Руководитель компании или подразделения — это человек, который каждый день принимает десятки, а иногда и сотни решений. У него в голове одновременно крутятся стратегические задачи, операционные вопросы, финансы и много всего другого. В такой ситуации важно не просто отдавать поручения, но и быть уверенным, что они точно будут выполнены с нужным результатом.
Чтобы все поручения были выполнены в срок, а контроль за их исполнением не превратился в сложную и утомительную задачу, которая отнимает много времени, многие руководители прибегают к помощи специализированных решений для маршрутизации и контроля задач, о плюсах которых мы и поговорим в этой статье.
Чтобы все поручения были выполнены в срок, а контроль за их исполнением не превратился в сложную и утомительную задачу, которая отнимает много времени, многие руководители прибегают к помощи специализированных решений для маршрутизации и контроля задач, о плюсах которых мы и поговорим в этой статье.
Что такое управление поручениями?
Управление поручениями — это системный процесс постановки, отслеживания и контроля выполнения задач, которые руководитель делегирует своим подчинённым. В отличие от простого чек-листа или таск-трекера, это полноценная прозрачная система, позволяющая не упустить важные детали, грамотно распределить задачи и при необходимости — декомпозировать их на подзадачи.
Например, вы поручили своему заместителю или руководителю отдела маркетинга подготовить предложение по новому направлению. Через неделю вы интересуетесь результатом, но он, оказывается, забыл о задаче, либо понял её не так, как вы ожидали. В результате — потерянное время, а возможно, и упущенная деловая возможность. Такое случается часто, особенно если поручения фиксируются «на коленке»: устно, в чатах, разрозненных письмах или в виде неструктурированного протокола совещания.
Часто задачи формируются прямо в ходе совещания, где секретарь фиксирует протокол. Он может быть оформлен в виде документа (иногда даже под подпись) и отправлен по почте, но такой документ легко теряется в потоке многочисленных входящих писем, а вы в итоге не получаете напоминаний и теряете контроль над тем, что и кому было поручено.
Управление поручениями — это не просто таск-трекер. Это специализированное решение, в рамках которого все поручения оформляются в единой системе, где фиксируются сроки, ответственные, статусы и хронология изменений. Вы всегда можете отследить, кто является текущим исполнителем, на каком этапе находится задача, какие действия уже были предприняты и какие согласования ещё предстоят. Подобное решение позволяет обеспечить прозрачность, дисциплину исполнения и своевременную реакцию на отклонения от плана.
Например, вы поручили своему заместителю или руководителю отдела маркетинга подготовить предложение по новому направлению. Через неделю вы интересуетесь результатом, но он, оказывается, забыл о задаче, либо понял её не так, как вы ожидали. В результате — потерянное время, а возможно, и упущенная деловая возможность. Такое случается часто, особенно если поручения фиксируются «на коленке»: устно, в чатах, разрозненных письмах или в виде неструктурированного протокола совещания.
Часто задачи формируются прямо в ходе совещания, где секретарь фиксирует протокол. Он может быть оформлен в виде документа (иногда даже под подпись) и отправлен по почте, но такой документ легко теряется в потоке многочисленных входящих писем, а вы в итоге не получаете напоминаний и теряете контроль над тем, что и кому было поручено.
Управление поручениями — это не просто таск-трекер. Это специализированное решение, в рамках которого все поручения оформляются в единой системе, где фиксируются сроки, ответственные, статусы и хронология изменений. Вы всегда можете отследить, кто является текущим исполнителем, на каком этапе находится задача, какие действия уже были предприняты и какие согласования ещё предстоят. Подобное решение позволяет обеспечить прозрачность, дисциплину исполнения и своевременную реакцию на отклонения от плана.
Почему руководителям важно использовать специализированные решения для управления поручениями?
