным в своем классе; корпоративный мировой стандарт, который даже несмотря на уход с российского рынка, по-прежнему оказывает влияние на требования пользователей к другим системам; а также отечественную альтернативу, ориентированную на выполнение требований российских регуляторов, интеграцию с внутренними системами и поддержку импортозамещения.
Именно такой подход помогает оценить разные векторы развития подобных решений и платформ и выбрать оптимальный инструмент под конкретные задачи и ограничения организации.
Еще одно преимущество Nextcloud — наличие плагинов и дополнительных функций платформы: календарь, задачи, чат, видеозвонки, просмотр документов, совместное редактирование и другие базовые процессы. Также стоит отметить простой и понятный интерфейс, наличие мобильных и десктопных клиентов, поддержку синхронизации и интеграции с внешними хранилищами.
Цель этой статьи — попытаться получить объективную картину рынка. Именно поэтому мы решили сравнить три разных решения: универсальный open-source, ставший популярным в своем классе; корпоративный мировой стандарт, который даже несмотря на уход с российского рынка, по-прежнему оказывает влияние на требования пользователей к другим системам; а также отечественную альтернативу, ориентированную на выполнение требований российских регуляторов, интеграцию с внутренними системами и поддержку импортозамещения.
Именно такой подход помогает оценить разные векторы развития подобных решений и платформ и выбрать оптимальный инструмент под конкретные задачи и ограничения организации.
Архитектура решений: как устроены и где могут работать
Nextcloud Files построен по принципу «всё в одном»: это монолитное приложение, работающее на веб-сервере (чаще Apache или Nginx), написанное на PHP. Развернуть Nextcloud можно самостоятельно, но это не всегда «легко», особенно для начинающих. Процесс включает в себя несколько шагов, требующих определенных знаний в области веб-серверов, баз данных и безопасности. Однако существуют и более простые способы развёртывания — например, через Docker. Есть и готовые сборки с автонастройкой. По сути, это частный аналог Google Drive или Dropbox, только вы сами полностью контролируете сервер и данные. Благодаря этому Nextcloud Files является весьма привлекательным решением для организаций, которым важна автономность и контроль.
SharePoint — это уже большая экосистема, а не просто файловый сервис. Хотя с точки зрения работы с файлами и совместной работы команд — это мировой лидер и пример решения, отвечающего требованиям корпоративного уровня. SP может работать как в облаке (в составе Microsoft 365), так и на своих серверах. Правда, для локального использования потребуется развернуть целый стек — базы данных, Active Directory, веб-серверы и т. д. Система сложная, требует ресурсов и квалифицированных администраторов.
iSpace построен на микросервисной архитектуре, то есть состоит из независимых компонентов, которые можно масштабировать по отдельности. Развертывается с использованием контейнеров, что упрощает процесс. Платформа изначально создавалась для развёртывания в закрытых сетях и совместима с отечественными операционными системами и прикладным ПО. Это важно для организаций с повышенными требованиями к изоляции, безопасности и соответствию регуляторным правилам (например, в госсекторе или госкорпорациях).
SharePoint — это уже большая экосистема, а не просто файловый сервис. Хотя с точки зрения работы с файлами и совместной работы команд — это мировой лидер и пример решения, отвечающего требованиям корпоративного уровня. SP может работать как в облаке (в составе Microsoft 365), так и на своих серверах. Правда, для локального использования потребуется развернуть целый стек — базы данных, Active Directory, веб-серверы и т. д. Система сложная, требует ресурсов и квалифицированных администраторов.
iSpace построен на микросервисной архитектуре, то есть состоит из независимых компонентов, которые можно масштабировать по отдельности. Развертывается с использованием контейнеров, что упрощает процесс. Платформа изначально создавалась для развёртывания в закрытых сетях и совместима с отечественными операционными системами и прикладным ПО. Это важно для организаций с повышенными требованиями к изоляции, безопасности и соответствию регуляторным правилам (например, в госсекторе или госкорпорациях).
Функциональность и работа с документами: что умеют
Nextcloud Files предлагает базовый набор: хранение и совместный доступ к файлам, версионность, предпросмотр документов, мобильные и десктопные клиенты. Можно установить редактор (OnlyOffice или Collabora) и работать с документами прямо в браузере. Есть встроенные календари, чат и видеозвонки — удобно для небольших команд. Но если вам нужно настроить какие-то автоматизированные процессы, связанные с файлами или документами, не хватает возможности сложного согласования договора по ролям и этапам. Простые автоматизации есть, но они больше напоминают фильтры или правила, как в почте. Также отсутствует возможность обогащения метаданными и создания «пространств» для команд и управления ими, как например в SharePoint
Как «хранилище» для файлов, Nextcloud Files больше похож на решения класса «Диск» — Dropbox, Яндекс Диск или другие подобные. Концептуально, хранение файлов в структуре папок и подпапок все равно относится к какому-либо непосредственному пользователю, хотя и позволяет делиться доступом. В отличие от этого, в SharePoint библиотеки документов и папки «принадлежат» сайту, как пространству команды или подразделения.
