Совместная работа над проектом — это процесс, требующий от команды не только профессиональных навыков, но и умения эффективно взаимодействовать. В современном мире, где глобализация и удаленная работа стали нормой, совместные проекты приобретают особую важность. Они позволяют объединять усилия специалистов из разных областей и уголков мира для достижения общей цели. В этой статье мы рассмотрим ключевые особенности и аспекты успешной командной работы, а также расскажем о топ 5 сервисах для совместной работы, на которые стоит обратить внимание.
Что такое совместная работа?
Совместная работа — это процесс, при котором несколько человек объединяют усилия и навыки для достижения общей цели. В таком виде деятельности важно эффективное взаимодействие, распределение задач и поддержка друг друга, что позволяет достичь результатов, которые трудно было бы достичь в одиночку.
С точки зрения организации, совместная работа — это стратегический подход, направленный на объединение сотрудников и ресурсов для эффективного достижения целей компании. Работа в команде включает координацию действий, распределение ролей и ответственности, а также создание условий для обмена информацией и поддержания продуктивной коммуникации. Хорошо организованная совместная работа способствует улучшению производительности и повышению качества решений.
С точки зрения организации, совместная работа — это стратегический подход, направленный на объединение сотрудников и ресурсов для эффективного достижения целей компании. Работа в команде включает координацию действий, распределение ролей и ответственности, а также создание условий для обмена информацией и поддержания продуктивной коммуникации. Хорошо организованная совместная работа способствует улучшению производительности и повышению качества решений.
Почему наладить совместную работу бывает трудно?
При организации командной работы часто возникают сложности, связанные с различием приоритетов и показателей эффективности среди участников. Руководители и менеджеры могут столкнуться с несколькими типичными проблемами, препятствующими успешной совместной деятельности:
- Удаленная работа команды. Трудности с мониторингом прогресса и своевременным предоставлением обновлений.
- Эффект социальной лени. Недостаточные усилия со стороны отдельных членов команды, что снижает общую продуктивность.
- Нечеткая зона ответственности. Отсутствие ясного понимания обязанностей коллег, что затрудняет координацию действий и эффективное взаимодействие.
Зачем нужна система совместной работы?
Чтобы решить обозначенные выше проблемы, руководители предприятий все чаще прибегают к использованию сервисов для совместной работы.
Система совместной работы необходима для эффективного взаимодействия между сотрудниками, особенно в условиях современных бизнес-процессов, где задачи требуют синхронизации усилий и обмена информацией. Благодаря такой системе команды могут работать слаженно, независимо от их географического положения и часового пояса, что повышает общую продуктивность и качество результатов.
Используя системы совместной работы, вы получаете:
Система совместной работы необходима для эффективного взаимодействия между сотрудниками, особенно в условиях современных бизнес-процессов, где задачи требуют синхронизации усилий и обмена информацией. Благодаря такой системе команды могут работать слаженно, независимо от их географического положения и часового пояса, что повышает общую продуктивность и качество результатов.
Используя системы совместной работы, вы получаете:
- Улучшенную коммуникацию. Все участники команды имеют доступ к актуальной информации и могут легко обмениваться идеями и данными.
- Прозрачность процессов. Система позволяет отслеживать выполнение задач в реальном времени, что повышает ответственность и контроль за прогрессом.
- Сокращение временных затрат. Автоматизация рутинных процессов и возможность быстрой координации действий ускоряют выполнение проектов.
- Повышение продуктивности. Четкое распределение задач и ресурсов позволяет команде сосредоточиться на ключевых аспектах работы.
- Гибкость и адаптивность. Система упрощает управление изменениями и быстрое реагирование на новые вызовы и возможности.
Проект становится прибыльным не благодаря работе 24/7, а за счет согласованной работы команды, которая движется к общей цели. Только в этом случае проект сможет оправдать ожидания, принести прибыль и пользу.
Сервисы для совместной работы (ТОП 5 систем совместной работы)
iSpace
Комплексное решение для организации совместной работы, обмена информацией и работы в командах.
Платформа iSpace позволяет организовать управлять корпоративным контентом, создавать рабочий области для сотрудников, подразделений или проектных команд для структурированного хранения файлов/документов с разграничением прав на контент.
iSpace упрощает совместную работу за счет автоматизации рутинных процессов и интеграции со сторонними системами.