Если вы топ-менеджер или владелец бизнеса, вам наверняка знакома проблема нехватки времени. Невозможно держать в голове всё сразу и помнить о каждом поручении. Вот лишь несколько проблем, с которыми вы можете регулярно сталкиваться:
Подобные проблемы могут негативно сказаться на вашей работе, привести к снижению общей эффективности, увеличению временных и финансовых затрат, замедлению роста компании и утрате конкурентных преимуществ, а в долгосрочной перспективе и при худшем раскладе событий – даже к потере прибыли.
- Потеря контроля над процессом – как узнать, выполнено поручение или нет? Если задача дана устно или написана в чате, следить за её выполнением становится проблематично.
- Дублирование задач – если поручения не зафиксированы в одном месте, вы можете случайно дать одно и то же задание разным людям.
- Путаница с дедлайнами – без чёткой системы можно упустить сроки или забыть о промежуточных этапах.
- При постановке задач зачастую используются множество каналов коммуникаций – начиная от совещаний и протоколов и заканчивая устной постановкой при встрече или сообщением в мессенджере. Тому, кто выдаёт поручения, сложно уследить за ними, а тому кто их получает – легко запутаться, потерять и упустить дедлайн.
Подобные проблемы могут негативно сказаться на вашей работе, привести к снижению общей эффективности, увеличению временных и финансовых затрат, замедлению роста компании и утрате конкурентных преимуществ, а в долгосрочной перспективе и при худшем раскладе событий – даже к потере прибыли.
Как решения для управления поручениями помогают топ-руководителям?
- Фиксация всех поручений в единой системе. Система позволяет фиксировать статус задач, дедлайны и назначать ответственных, добавлять к поручению наблюдателей и со-исполнителей.
- Контроль выполнения задач. Вы всегда видите, на каком этапе находится работа по вашему поручению. Вы можете оперативно среагировать на возникающие в процессе проблемы, если что-то пошло не так.
- Экономия времени. Не нужно каждый раз лично уточнять статус задачи — все данные находятся в системе, доступной вам в любой момент. Статусы легко контролировать через специальный “монитор” руководителя.
- Уменьшение рисков. Чётко поставленные задачи с дедлайнами и ответственными снижают риск недопонимания и невыполнения поручений.
- Прозрачность. Вы видите, кто и что делает, и можете оценить загрузку сотрудников.
Решение для управления поручения на базе платформы iSpace
Допустим, вы хотите поручить своему заместителю подготовку отчета по итогам квартала. Вы фиксируете задачу в системе для управления поручениями на базе iSpace, а именно указываете, кто отвечает за выполнение, устанавливаете срок и прописываете ключевые требования. В системе будет отображаться текущий статус, который вы сможете отследить через “монитор”. Если задача задерживается, вы сразу получите уведомление.
Кроме того, решение на базе iSpace поможет отслеживать поручения даже в случаях, когда вы передаете задачу сразу на несколько исполнителей – платформа поможет скоординировать их действия и не допустить задержек.
Кроме того, решение на базе iSpace поможет отслеживать поручения даже в случаях, когда вы передаете задачу сразу на несколько исполнителей – платформа поможет скоординировать их действия и не допустить задержек.
Почему именно iSpace?
- Интуитивно понятный интерфейс платформы создан для того, чтобы облегчить жизнь руководителям и их командам, а не усложнить ее.
- Легко адаптировать систему под свой стиль управления благодаря гибкой настройке.
- Автоматические напоминания и уведомления не дадут забыть о важных задачах.
- Вся информация надежно защищена, поскольку разработчики системы уделяют особое внимание обеспечению высокой безопасности данных.
10 причин, почему компании выбирают iSpace для автоматизации бизнеса
Вывод
Решение для управления поручениями — это удобный инструмент для топ-руководителей, которые хотят оптимизировать своё время, повысить эффективность и организованность сотрудников компании и снизить риски.
Платформа iSpace помогает держать всё под контролем и сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на рутину.
Как начать управлять поручениями в вашей компании? Обратитесь к специалистам iSpace, и мы ответим на все ваши вопросы!
Платформа iSpace помогает держать всё под контролем и сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на рутину.
Как начать управлять поручениями в вашей компании? Обратитесь к специалистам iSpace, и мы ответим на все ваши вопросы!
