Блог iSpace

Как оживить бизнес: 3 главных сигнала, которые указывают на необходимость автоматизации

В современном бизнесе, где каждая минута имеет ценность, эффективное управление процессами становится краеугольным камнем успеха – символом надёжности и стабильности. Однако многие компании сталкиваются с вызовом поддержания конкурентоспособности своих операций в условиях постоянно меняющейся деловой среды. В этой статье мы рассмотрим три ключевых сигнала, которые указывают на необходимость внедрения автоматизации в бизнес-процессы вашей организации.

Повышенное количество ошибок и задержек

Возможно, вы заметили, что последние отчеты вашей компании стали содержать больше ошибок, задержек и несоответствий. Это могут быть незначительные опечатки в тексте, неправильные расчеты или даже упущенные сроки. Это является ярким сигналом того, что текущие процессы требуют более эффективного и надежного управления.

Автоматизация бизнеса может значительно снизить количество ошибок, поскольку она основана на программном обеспечении, которое выполняет задачи с точностью и скоростью, практически недостижимыми для человека. Путем автоматизации рутинных задач, таких как сбор данных, обработка информации или генерация отчетов, вы можете устранить множество источников ошибок и существенно повысить эффективность вашей компании.

Представим следующую ситуацию: вы являетесь директором компании и даете вашим подчиненным задание – оформить и подать заявку на участие в тендере. Перед непосредственной отправкой заявки вы хотите узнать, удалось ли загрузить документ согласно всем правилам. Однако оказывается, что один сотрудник не успел правильно оформить подпись, у другого возникли проблемы с регистрацией и так далее. Вы все же можете успеть решить проблему точечно, но глобально она никуда не исчезнет. Если бы директор компании автоматизировал процесс подачи заявок с самого начала, то он бы находился в курсе того, на каком этапе находится выполнение задач, какие проблемы возникают в процессе, как каждый из сотрудников справляется с поставленными дедлайнами и др., и лишних нервов удалось бы избежать.

Увеличение трудозатрат

Если вы заметили, что ваша компания тратит все больше времени и ресурсов на выполнение повседневных операций, это может быть признаком того, что текущие процессы становятся неэффективными. Повышенные расходы на трудозатраты могут привести к увеличению издержек и снижению конкурентоспособности вашего бизнеса.

Допустим, вы являетесь менеджером компании и ваша задача – проверять документы, вручную проводить операции, снимать копии, распределять документы в архив и многое-многое другое. Теперь представьте, как будут выглядеть ваши рабочие процессы, когда таких документов и архивов станет слишком много? Данную проблему может легко решить внедрение электронного документооборота. Таким образом, вы будете сосредочены на главном, а система выполнит за вас всю рутину.

Автоматизация поможет оптимизировать рабочие процессы, освободить время сотрудников для выполнения более стратегически важных задач, существенно улучшив их уровень удовлетворенности и мотивации.

Отставание от конкурентов

Говоря о росте и развитии организации, то если вы замечаете, что ваша компания начинает отставать от конкурентов, это может быть признаком того, что вам необходимо изменить стратегию управления и внедрить более современные технологии.

Сегодня многие компании активно внедряют автоматизацию для оптимизации своих процессов и повышения производительности. Особенно преуспевают те, где руководители не только являются инициаторами нововведений, но и сами активно изучают и внедряют новые технологии наряду с остальными сотрудниками. Например, если для активного роста вам необходимо составить регламенты и инструкции для всех бизнес-процессов, а также распределить их среди специалистов, то нет лучшего места для хранения информации и мониторинга процессов, чем BPM-система, которая всегда пришлет сотруднику напоминание в нужное время и в нужном месте. Таким образом, больше ни один подчиненный не забудет про свою зону ответственности, что позволит ускорить время реакции на изменения рынка.

Как рассчитать эффективность автоматизации?

Вы все-таки решились на внедрение системы для автоматизации бизнеса. Как можно рассчитать эффективность автоматизации?

Во-первых, вы можете ориентироваться на такие показатели, как время выполнения одной операции, производительность сотрудников, сокращение рутины, уменьшение количества ошибок. Также можно самостоятельно рассчитать окупаемость инвестиций при помощи формулы ROI (Return on Investment):
ROI = ((Полученная прибыль - Затраты на инвестиции) / Затраты на инвестиции) * 100%
ROI принято рассчитывать за год или квартал. Если показатель ROI больше нуля, то автоматизация доказала свою эффективность, если ROI равно 0, то изменения не принесли прибыль, но окупились. Если же ROI меньше нуля, то автоматизация не пошла на пользу компании.

Предположим, что компания инвестировала 500 000 рублей в новую систему автоматизации бизнес-процессов. После внедрения этой системы компания сэкономила 800 000 рублей за год благодаря уменьшению затрат на рабочую силу и увеличению эффективности операций.

Тогда расчет ROI будет следующим:

ROI = ((800 000 - 500 000) / 500 000) * 100%

ROI = (300 000 / 500 000) * 100%

ROI = 0.6 * 100%

ROI = 60%

Расчет ROI для этого примера составляет 60%, что указывает на то, что инвестиция была успешной и принесла прибыль.

Теперь мы можем рассчитать срок окупаемости (Payback Period), который показывает, за какой период времени инвестиция будет полностью окуплена.
Срок окупаемости = Затраты на инвестиции / Среднемесячная прибыль от инвестиции
В данном случае: Затраты на инвестиции = 500 000 рублей Среднемесячная прибыль от инвестиции = (800 000 рублей / 12 месяцев) ≈ 66 667 рублей/месяц

Срок окупаемости = 500 000 рублей / 66 667 рублей/месяц ≈ 7.5 месяцев

Таким образом, срок окупаемости составляет около 7.5 месяцев, что означает, что инвестиция в систему автоматизации будет полностью окуплена примерно за этот период времени.

Заключение

В заключение, если вы заметили хотя бы один из признаков, перечисленных в статье, это может быть сигналом того, что настало время для внедрения автоматизации. Помните, что автоматизация – это не только повышение эффективности вашего бизнеса, но и создание гибкости и готовности к любого рода событиям в нашем быстро меняющемся мире. В помощь вам – показатели ROI и срок окупаемости, которые помогут понять целесообразность автоматизации в каждом конкретном случае.
BPM-система iSpace – российский аналог Microsoft Sharepoint – применяется для моделирования и улучшения бизнес-процессов в организации. Бизнес-процессы в виде блок-схем дают наглядное представление об “узких местах” компании. Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут о том, как система iSpace уже помогла многим российским организациям выйти на следующий уровень.

Связаться со специалистом


Вопросы и ответы

Что такое BPM-система?

BPM-система (Business Process Management) — это программное обеспечение, предназначенное для моделирования, анализа, автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в организации. Система позволяет управлять и контролировать все аспекты бизнес-процессов, с целью повышения эффективности и улучшения результатов.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнеса — это внедрение технологий и программных решений для автоматизации рутинных операций и процессов внутри компании. Целью автоматизации является увеличение производительности, снижение затрат на трудозатраты и минимизация человеческого вмешательства в операционные процессы.

Что такое ROI и как его рассчитать?

ROI (Return on Investment) — это показатель, который измеряет эффективность инвестиций путем сравнения величины прибыли или экономии, полученной от инвестиций, с затратами на эти инвестиции. Для расчета ROI необходимо вычесть из полученного дохода затраты на инвестиции и разделить полученную сумму на затраты на инвестиции, а затем умножить на 100% для получения процентного значения.
Полезные статьи