Основные возможности:
Преимущества решения:
Возможно, вам будет интересно узнать:
Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»
Платформа iSpace позволяет организовать управлять корпоративным контентом, создавать рабочий области для сотрудников, подразделений или проектных команд для структурированного хранения файлов/документов с разграничением прав на контент.
iSpace упрощает совместную работу за счет автоматизации рутинных процессов и интеграции со сторонними системами.
Основные возможности:
- Создание внутренних сайтов и страниц для поддержания корпоративной культуры, обмена идеями, обсуждения проектов
- Создание библиотек документов
- Списки для создания реестров
- Работа с офисными документами в браузере
- Разграничение прав доступа к информации по ролям, пользователям и группам на основе собственных правил
- Поиск по метаданным с учетом прав доступа
Преимущества решения:
- Решение оптимизирует процессы коммуникации между сотрудниками и отделами. Автоматизирует рутинные процессы и повышает эффективность работы.
- Система позволяет соединить в единую команду всех сотрудников, в том числе территориально разделенных.
- Работать в системе можно когда угодно и где угодно, для работы нужно любое устройство с выходом в интернет.
- Модульность системы позволяет настроить ее под задачи каждой отдельной компании, что оказывает положительный эффект на введение нового инструмента в рабочий процесс.
- Доступность через открытое API.
- Полностью российское ПО от опытного разработчика.
Возможно, вам будет интересно узнать:
Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»
Jira
Jira — популярный на мировой арене сервис для совместной работы, разработанный компанией Atlassian* (также Trello и Confluence) и с учетом потребностей разработчиков и крупных IT-команд, состоящих из более, чем 100 человек. Возможности системы могут быть полезны в различных отраслях.
*В 2022 году компания Atlassian ушла из России, впоследствии заблокировав аккаунты российских пользователей.
Хотя внедрение Jira может занять значительное время, и сервис имеет ограниченные возможности для автоматизации бизнес-процессов, а также иногда медленно загружает страницы, его преимущества делают его широко используемым инструментом для командной работы:
*В 2022 году компания Atlassian ушла из России, впоследствии заблокировав аккаунты российских пользователей.
Хотя внедрение Jira может занять значительное время, и сервис имеет ограниченные возможности для автоматизации бизнес-процессов, а также иногда медленно загружает страницы, его преимущества делают его широко используемым инструментом для командной работы:
- Баг-трекер позволяет отслеживать и управлять ошибками и задачами в проектах.
- Инструменты для эффективного планирования и распределения задач в рамках спринтов, которые легко кастомизировать.
- Удобные функции для мониторинга хода выполнения задач и проектов.
- Интеграция с внешними сервисами (Gmail, Google Sheets, GitHub и другими).
- Jira можно использовать на различных устройствах благодаря доступности через API.
Bitrix24
В рамках разговора о сервисах для совместной работы невозможно обойти стороной популярную российскую платформу Bitrix24. Эта система совместной работы представляет собой комплекс инструментов для эффективного управления проектами и взаимодействия внутри команды. Bitrix24 может быть особенно хорошо для команд численностью 30–40 человек, работающих в отделах продаж и маркетинга. Однако внедрение Bitrix24 требует времени и тщательнейшего обучения, так как интерфейс сервиса содержит множество функций, которые не всегда интуитивно понятны, что может показаться сложным на первых порах.
Основные инструменты Bitrix24:
Встроенный редактор изображений, конструктор лендингов и интернет-магазинов, инструменты для электронных рассылок.
Bitrix24 – универсальное решение для совместной работы, охватывающее достаточно широкий спектр функций для управления задачами, взаимодействия с клиентами и внутренней коммуникации.
Основные инструменты Bitrix24:
- Мой План, списки, канбан-доски, диаграмма Ганта. Эти инструменты помогают организовать и визуализировать задачи, планировать работу и контролировать её выполнение.
- Управление задачами. Легкая сортировка задач, назначение ответственных лиц, отслеживание сроков и формирование чек-листов для повышения продуктивности.
- Разграничение прав доступа.
- Возможность хранения файлов в облаке, а также использование встроенного календаря и новостной ленты для координации задач.
Встроенный редактор изображений, конструктор лендингов и интернет-магазинов, инструменты для электронных рассылок.
- Интеграция с телефонией, сайтом, колл-трекингом, почтой, социальными сетями и другими платформами.
- Поддержка устройств на iOS и Android, что делает Bitrix24 доступным для работы в любом месте.
Bitrix24 – универсальное решение для совместной работы, охватывающее достаточно широкий спектр функций для управления задачами, взаимодействия с клиентами и внутренней коммуникации.
