Когда речь заходит об организации удобного взаимодействия и коммуникаций с контрагентами, в первую очередь компании делают выбор в пользу универсальных инструментов, таких как почта, мессенджеры, звонки и т. п., что часто приводит к хаосу: разрозненные письма, потерянные файлы, бесконечные чаты в мессенджерах, где легко запутаться.
Сами по себе универсальные инструменты коммуникаций и обмена информацией прекрасно справляются со своими основными задачами, но в некоторых сценариях имеют массу недостатков, прежде всего, по причине слабых возможностей по структурированию информации, которой мы обмениваемся, и невозможностью упорядочить и алгоритмизировать процессы по шагам. В итоге — большие затраты времени на поиск информации, часто повторяющиеся стандартные операции, пропущенные дедлайны, недовольные клиенты, а иногда и утекшие данные.
Если вы хотите выйти на новый уровень эффективности, удобства и безопасности, то B2B-портал для взаимодействия с контрагентами — это именно то, что нужно в целом ряде бизнес-сценариев. Многие компании все ещё не используют этот мощный инструмент для обмена корпоративной информацией как внутри организации, так и для взаимодействия с поставщиками, клиентами, партнёрами и др, потому что просто не имеют представления о его огромном потенциале. Именно поэтому в этой статье мы разберём, зачем нужен B2В-портал и как он может помочь организации упростить коммуникации.
Сами по себе универсальные инструменты коммуникаций и обмена информацией прекрасно справляются со своими основными задачами, но в некоторых сценариях имеют массу недостатков, прежде всего, по причине слабых возможностей по структурированию информации, которой мы обмениваемся, и невозможностью упорядочить и алгоритмизировать процессы по шагам. В итоге — большие затраты времени на поиск информации, часто повторяющиеся стандартные операции, пропущенные дедлайны, недовольные клиенты, а иногда и утекшие данные.
Если вы хотите выйти на новый уровень эффективности, удобства и безопасности, то B2B-портал для взаимодействия с контрагентами — это именно то, что нужно в целом ряде бизнес-сценариев. Многие компании все ещё не используют этот мощный инструмент для обмена корпоративной информацией как внутри организации, так и для взаимодействия с поставщиками, клиентами, партнёрами и др, потому что просто не имеют представления о его огромном потенциале. Именно поэтому в этой статье мы разберём, зачем нужен B2В-портал и как он может помочь организации упростить коммуникации.
Обмен файлами и документами: без лишних писем и чатов
Одна из главных болей компаний — обмен файлами и документами. Обычно этот процесс можно представить примерно так:
Как решает это портал?
✅ Некоторые эксперты отмечают, что компании, которые переходят на хранение файлов с возможностью совместного доступа и редактирования, сокращают затраты на управление документами на 30-50%.
- Поставщик отправляет вам контракт на почту → вы пересылаете его юристу → юрист правит и возвращает → вы снова отсылаете поставщику. При этом легко запутаться: какая из версий последняя и согласованная? На чьей стороне сейчас согласовывается договор?
- Вариант похуже: документы отправляют через мессенджер, на личный аккаунт, где потом их невозможно найти.
- Вариант ещё хуже: кто-то потерял важный файл, а резервной копии нет.
Как решает это портал?
- Общий файловый хаб: контрагенты могут загружать и скачивать файлы через веб-интерфейс без необходимости отправлять их по почте.
- Версионность: все изменения отслеживаются, а предыдущие версии можно восстановить.
- Совместное редактирование: несколько людей (даже из разных компаний) могут работать над одним файлом в реальном времени.
- Безопасность: настраиваемые уровни доступа предотвращают утечки.
✅ Некоторые эксперты отмечают, что компании, которые переходят на хранение файлов с возможностью совместного доступа и редактирования, сокращают затраты на управление документами на 30-50%.
Личный кабинет контрагента: удобство для всех
Ещё одна боль — работа с контрагентами вручную. Сотрудники вынуждены вручную отслеживать статусы заявок, запрашивать и напоминать о необходимости предоставить документы, высылать обновленные файлы вместо устаревших, искать актуальные версии договоров и прочее.
Что даёт портал?
Можно создать личный кабинет для каждого контрагента, где он сможет:
Таким образом, снижается нагрузка на сотрудников компании — клиенты и партнёры могут самостоятельно находить нужную информацию без необходимости писать в поддержку.