Как «хранилище» для файлов, Nextcloud Files больше похож на решения класса «Диск» — Dropbox, Яндекс Диск или другие подобные. Концептуально, хранение файлов в структуре папок и подпапок все равно относится к какому-либо непосредственному пользователю, хотя и позволяет делиться доступом. В отличие от этого, в SharePoint библиотеки документов и папки «принадлежат» сайту, как пространству команды или подразделения.
SharePoint — это скорее корпоративный конструктор. Файлы и документы можно обогащать метаданными, помещать в библиотеки, создавать формы, строить списки. Всё интегрировано с другими продуктами Microsoft — Teams, Outlook, OneDrive. Есть мощная автоматизация через Power Automate (это как конструктор бизнес-процессов). Минус в том, что всё это работает хорошо, только если вы уже «внутри» Microsoft 365 и готовы платить за подписки.
В части совместной работы с файлами и документами система iSpace заточена именно под процессы совместной работы пользователей в командах и подразделениях. При этом функциональность платформы поддерживает востребованные в корпоративном сегменте сценарии:
- Обогащение метаданными — по аналогии с MS SharePoint. Для организаций, которые имеют опыт использования метаданных в импортных решениях мирового уровня, таких как SharePoint, это зачастую важный функционал, которого решения класса «Диск» не предоставляют. Для корпоративных сценариев примитивного набора метаданных («кто загрузил файл, кто изменил и когда») явно недостаточно.
- Мощный поиск не только по ключевым словам в содержании и названиях файлов, но и по метаданным
- Создавать сайты, как пространства команд, где размещать библиотеки, папки, файлы. Сайт — это логическая сущность, которая имеет собственную ролевую модель, распределение прав и полномочий пользователей, в т. ч. по управлению контентом — файлами, документами. Аналогично, уровнем ниже существуют библиотеки, которые также могу управляться отдельно друг от друга с точки зрения доступа и полномочий пользователей и групп.
- Действительно гибкая функциональность по управлению правами и разрешениями на контент. Возможность создавать свои «уровни прав», состоящие из набора разрешений и применять их в управлении доступом отдельных пользователей; управлять наследованием прав и задавать уникальные права; восстанавливать наследование; отслеживать изменения метаданных файлов и документов при помощи журнала версий.
- Здесь можно создавать автоматизации — визуально нарисовать маршрут согласования (через визуальный конструктор процессов BPMN 2.0, low-code / no-code-инструменты), создать карточку документа с нужными полями и логикой, задать роли и права. Управлять жизненным циклом контента.
- В части совместного редактирования офисных документов iSpace позволяет использовать как OnlyOffice или Collabora по аналогии с Nextcloud Files, так и российские Р7 Офис и МойОфис, а тем, кому привычнее «офис» от Microsoft — веб-редакторы MS Office.
Интеграция и расширяемость: как подружить
с другими системами
Nextcloud можно расширять за счёт приложений — в их магазине сотни модулей. Есть поддержка LDAP, S3, WebDAV, можно подключать внешние хранилища и сервисы. Но стоит понимать, что большинство дополнений делает сообщество, и уровень их надёжности разный. «Серьёзную» интеграцию с бухгалтерией или ERP-системой придётся разрабатывать самостоятельно.
SharePoint отлично интегрируется с другими продуктами Microsoft — Excel, Teams, Outlook, Dynamics прямо «из коробки». Но за пределами этой экосистемы всё сложнее. Чтобы интегрироваться с системами других производителей, нужно знание специфических технологий — SPFx, Graph API, Power Platform.
iSpace спроектирован с учётом потребностей крупных компаний. Есть полностью открытый API, и описание в swagger всех методов. Это делает систему удобной для включения в большие корпоративные ландшафты, особенно если есть требования к отечественному ПО.
SharePoint отлично интегрируется с другими продуктами Microsoft — Excel, Teams, Outlook, Dynamics прямо «из коробки». Но за пределами этой экосистемы всё сложнее. Чтобы интегрироваться с системами других производителей, нужно знание специфических технологий — SPFx, Graph API, Power Platform.
iSpace спроектирован с учётом потребностей крупных компаний. Есть полностью открытый API, и описание в swagger всех методов. Это делает систему удобной для включения в большие корпоративные ландшафты, особенно если есть требования к отечественному ПО.
