С чего начать автоматизацию на примере СЭД: описываем процессы и запускаем СЭД за 3 шага

2025-05-22 11:26 Полезные статьи

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) часто кажется сложной и затратной задачей, особенно если в компании никогда раньше не занимались описанием бизнес-процессов. Но на практике всё гораздо проще — нужно лишь подойти к этому процессу поэтапно. В этой статье мы расскажем, как можно структурировать процессы и подготовить почву для эффективного внедрения СЭД за 3 шага, даже если вы никогда этого не делали.

Зачем вообще описывать бизнес-процессы?

Многие ЛПР задаются этим вопросом. Описывать так называемые бизнес-процессы нужно, чтобы обеспечить наибольшую пользу от внедрения СЭД.

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение конкретной цели в рамках бизнеса. Другими словами, это любое регулярно повторяющееся сотрудниками компании действие, которое приводит к определенному результату. Например, создание КП или знакомство нового персонала с рабочими обязанностями – это тоже бизнес-процессы.

Вам следует чётко понимать, что именно вы автоматизируете. Если процессы не формализованы, ваша система просто "оцифрует хаос". В результате вместо экономии времени вы получите дополнительную головную боль. Одно из базовых назначений информационной системы здесь – упорядочить взаимодействие сотрудников и контролировать этот порядок.

Хорошо описанные бизнес-процессы позволяют:

Повысить прозрачность работы процесса в компании
Найти слабые места (дублирование, лишние согласования)
Сократить ручной труд и скорость обработки документов

Итак, какие же действия стоит выполнить прежде, чем вы внедрите СЭД в компанию?

Шаг 1. Определите, с какими процессами стоит начать

Не пытайтесь описать все и сразу. Начните с самых простых процессов – таких, как регистрация корреспонденции, если хотите освоить основные приемы автоматизации или наоборот – с тех процессов, где документооборот выглядит наиболее "сложным " или объёмным, если хотите навести порядок там, где запутаннее всего. Итак, обычно это:

Закупки — от заявки до оплаты поставщику
Кадровые заявки — отпуска, командировки, приёмы, увольнения
Согласование договоров — с клиентами, партнёрами, арендодателями
Работа с входящей/исходящей корреспонденцией — особенно если у вас несколько юрлиц или филиалов

Многие эксперты советуют пару дней внимательно понаблюдать за работой сотрудников офисе, провести с ними мини-интервью. Попросите их описать, что они делают, в какой последовательности и какие документы используют. Пропишите полученные результаты, например:

Этап	Кто отвечает	Документы	Примечание
Согласование ТЗ к договору	Менеджер	Техническое задание	Согласует с руководителем проекта
Проверка юристом	Юрист	Договор	Проверка сроков, рисков и условий
Подпись	Директор	Договор	Подписывает и направляет копию клиенту

Шаг 2. Выделите роли и точки контроля

Когда таблица готова, задайте себе два вопроса:

Кто точно должен участвовать в процессе?
Где чаще всего происходят задержки?

Например, если договор “гуляет” по почте между 5 участниками — автоматизация должна взять это под контроль. А если при приёме нового сотрудника HR забывает согласовать с IT-службой доступы — это “узкая” проблема, которая может быть решения и без участия специализированной системы.

Шаг 3. Настройте процессы в СЭД

Теперь можно переносить процесс в систему электронного документооборота. Если вы используете платформу iSpace, настройка займет минимальное время — в большинстве случаев достаточно:

Создать шаблон документа (договор, акт, приказ и т.д.) – его карточку и определить состав нужных полей
Настроить маршрут согласования – движение по этапам и ролям (например: менеджер → юрист → директор), а также возможные решения на каждом этапе
Добавить контрольные точки — дедлайны, уведомления, статус документа

Система сама напомнит нужному сотруднику, что пришло время согласовать документ благодаря специальным функциям контроля. А руководитель в любой момент увидит, на каком этапе находится процесс, и кто его “тормозит”.

Вывод

Описывать процессы и внедрять СЭД можно как при помощи консультанта от интегратора – в рамках оплачиваемых услуг, так и самостоятельно, не тратя на это бюджет, но при этом нужно быть готовым инвестировать свое время. В обоих случаях главное — двигаться поэтапно:

Начать с самых “острых” процессов
Описать их в простом виде (кто, где, когда, как)
Настроить маршруты в СЭД

Один внедрённый процесс вдохновит на автоматизацию остальных. Вскоре вы заметите, как внедрение инструмента автоматизации отразиться на сотрудниках компании – вы сможете избавиться от “каши” бизнес-процессов, освободите время для действительно важных задач и значительно увеличите эффективность вашей команды.

Система iSpace — это современная ECM и BPM-платформа для совместной работы, автоматизации процессов и создания бизнес-приложений.

iSpace позволяет управлять задачами и реализовывать стратегические инициативы без помощи ИТ-департамента и привлечения подрядчиков.

Бесплатное демо

Вопросы и ответы

Что такое внедрение системы электронного документооборота?

Внедрение СЭД – это переход от бумажного документооборота к цифровому, с автоматизацией процессов создания, согласования, хранения и поиска документов.

Каковы этапы внедрения электронного документооборота?

Этапами внедрения электронного документооборота являются:

Анализ текущих процессов
Описание и оптимизация бизнес-процессов
Выбор и настройка СЭД
Обучение сотрудников
Тестирование и запуск
Поддержка и развитие системы

Каковы принципы внедрения электронного документооборота на предприятии?

Принципами внедрения электронного документооборота на предприятии можно назвать:

Минимизацию изменений для пользователей
Обеспечение прозрачности и контроля
Обеспечение безопасности и соответствия законодательству
Ориентация на реальные потребности бизнеса

Что включает в себя система электронного документооборота?

СЭД включает в себя хранилище документов, механизмы создания и согласования документов, контроль версий и маршрутов согласования, интеграцию с другими системами (CRM, ERP), защиту и аудит действий пользователей.