С каждым годом управление документами становится всё более важной задачей для бизнеса. В наступившем 2025 году, с появлением более технологичных решений, вопрос выбора между инструментами как никогда актуален. В этой статье мы подробно обсудим разницу между системами электронного документооборота (СЭД) и решениями для управления жизненным циклом контрактов (CLM – Contract Lifecycle Management). Как понять, что нужно именно вашей компании, и какой подход обеспечит максимальную эффективность?
Что такое СЭД и CLM?
СЭД (система электронного документооборота) отвечает за организацию электронного документооборота на предприятии, «специализируясь» на формализованном контенте, таком как договора, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденция, автоматизируя процессы в части согласований и донесения информации до адресатов.
Узнайте о разнице между ECM, СЭД и BPM
CLM (управление жизненным циклом контрактов) фокусируется на контрактах. Подобные системы и автоматизируют автоматизации всех этапов процессовы работы с контрактами, включая:
- Хранение и совместный доступ. CLM предоставляет централизованное место для хранения всех контрактов в вашей организации, гарантируя их безопасность и упрощая поиск.
- Подготовка проектов контрактов на основе шаблонов. CLM позволяет создавать типовые документы, используя готовые шаблоны. Решение исключает ошибки, сокращает время на подготовку и унифицирует формат.
- Согласование внутри компании. Процесс согласования автоматизируется, включая уведомления и напоминания. Вам больше не придется отчитываться об опозданиях!
- Переговоры и согласования с контрагентом. Инструменты CLM поддерживают совместную работу с внешними сторонами, включая возможность редактирования и комментирования документов.
- Одобрение контракта. Встроенные механизмы отслеживания и уведомлений помогают ускорить этапы финального одобрения.
- Подписание. CLM интегрируется с сервисами электронной подписи, что позволяет завершать сделки удалённо и без бумажной волокиты.
- Исполнение (контроль обязательств). Система отслеживает выполнение условий контракта: сроки, суммы платежей, поставки и другие обязательства. Уведомления помогают не пропустить важные события.
- Изменения контракта. CLM фиксирует любые изменения условий и автоматически обновляет версии документа, обеспечивая контроль и прозрачность бизнес-процессов.
- Пролонгация. CLM помогает отслеживать истечение контрактов и осуществлять пролонгацию.
В чём различие СЭД и CLM?
Хотя обе системы направлены на повышение эффективности работы с документами, у них разные цели:
Кому подходит СЭД?
Если ваша компания активно работает с разнообразными документами — договорами, внутренними приказами, заявками, отчётами — то СЭД станет универсальным решением, которое поможет упорядочить хаотичный документооборот, создать единое хранилище данных и, конечно же, автоматизировать рутинные процессы.
В прошлом году мы внедрили СЭД на базе iSpace в одно из крупнейших и старейших предприятий Санкт-Петербурга – АО «Адмиралтейские верфи». Подробнее о том, как нам удалось автоматизировать бизнес-процессы компании и обеспечить масштабируемость на 2000+ сотрудников в первые месяцы работы системы, вы можете узнать здесь.
Когда следует выбрать CLM?
Если же ваша основная цель — это управление контрактами, а ошибки или задержки в этой области стоят компании больших затрат, тогда CLM — лучший выбор. Система позволит:
- Автоматизировать бизнес-задачи и динамические маршруты согласования, а также последующие фазы жизненного цикла контрактов;
- Снизить риски несоблюдения обязательств;
- Упростить аудит и анализ условий.
Тренды 2025 года
Сейчас в России появляется все больше вендоров, предлагающих как готовые специализированные CLM-решения, так и возможность создания собственного бизнес-приложения для управления жизненным циклом контрактов с учётом индивидуальных потребностей.
Некоторые эксперты отмечают, что уже в самом ближайшем будущем рынок ждет перераспределение, поскольку часть клиентов начнёт отказываться от устаревших СЭД-решений и сделает выбор в пользу в современных CLM.
Некоторые эксперты отмечают, что уже в самом ближайшем будущем рынок ждет перераспределение, поскольку часть клиентов начнёт отказываться от устаревших СЭД-решений и сделает выбор в пользу в современных CLM.
Тренды будущего: что ожидать от российского IT-рынка в 2025 году?
Как выбрать?
Выбор между СЭД и CLM зависит от нескольких факторов:
- Цели бизнеса. Если нужен общий контроль документооборота — СЭД. Если приоритет — контракты, то CLM.
- Масштаб. Для небольших компаний лучше подойдут универсальные СЭД. Крупным компаниям может быть выгодно внедрение обеих систем или объединение в одном решении.
- Интеграция. Перед принятием финального решения, обратите внимание на интеграционные возможности системы с уже используемыми в вашей организации инструментами (CRM, ERP и т. д.).
Возможно, вам будет интересно:
Вывод
В 2025 году ключом к успеху станет понимание своих потребностей, поскольку СЭД и CLM – это лишь инструменты, помогающие улучшать процессы.
Хотите узнать больше о современных решениях для бизнеса? Ваша компания находится в поиске комбинированного решения, которое обеспечит как управление документами, так и автоматизацию работы с контрактами? Обратитесь к экспертам iSpace и откройте новые горизонты эффективности!
Хотите узнать больше о современных решениях для бизнеса? Ваша компания находится в поиске комбинированного решения, которое обеспечит как управление документами, так и автоматизацию работы с контрактами? Обратитесь к экспертам iSpace и откройте новые горизонты эффективности!
Часто задаваемые вопросы
- Что означает CLM?
CLM (Contract Lifecycle Management) — это управление жизненным циклом контрактов, охватывающее все этапы работы с ними: от создания до завершения.
- Что такое процесс CLM?
Процесс CLM включает создание, согласование, подписание, контроль исполнения, управление изменениями и завершение контрактов с использованием специализированных автоматизированных систем.
- Зачем использовать CLM?
CLM помогает сократить сроки работы с контрактами, уменьшить риски, улучшить соблюдение условий, повысить прозрачность и упростить управление обязательствами.
- Кто использует управление жизненным циклом контракта?
CLM используют юридические отделы, специалисты по закупкам, логистике, отделы продаж, финансы и все, кто работает с контрактами в крупных или средних компаниях.
- Что такое жизненный цикла контракта?
Жизненный цикл контракта — это весь процесс работы с контрактом: от его создания, согласования и подписания до контроля исполнения, внесения изменений и завершения или пролонгации
