Совещания — неотъемлемая часть рабочего процесса, направленная на синхронизацию действий участников бизнес-процессов. Однако без чёткого регламента и соблюдения правил проведения совещаний они могут превратиться в пустую трату времени. Как не стать заложником ситуации, когда встречи затягиваются, не приносят результатов и просто тратят ваше время? Обсудим в этой статье.
Основные виды совещаний
Совещания — это обычно достаточно продолжительная встреча команды (от 1 часа и более), направленная на обсуждение текущих задач, подведение итогов и планирование дальнейших действий. Короткие деловые встречи по 15–30 минут называют планёрками. Они помогают “на месте” синхронизировать работу, выявить проблемы и оперативно найти решения.
В целом, совещания обычно делят на следующие группы:
Кроме этого, совещания могут быть регулярными (то есть проходить в одно и то же время в определённый отрезок времени) или нерегулярными (то есть проводиться только единожды).
В целом, совещания обычно делят на следующие группы:
- Ежедневные: проводятся в начале рабочего дня для распределения задач и обсуждения оперативных вопросов.
- Еженедельные: подведение итогов недели, анализ достижений и постановка целей на следующую неделю.
- Ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые: глубокий анализ результатов, обсуждение стратегических направлений и корректировка планов.
Кроме этого, совещания могут быть регулярными (то есть проходить в одно и то же время в определённый отрезок времени) или нерегулярными (то есть проводиться только единожды).
Лучший способ провести рабочее совещание: советы
Наверняка, многим из нас знакома ситуация, когда встреча оказалась неэффективной. На повестке дня было так много вопросов, что ни один из них не удалось решить до конца, ведь участники совещания постоянно отклонялись от главной темы, перескакивая с одного вопроса на другой. Как избежать подобных ситуаций в будущем?
Стоит заранее определить темы для обсуждения и сообщить их участникам. Это поможет сосредоточиться на главном и избежать отклонений. А если вопросы, планируемые к обсуждению, требуют предварительной подготовки от участников - стоит это заблаговременно обозначить.
Установите тайминг для встречи. Например, ежедневные планёрки не должны превышать 15–20 минут. По истечению времени встреча должна заканчиваться.
Если участников встречи достаточно много, рекомендуем назначить модератора, который будет следить за порядком и соблюдением регламента, а также фиксировать ключевые моменты.
Каждый сотрудник должен иметь возможность высказаться, но без лишних отступлений. Стремитесь к лаконичности и конкретике.
Все принятые решения и назначенные задачи должны быть задокументированы с указанием ответственных лиц, ожидаемых результатови сроков выполнения.
Применяйте специализированные инструменты для управления совещаниями, такие как модуль “Управления совещаниями” от iSpace, которые помогают планировать встречи, фиксировать решения и контролировать выполнение задач.
- Чёткая повестка
Стоит заранее определить темы для обсуждения и сообщить их участникам. Это поможет сосредоточиться на главном и избежать отклонений. А если вопросы, планируемые к обсуждению, требуют предварительной подготовки от участников - стоит это заблаговременно обозначить.
- Ограничение по времени
Установите тайминг для встречи. Например, ежедневные планёрки не должны превышать 15–20 минут. По истечению времени встреча должна заканчиваться.
- Распределение ролей
Если участников встречи достаточно много, рекомендуем назначить модератора, который будет следить за порядком и соблюдением регламента, а также фиксировать ключевые моменты.
- Активное участие
Каждый сотрудник должен иметь возможность высказаться, но без лишних отступлений. Стремитесь к лаконичности и конкретике.
- Фиксация решений
Все принятые решения и назначенные задачи должны быть задокументированы с указанием ответственных лиц, ожидаемых результатови сроков выполнения.
- Использование технологий
Применяйте специализированные инструменты для управления совещаниями, такие как модуль “Управления совещаниями” от iSpace, которые помогают планировать встречи, фиксировать решения и контролировать выполнение задач.
Типичные ошибки при проведении совещаний
- Отсутствие чёткой цели – собрание без ясной цели превращается в пустую трату времени.
- Затягивание времени – длительные обсуждения утомляют участников и снижают эффективность.
- Игнорирование мнений – если кто-то из участников не имеет возможности высказаться, это может привести к упущению важных деталей.
- Отсутствие протокола – без записи решений и задач сложно отслеживать прогресс и ответственность.
- Слишком много или мало встреч – вас бросает из крайности в крайность. Совещаний либо слишком много, и люди не успевают работать, либо слишком мало, и руководители не в курсе состояния дел.
Зачем нужно бизнес-приложение "Управление совещаниями" от iSpace?
Бизнес-приложение "Управление совещаниями" от iSpace предназначено для оптимизации процесса организации и проведения любых видов встреч – от совещаний совета топ-директоров до небольших рабочих встреч отдельных подразделений. Внедрение инструмента предоставляет следующие преимущества:
- Чёткое и удобное планирование: подготовка встреч с указанием повестки, целей и задач.
- Подведение итогов: фиксация важной информации и поручений непосредственно во время встречи.
- Исполнение решений: назначение ответственных лиц и контроль сроков выполнения задач.
- Шаблоны: использование готовых шаблонов для разных видов задач экономит время.
- Порядок и эффективность: система требует заполнения обязательных параметров при планировании, что обеспечивает участникам всю необходимую информацию заранее.
- Качество подготовки: участникам могут заранее назначаться задачи по подготовке к совещанию, а система автоматически уведомит о них.
- История: информация о проведенных совещаниях, задачах и поручениях доступна ответственным в любой момент.
- Контроль исполнения: легко отслеживать статус выполнения поручений.
- Быстрый поиск: поиск по ключевым словам и фильтрация по параметрам и метаданным.
- Безопасность: доступ к информации разграничивается с использованием ролевой модели.
Какие регулярные совещания следует проводить в компании?
- Ежедневные планёрки — обсуждение текущих задач и оперативных вопросов, распределение обязанностей.
- Еженедельные совещания — подведение итогов недели, анализ продуктивности команды, корректировка целей.
- Ежемесячные встречи — обсуждение глобальных результатов, стратегическое планирование и оценка эффективности бизнеса.
- Стратегические совещания — анализ рынка, обсуждение новых направлений и долгосрочных перспектив.
Выбор конкретных типов и частоты совещаний зависит от специфики вашей компании и команды.
Заключение
Эффективные совещания — это не про длинные и хаотичные обсуждения, а про чётко выстроенный процесс. Следуя простым правилам, можно значительно повысить продуктивность команды и сэкономить время на корпоративных собраниях.