Безопасность и соответствие требованиям: основа корпоративной защиты
Nextcloud обеспечивает базовую безопасность: HTTPS, двухфакторная аутентификация, шифрование файлов, разграничение прав. Всего этого зачастую достаточно для небольших организаций. Но если существуют требования к применению ПО из реестра российского ПО, то тут Nextclod Files не соответствует.
SharePoint управляется через центр безопасности Microsoft — это удобно, если у вас вся инфраструктура в Microsoft 365. Поддерживаются политика доступа, аудит, DLP, шифрование, SSO. Однако локальная версия потребует отдельной настройки. И далеко не всё из этого сертифицировано для работы с конфиденциальной информацией в российской юрисдикции.
iSpace ориентирован на соответствие требованиям ИБ: работает с российскими СУБД, операционными системами, криптографией, поддерживает ролевое разграничение доступа, логирование, двухфакторную авторизацию, SSO и интеграцию со средствами контроля. Может использоваться в полностью закрытом контуре, без доступа к интернет. Это важный плюс для компаний, работающих в регулируемых отраслях или с критической информацией.
SharePoint управляется через центр безопасности Microsoft — это удобно, если у вас вся инфраструктура в Microsoft 365. Поддерживаются политика доступа, аудит, DLP, шифрование, SSO. Однако локальная версия потребует отдельной настройки. И далеко не всё из этого сертифицировано для работы с конфиденциальной информацией в российской юрисдикции.
iSpace ориентирован на соответствие требованиям ИБ: работает с российскими СУБД, операционными системами, криптографией, поддерживает ролевое разграничение доступа, логирование, двухфакторную авторизацию, SSO и интеграцию со средствами контроля. Может использоваться в полностью закрытом контуре, без доступа к интернет. Это важный плюс для компаний, работающих в регулируемых отраслях или с критической информацией.
Полная таблица доступна по ссылке
Заключение: для кого какое решение
Все три платформы решают схожие задачи, но делают это по-разному.
Nextcloud Files подойдёт тем, кто ищет лёгкое, простое и независимое решение для обмена файлами и базовой совместной работы, когда достаточно возможностей решений класса «Диск». Решение особенно удобно для небольших команд или компаний, которые хотят контролировать данные у себя и не зависеть от облаков. Но для более сложных корпоративных сценариев возможностей будет не хватать.
SharePoint логично использовать, если вы уже «внутри» Microsoft 365 и хотите расширить совместную работу, документы и процессы, не выходя из единой среды. Однако в изолированных или суверенных инфраструктурах (например, с ограничением доступа в интернет) SP становится громоздким и неудобным.
iSpace — это вариант для организаций, где совместная работа с файлами и документами, процессы, согласования, маршруты и формализованные документы — часть ежедневной деятельности. Платформа позволит реализовать большинство корпоративных сценариев в организации совместной работы групп, подразделений и команд, предоставляя достаточно схожий пользовательский опыт с таким enterprise-решение, как SharePoint.
В конечном итоге выбор зависит от того, какие задачи вы решаете: если нужно просто хранить и делиться файлами — хватит Nextcloud Files. Если требуется тесная интеграция с Microsoft — это SharePoint. А если хочется возможностей как в SharePoint, при этом необходима импортонезависимость — стоит смотреть в сторону iSpace.
Nextcloud Files подойдёт тем, кто ищет лёгкое, простое и независимое решение для обмена файлами и базовой совместной работы, когда достаточно возможностей решений класса «Диск». Решение особенно удобно для небольших команд или компаний, которые хотят контролировать данные у себя и не зависеть от облаков. Но для более сложных корпоративных сценариев возможностей будет не хватать.
SharePoint логично использовать, если вы уже «внутри» Microsoft 365 и хотите расширить совместную работу, документы и процессы, не выходя из единой среды. Однако в изолированных или суверенных инфраструктурах (например, с ограничением доступа в интернет) SP становится громоздким и неудобным.
iSpace — это вариант для организаций, где совместная работа с файлами и документами, процессы, согласования, маршруты и формализованные документы — часть ежедневной деятельности. Платформа позволит реализовать большинство корпоративных сценариев в организации совместной работы групп, подразделений и команд, предоставляя достаточно схожий пользовательский опыт с таким enterprise-решение, как SharePoint.
В конечном итоге выбор зависит от того, какие задачи вы решаете: если нужно просто хранить и делиться файлами — хватит Nextcloud Files. Если требуется тесная интеграция с Microsoft — это SharePoint. А если хочется возможностей как в SharePoint, при этом необходима импортонезависимость — стоит смотреть в сторону iSpace.
