Организовать совместную работу сотрудников с файлами формата офисных документов — одна из главных задач для многих организаций. Для ее выполнения необходимо обеспечить удобное хранение, совместное редактирование, обмен документами, управление правами. Производители П О для работы с офисными документами предлагают решения в виде сервера совместной работы с документами: сервер дает базовые функции вроде веб-редакторов документов офисных форматов с возможностью совместного редактирования, общего доступа, контроля версий и разграничения прав доступа.
Однако бизнес-сценарии по совместной работе пользователей с файлами и документами в современных организациях требуют более широкого функционала и возможностей для пользователей с точки зрения организации своей совместной работы и поддержки необходимых процессов.
Поэтому возможностей «сервера совместной работы с документами» оказывается недостаточно — особенно, когда организации имели опыт использования современных импортных решений и привыкли к своим сценариям совместной работы с файлами и документами.
В таком случае пользователи обращаются к ECM-платформам, имеющим расширенную функциональность и способным поддерживать необходимые и привычные сценарии совместной работы с файлами и документами в командах и подразделениях. Одним из примеров такой ECM-платформы является iSpace.
Многие считают «серверы совместной работы» и ECM-систему взаимозаменяемыми способами работы с информацией, однако у них все же разные цели и возможности. Давайте разберемся подробнее.
Однако бизнес-сценарии по совместной работе пользователей с файлами и документами в современных организациях требуют более широкого функционала и возможностей для пользователей с точки зрения организации своей совместной работы и поддержки необходимых процессов.
Поэтому возможностей «сервера совместной работы с документами» оказывается недостаточно — особенно, когда организации имели опыт использования современных импортных решений и привыкли к своим сценариям совместной работы с файлами и документами.
В таком случае пользователи обращаются к ECM-платформам, имеющим расширенную функциональность и способным поддерживать необходимые и привычные сценарии совместной работы с файлами и документами в командах и подразделениях. Одним из примеров такой ECM-платформы является iSpace.
Многие считают «серверы совместной работы» и ECM-систему взаимозаменяемыми способами работы с информацией, однако у них все же разные цели и возможности. Давайте разберемся подробнее.
Сервер совместной работы с документами: универсальный, но базовый
«Сервер совместной работы с документами» обычно сочетает веб-приложения текстового редактора, редактора таблиц, презентаций, место для хранения и обмена документами и механизмы управления правами на редактирование офисных документов. Для некоторых организаций этого достаточно: сотрудники просто обмениваются файлами, централизовано хранят их, совместно их редактируют. По сути, бизнес-сценарии использования сводятся к некому файлообменнику с возможностью совместного редактирования документов.
Такие решения по сути являются «дополнениями» к десктопным приложениям офисных редакторов, предоставляя возможности совместного открытия и редактирования файлов и базовые возможности управления правами, в основном для файлов офисного формата — таблиц, презентаций, текстовых документов.
Ключевые отличия типового «Сервера совместной работы с документами» от ЕСМ в части работы с файлами и офисными документами можно представить так:
Такие решения по сути являются «дополнениями» к десктопным приложениям офисных редакторов, предоставляя возможности совместного открытия и редактирования файлов и базовые возможности управления правами, в основном для файлов офисного формата — таблиц, презентаций, текстовых документов.
Ключевые отличия типового «Сервера совместной работы с документами» от ЕСМ в части работы с файлами и офисными документами можно представить так:
iSpace: ECM-платформа для организации работы сотрудников и команд с корпоративным контентом любых форматов и управления этим контентом и связанными процессами
Платформа iSpace, будучи ECM-системой, является не просто хранилищем файлов, с поддержкой сценариев совместного редактирования документов. iSpace — это, прежде всего, корпоративная среда, в которой каждая команда, подразделение или проект получают собственное рабочее пространство, где файлы и документы, а также связанные с ними задачи и автоматизированные процессы, новости, обсуждения и коммуникации объединены в единую структуру. Это система «цифровых пространств» для совместной работы в командах с корпоративным контентом, поддерживающая самоорганизацию бизнес-пользователей, применение корпоративных правил и ролевую модель, автоматизации связанных процессов. Здесь пользователь — это участник различных команд, начиная от формальных, таких как подразделение и компания целиком, и заканчивая командами проектов или иных временных и "виртуальных" объединений сотрудников.
Главные сценарии, где iSpace уходит далеко за рамки простого сервиса совместного редактирования документов:
Главные сценарии, где iSpace уходит далеко за рамки простого сервиса совместного редактирования документов:
- Возможности управления доступом — управление доступом, ролями и полномочиями пользователей здесь начинается на уровне сайта, как выделенной области команды, затем управление доступно на уровне библиотек документов и списков, далее — на уровне отдельных папок, подпапок, файлов и элементов списков, с грануляцией вплоть до отдельных свойств объектов — метаданных. Можно настроить доступ к сайту, библиотеке, папке или конкретному файлу, а также спискам для групп или отдельных пользователей, использовать наследование прав от родительской структуры, а также задавать уникальные права. Управление правами доступно для файлов любых форматов, а также для списков и их элементов, включая вложения файлов в элементы списка
- Метаданные и поиск — функциональность управления метаданными дает целый спектр возможностей, широко используемых в корпоративных сценариях. Возможности расширения и настройки структуры метаданных для библиотек документов и списков позволяют управлять контентом и автоматизировать процессы. Поиск по метаданным позволяют находить информацию даже в масштабных хранилищах файлов и архивах. Метаданные документа не ограничиваются лишь информацией о том, кто и когда его создал и изменил. Например, пользователи также могут добавлять любые собственные свойства, фильтры, основанные на атрибутах, которые используются в вашей компании для обозначения файлов.
- Автоматизация процессов — согласования, уведомления, утверждения напоминания настраиваются без сложного программирования, а интеграция с внешними системами доступна благодаря открытому API.
- Гибридная и удаленная работа — доступ из любой точки мира и хранение критичных данных в локальной инфраструктуре.
- История версий — автоматически сохраняйте историю версий для каждого файла или документа и элементов списков: можно вернуться к предыдущей версии; видно, кто и когда вносил изменения; удобно для аудита и устранения ошибок.
Когда требуется больше
Если организация работает только в одном офисе, без распределенных команд и сложных процессов, базовых функций «сервера совместной работы с документами» может быть вполне достаточно. Но как только появляются удаленные сотрудники, проекты с множеством взаимосвязанных задач, требования к интеграции с другими корпоративными системами — простого сервиса уже не хватает.
В таких ситуациях ECM-платформа становится инструментом, который не только хранит документы, но и также создает рабочее пространство, способное масштабироваться под реальные бизнес-потребности и расти вместе с компанией.
В таких ситуациях ECM-платформа становится инструментом, который не только хранит документы, но и также создает рабочее пространство, способное масштабироваться под реальные бизнес-потребности и расти вместе с компанией.
Расскажите свою задачу — мы найдем решение
