Что такое бизнес-процесс? Системы управления бизнес-процессами для начинающих

Системы управления бизнес-процессами играют ключевую роль в любой организации, однако само значение термина “бизнес-процесс” нередко остается недооцененным. Одни воспринимают бизнес-процессы как рутинные операции, другие — как инструменты, способные привести к значительному росту и развитию. Но что же представляют собой бизнес-процессы на самом деле: обычная рутина или важный двигатель прогресса? Давайте рассмотрим это подробнее.

На первый взгляд, рабочие процессы могут показаться просто набором повторяющихся действий, для которых система, по сути, совсем и нужна, ведь часто они воспринимаются как скучная рутина. Однако, если рассмотреть их под другим углом, становится очевидно, что именно стандартизация процессов позволяет значительно повысить эффективность работы компании. Кроме того, четко выстроенные процессы при помощи системы управления бизнес-процессами помогают снизить влияние человеческого фактора, повысить прозрачность и упростить контроль на всех уровнях организации. Благодаря этому workflow компании становятся легко масштабируемыми и управляемыми.

Бизнес-процессы могут охватывать как отдельные департаменты, так и всю организацию целиком. Приведем несколько примеров:

• Пример 1: компания выставляет товары на продажу, запускает рекламную кампанию и получает новые лиды. Успешным результатом этого процесса станет привлечение лидов.
• Пример 2: часть полученных лидов становится клиентами компании, заключая сделки. Результат этого процесса — увеличение числа клиентов.
• Пример 3: компания не только привлекает новых клиентов, но и удерживает их, мотивируя на повторные покупки. Основная цель — повторное обращение клиента.

Как видим, границы бизнес-процессов могут быть размытыми. Важно, чтобы каждый процесс был оптимизирован под конкретные цели компании.

Бизнес-процессы можно разделить на несколько категорий:

• Основные процессы, которые напрямую связаны с созданием ценности для клиента и приносят компании доход (производство, продажи, маркетинг).
• Вспомогательные процессы, которые обеспечивают нормальное функционирование основных процессов (управление персоналом, финансы, IT-инфраструктура).
• Процессы управления, включающие планирование, организацию и контроль для достижения стратегических целей компании.

Говоря о бизнес-процессах, невозможно не упомянуть, что существуют специализированные системы управления бизнес-процессами (BPM), представляющие собой комплексный подход к управлению деятельностью компании, рассматривающий её как цепочку взаимосвязанных процессов. BPM объединяет в себе стратегические цели, структуру организации, методы и инструменты, что позволяет значительно повысить эффективность работы за счет максимальной автоматизации процессов.

Ранее мы уже обсуждали, как внедрение BPM-систем может мгновенно улучшить бизнес-показатели, и познакомились с ключевыми понятиями BPM.

Система управления бизнес-процессами (BPM) предоставляет компаниям значительные преимущества, способствуя их успешному развитию и конкурентоспособности на рынке. Вот основные из них:

1. Оптимизация процессов

BPM позволяет компании стандартизировать и оптимизировать ключевые процессы. Это помогает снизить количество ошибок, минимизировать ручной труд и ускорить выполнение задач. Автоматизация процессов с использованием BPM-системы обеспечивает выполнение задач быстрее и с меньшими затратами.

2. Повышение эффективности

Благодаря интеграции всех бизнес-процессов в одну систему компании могут более эффективно управлять ресурсами, включая персонал, время и финансы. BPM помогает устранить дублирование задач, распределить нагрузку равномерно и направить усилия на достижение ключевых целей.

3. Повышение гибкости

BPM обеспечивает гибкость в управлении, позволяя быстро адаптировать процессы под изменения рынка, появление новых технологий или изменений в законодательстве. Это особенно важно в условиях высокой конкуренции, когда компании должны оперативно реагировать на новые вызовы и возможности.

4. Прозрачность и контроль

Одним из ключевых преимуществ BPM является возможность полного контроля над бизнес-процессами. Руководство компании получает доступ к актуальной информации в режиме реального времени, что позволяет принимать обоснованные решения, быстро реагировать на проблемы и эффективно управлять рисками.

5. Снижение затрат

Автоматизация и оптимизация процессов с помощью BPM-системы помогают значительно снизить затраты на выполнение рутинных задач. Эффективное использование ресурсов позволяет сократить расходы и увеличить прибыль компании.

6. Улучшение взаимодействия между отделами

BPM способствует улучшению коммуникации и координации между различными подразделениями компании. Это помогает устранить разногласия, улучшить совместную работу и обеспечить согласованное достижение общих целей.

7. Аналитика и улучшение процессов

BPM предоставляет инструменты для постоянного мониторинга и анализа бизнес-процессов. Это позволяет выявлять слабые места и внедрять улучшения, что способствует непрерывному развитию компании и повышению её конкурентоспособности.

Система iSpace со встроенным BPM-движком будет полезна в реализации различных бизнес-сценариев, включая документооборот, управление рисками, сбор данных и совместную работу. Вы получаете полный контроль над бизнес-процессами, повышаете эффективность совместной работы в команде, быстро адаптируетесь к изменениям рынка.

Пользователи iSpace самостоятельно создают бизнес-приложения, используя готовые сервисы, модули и механизмы и объединяя автоматизированные процессы без программирования.

Есть вопросы? Предложим решение вашей задачи, предоставим доступ к демостенду для самостоятельной настройки и изучения iSpace.

Итак, системы управления бизнес-процессами помогают компаниям не просто выполнять рутинные задачи, а добиваться стратегических целей, внедрять инновации и сохранять гибкость в условиях постоянных изменений рынка. Выбирая BPM, вы делаете ставку на рост и развитие, обеспечивая конкурентное преимущество и устойчивое развитие вашего бизнеса.

Вам также может быть интересно:

• Оптимизация бизнес-процессов с использованием BPMN: новый подход к эффективности
• Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»
• Что такое Low-Code/No-Code? Преимущества использования платформ с низким кодом для бизнеса
• Топ 3 российских аналога Microsoft SharePoint
• ECM-система. Ваш помощник для управления корпоративным контентом