✅ В результате использования корпоративного портала время на обработку запросов сокращается в среднем в 2,5 раза, а число ошибок при обмене документами - почти на 60%.
Что даёт портал?
Можно создать личный кабинет для каждого контрагента, где он сможет:
- Видеть свои договоры, счета и акты.
- Предоставлять необходимые документы (например, реквизиты, учредительные и правоустанавливающие документы).
- Проверять статус своих заявок и отвечать на входящие запросы
- Получать уведомления о сроках (например, о продлении контракта).
Таким образом, снижается нагрузка на сотрудников компании — клиенты и партнёры могут самостоятельно находить нужную информацию без необходимости писать в поддержку.
✅ В результате использования корпоративного портала время на обработку запросов сокращается в среднем в 2,5 раза, а число ошибок при обмене документами - почти на 60%.
Автоматизация процессов: избавляемся от рутины
Много времени уходит на согласование документов, заявки на закупки, акты сверки и другие процессы? Ручное управление этим — плохая идея: люди забывают, теряют документы, затягивают сроки.
Как помогает портал?
✅ Согласно исследованию McKinsey, компании, автоматизировавшие бизнес-процессы, сокращают время обработки задач на 40-60% и уменьшают число ошибок в документах на 50%.
Как помогает портал?
- Можно настроить автоматические рабочие процессы, участниками которых будут как ваши сотрудники, так и сотрудники контрагента. Например, после отправки запроса на предоставление коммерческого предложения, в рамках автоматического процесса задача с определенным сроком ответа назначается сотрудникам потенциальных поставщиков. Или регулярная задача напоминает ответственным от вашего подрядчика о необходимости предоставить сведения о ходе выполнения работ по проекту и предоставить отчеты
- Напоминания и дедлайны. Если документ долго висит без ответа, система отправит уведомление.
- Интеграция с внутренними решениями. Это позволяет автоматизировать даже сложные процессы (например, если контрагент загрузил новый договор, система сразу создаст задачу юристу на проверку).
✅ Согласно исследованию McKinsey, компании, автоматизировавшие бизнес-процессы, сокращают время обработки задач на 40-60% и уменьшают число ошибок в документах на 50%.
Контроль задач и совместная работа
Один из ключевых сценариев использования портала — управление задачами, особенно когда контрагенты участвуют в совместной работе над проектами.
Какие возможности есть?
Какие возможности есть?
- Создание отдельных рабочих пространств для каждого проекта.
- Назначение задач контрагентам с дедлайнами и ответственными.
- Встроенные календари и напоминания, чтобы ничего не забывалось.
Интересно узнать больше о создании современного B2B-портала? Смотрите запись нашего вебинара «Как настроить взаимодействие с контрагентами: создаём современный B2B-портал» или ознакомьтесь с презентацией с полезным инсайтом от экспертов компании!
Выводы
Если у вас до сих пор хаос в документах, файлы теряются, а работа с партнёрами занимает слишком много времени, то В2В-портал может всё изменить. Это не просто хранилище файлов — это целая экосистема для удобной работы.
Ключевые плюсы:
Да, настройка такого портала требует времени, но, если всё сделать правильно, результат точно оправдает ожидания. А подобрать наилучшее решение – предоставить основу для создания корпоративного портала или же создать портал с нуля по ТЗ – поможет команда iSpace.
Благодаря нашему обширному опыту создания различных бизнес-приложений, как на базе собственной платформы, так и на базе зарубежного Microsoft SharePoint, мы готовы рассказать о разных сценариях использования портала для взаимодействия с контрагентами или вместе с вами проработать идею использования B2B-портала для вашего бизнес-сценария.
Ключевые плюсы:
- Все документы в одном месте, доступные в любой момент.
- Безопасный доступ для контрагентов с индивидуальными настройками.
- Автоматизация рутинных процессов и согласований.
- Управление задачами и совместной работой.
Да, настройка такого портала требует времени, но, если всё сделать правильно, результат точно оправдает ожидания. А подобрать наилучшее решение – предоставить основу для создания корпоративного портала или же создать портал с нуля по ТЗ – поможет команда iSpace.
Благодаря нашему обширному опыту создания различных бизнес-приложений, как на базе собственной платформы, так и на базе зарубежного Microsoft SharePoint, мы готовы рассказать о разных сценариях использования портала для взаимодействия с контрагентами или вместе с вами проработать идею использования B2B-портала для вашего бизнес-сценария.