Яндекс.Трекер
Яндекс.Трекер — это инструмент для управления проектами и задачами, разработанный российской компанией Яндекс. Он предназначен для упрощения процессов совместной работы в командах, обеспечивая удобные функции для планирования, отслеживания и управления задачами. Однако по сообщениям клиентов, система отличается слабой техподдержкой и достаточно часто подвергается непредвиденным сбоям.
Основные возможности Яндекс.Трекера:
Яндекс.Трекер – это полностью российское ПО, которое помогает командам эффективно организовывать рабочие процессы, поддерживать прозрачность задач и улучшать коммуникацию между участниками. Будет особенно удобно постоянным пользователям Яндекс.
Основные возможности Яндекс.Трекера:
- Управление задачами. Позволяет создавать доски задач, презентации, проводить спринты, устанавливать сроки и приоритеты, а также комментировать и обсуждать их в рамках проекта.
- Отчеты и аналитика. Инструменты для мониторинга выполнения задач, оценки эффективности работы и анализа данных, позволяющие генерировать различного вида дашборды и графики, что помогает лучше понять текущие результаты и прогнозировать будущее.
- Интеграция. Возможность интеграции с другими сервисами и приложениями (особенно от Яндекс) для более гладкой работы и обмена данными.
- Открытое API, готовые мобильные приложения для iOS и Android.
Яндекс.Трекер – это полностью российское ПО, которое помогает командам эффективно организовывать рабочие процессы, поддерживать прозрачность задач и улучшать коммуникацию между участниками. Будет особенно удобно постоянным пользователям Яндекс.
Pyrus
Pyrus – система совместной работы, предназначенная для управления бизнес-процессами в различных областях, включая банковское дело, консалтинг, страхование, бухгалтерия, личных помощников руководителей и секретарей-референтов. Однако некоторые пользователи отмечают не очень удобный календарь и сложности с использованием базы клиентов.
- Интуитивно понятный интерфейс. Простота и удобство в использовании.
- Управление задачами. Функции сортировки, меток, напоминаний и повторов задач, а также возможность переноса выполнения на более поздний срок.
- Интеграция переписок. Перенос рабочих переписок из электронной почты и мессенджеров.
- Отчеты и аналитика. Подробные отчеты и аналитические данные для оценки производительности.
- Групповая работа с файлами. Возможность совместной работы над документами.
- Синхронизация с облачными сервисами.
- Доступность для мобильных пользователей iOS и Android.
Зачем организовывать совместную работу в компании? Наши рекомендации
- Одним из первых и важных этапов любой совместной работы является планирование. Команда должна четко понимать цели проекта, его масштаб и сроки выполнения. Не менее важно правильно распределить роли среди участников. У каждого сотрудника должны быть свои задачи, соответствующие его компетенциям и опыту. Это позволяет избежать дублирования усилий и повысить общую эффективность работы.
- Эффективная коммуникация — основной элемент успешной совместной работы. Важно обеспечить постоянный обмен информацией между всеми сотрудниками. Это помогает избегать недоразумений, быстро решать возникающие проблемы и своевременно корректировать ход работы.
- В наше время совместная работа немыслима без использования специализированных инструментов. Системы для совместной работы, такие как iSpace, позволяют отслеживать прогресс, назначать задачи и управлять ресурсами. Также популярны облачные хранилища, которые обеспечивают доступ к документам и данным в любое время и из любого места. Это особенно важно для команд, работающих удаленно или в разных часовых поясах.
- Совместная работа над проектом часто связана с непредвиденными обстоятельствами, требующими гибкости от команды. Умение быстро адаптироваться к новым условиям и находить оптимальные решения — важное качество для успешной командной работы.
- Регулярная обратная связь между участниками проекта позволяет выявлять и исправлять недостатки в работе, а также отмечать достижения, что способствует развитию профессиональных навыков членов команды и повышению их мотивации. Важно создавать атмосферу доверия, где каждый может выразить свое мнение и внести предложения по улучшению работы.
Заключение
Совместная работа над проектом — это сложный, но увлекательный процесс, требующий от участников умения работать в команде, эффективно общаться и адаптироваться к изменениям. Успешный проект — это результат слаженной работы, где каждый участник команды вносит свой вклад в общее дело. Важно помнить, что ключ к успеху лежит в четком планировании, использовании современных инструментов, о которых мы рассказали в этой статье, и взаимопонимании между всеми участниками проекта.
