В современном цифровом мире, где эффективное сотрудничество и управление информацией играют ключевую роль, ECM-системы предлагают мощные инструменты для организации внутренней работы компании. Но часто организации используют лишь верхушку айсберга возможностей.
Однако ECM – это не только хранение документов. ECM – это целый комплекс приложений, система управления цифровым контентом. Именно поэтому в этой статье мы рассмотрим 8 ключевых функций систем управления корпоративным контентом, которые стоит использовать каждой компании — от малого бизнеса до корпораций. За пример возьмем современную платформу iSpace.
Хранить корпоративный контент любого формата (файлы и документы) в централизованном и защищённом хранилище.
Настраивать доступ на уровне сайтов, библиотек, папок, файлов и/или уникально для отдельных пользователей или групп.
Использовать метаданные для быстрого поиска нужных материалов и управления их жизненным циклом.
Больше никакого хаоса на файловых серверах, дисках и в email-переписке. Используя ECM-систему, вы всегда можете быть уверены в том, что ваши файлы и документы актуальны и находятся под контролем в рамках единого цифрового поля.
2. Совместная работа
Современные организации требуют гибких и эффективных инструментов для совместной работы, и платформа iSpace предоставляет функции, адаптированные под сегодняшние реалии. Перечислим некоторые из них:
Создание рабочих пространств: iSpace позволяет создавать специализированные области для команд, отделов или проектов, обеспечивая структурированное хранение файлов и документов и разграничение прав доступа.
Совместное редактирование документов: платформа поддерживает одновременное редактирование файлов несколькими пользователями в реальном времени, что повышает эффективность командной работы.
Интеграция с офисными приложениями: iSpace интегрируется с российскими офисными пакетами, такими как Р7-Офис или МойОфис, обеспечивая удобную работу с документами непосредственно в браузере.
Автоматизация бизнес-процессов: с помощью встроенного low-code/ no-code конструктора можно создавать и настраивать бизнес-процессы без необходимости программирования, что упрощает согласование документов и другие рутинные задачи.
Таким образом, в рамках совместной работы ECM-система iSpace:
Экономит время на пересылку файлов.
Обеспечивает прозрачность изменений.
Повышает продуктивность команд.
3. Контроль версий
Никогда больше не потеряете важные изменения! Платформа iSpace автоматически сохраняет историю версий для каждого файла или документа и элементов списков:
В современном бизнесе автоматизация процессов становится ключевым фактором эффективности. Платформа iSpace предлагает простые и наглядные инструменты для автоматизации бизнес-процессов, позволяя организациям оптимизировать свою деятельность без необходимости глубоких технических знаний.
Благодаря встроенным инструментам пользователи могут создавать и настраивать процессы, формы и бизнес-приложения с минимальными затратами времени и ресурсов.
Управление доступом осуществляется на основе ролевой модели, что обеспечивает безопасность и соответствие корпоративным требованиям.
Платформа позволяет автоматизировать самые различные бизнес-процессы, начиная от привычных согласований документов, обработки заявок и до специфических для конкретной бизнес-задачи, например, управление рисками, а также многое другое. Бизнес-сценарии iSpace
5. Командные сайты и порталы
iSpace дает возможность создавать интерактивные порталы/сайты – веб-пространства под нужды команд, отделов или всей организации. Это могут быть:
Платформа предлагает гибкую модель управления доступом:
Назначение прав на уровне бизнес-приложения, сайта, списка, библиотеки, папки, файла или даже отдельного атрибута элемента.
Группы пользователей, уровни доступа, роли.
Всё это делает ECM-системы надёжным выбором даже в условиях самых строгих корпоративных стандартов.
7. Умный поиск
Метаданные – важное понятие для пользователей iSpace. Осуществляя поиск по метаданным, встроенная в платформу система поиска находит не просто файлы, а нужную для вас информацию.
Чем больше метаданных, описывающих файлы и другие объекты, — тем эффективнее и гибче работает поиск.
Важно отметить, что метаданные — это информация о файлах или элементах списков, а не их содержимое. Другими словами, метаданные – это данные о данных.
Иногда хочется большего удобства в действиях, чем позволяют обычные папки. И вот тут на помощь приходит Каталог или, словами платформы iSpace, "Библиотека Документов". Решение позволяет распределить доступ, проводить поиск по виду документов (например, учредительный, правоустанавливающий, разрешительный и др.), настраивать параметры для управления доступом на уровне библиотек с наследованием «сверху вниз» или прерывая наследование прав, задавать уникальные права на любом уровне, назначать целевые аудитории, наделённые определёнными правами, а также определять ответственных за актуальность документа и место хранения оригинала, заранее запрограммировать процессы по актуализации и выполнять все необходимые действия вовремя и так далее.
ECM-система— это инструмент повышения эффективности, безопасности и прозрачности в управлении корпоративной информацией, позволяющий организовывать процессы работы с корпоративным контентом так, как того требуют современные реалии, помогая компаниям на их пути цифровой трансформации.
Если ваша организация использует ECM-систему только как «сетевой диск», пора раскрыть ее настоящий потенциал. А если в организации еще не пробовали современные ЕСМ-решения, а используются только примитивные «диски» или файловые сервера – самое время попробовать более современный инструмент. Внедряя даже часть описанных функций, вы уже значительно увеличите продуктивность и качество внутренних процессов.