Интеграция iSpace и S3-хранилища

В современной жизни каждого человека окружает огромное количество контента — это фото и видео, ролики на стриминговых платформах, сообщения в мессенджерах, книги и статьи и многое-многое другое.

В корпоративной жизни происходит все то же самое — мы постоянно создаем и потребляем контент, взаимодействуем с ним. Мы создаем файлы и документы, редактируем презентации и макеты, используем электронные таблицы, скан-копии документов, изображения, видеозаписи собраний, рисуем схемы и чертежи. Все и не перечислишь. В каждой организации, независимо от размера и вида деятельности, производится контент. Корпоративный контент. Он окружает нас повсюду, сотрудники компаний создают, преобразуют и потребляют контент в виде файлов и документов практически в каждом бизнес-процессе.

При этом наше взаимодействие с контентом практически всегда происходит в рамках совместной работы, взаимодействия групп людей, выполняющих ту или иную рабочую задачу, участвующих в том или ином бизнес-процессе, проекте и т. д. Сложно представить себе ситуацию, когда какой-либо файл или документ с момента своего появления на свет и до конца своего жизненного цикла (когда он стал не актуален и был удален) создавался и использовался только одним человеком.

В результате взаимодействия с контентом он проходит различные фазы своего жизненного цикла — от создания до публикации в доступ, затем его изменения и в конце концов архивирования.

Первая очевидная задача после того, как мы создали контент при помощи какого-либо редактора — это задача его хранения. И тут отличным решением является S3-хранилище. Нам не нужно задумываться о форматах файлов, их размере и достаточности места на диске ПК, резервных копиях и других вопросах — хранилище надежно сохраняет контент, позволяет хранить огромные объемы данных любого формата, в том числе файлы больших размеров.

А далее мы начинаем взаимодействовать с контентом, изменять его, делаем это совместно с коллегами из департамента, с участниками проектной команды, в кросс-функциональном взаимодействии и прочее. И здесь скрывается огромное количество «пользовательских историй», во всех этих сценариях, когда:

• Я хочу управлять правами на доступ к контенту,
• Я хочу поделиться файлом с коллегой или командой,
• Совместно редактировать и рецензировать его,
• Я хочу упорядочить структуру хранения контента, чтобы было понятно, за чем и куда обращаться пользователю,
• Я хочу быстро и четко находить необходимый мне контент в том море файлов, которое ежедневно пополняется новым контентом,
• Я хочу утверждать или согласовывать контент,
• И множество других сценариев

Таким образом, нам необходим интерфейс взаимодействия бизнес-пользователей с хранилищем, который бы давал возможности работать с динамическим контентом, не просто хранить его. Используя платформу iSpace вместе с S3 вы открываете для себя огромное количество дополнительных сценариев использования S3-хранилища. Сценариев для «бизнес-пользователей». Платформа iSpace именно для этого и предназначена — обеспечивать совместную работу пользователей в командах с корпоративным контентом.

Как и любые другие бизнес-процессы в организации, процессы совместной работы сотрудников с корпоративным контентом требуют организации, порядка и поддержки со стороны информационных систем.

Давайте посмотрим, какие дополнительные возможности вы получаете при совместном использовании S3 и iSpace:

Для того, чтобы хранить файлы и делиться ими с коллегами мы зачастую используем решения типа «Диск» — некая «виртуальная флешка», которая позволяет получать доступ к своим файлам с разных устройств, а также делиться ими с коллегами. При этом решения класса «Диск» задуманы как «Личное корпоративное хранилище файлов пользователя» с возможностью «предоставления доступа» коллегам. Диск «принадлежит» учетке конкретного пользователя.

Начинается все с организации «пространства» команды или подразделения. В iSpace для этого используются сайты.

Сайт в iSpace — это обособленное цифровое пространство, которое создается для команды или какой-то группы, вплоть до всех сотрудников компании. Настройками сайта мы определяем не только то, кто именно будет иметь доступ к этой области, но и его полномочия в отношении контента этого сайта и управлении правами других пользователей.

Пользователь может иметь доступ к нескольким сайтам, при этом, мы можем управлять его правами на каждом сайте отдельно.

Сайт — это как пространство, внутри которого мы используем Библиотеки для хранения файлов и документов, а также списки как инструмент структуризации, создаем информационные страницы, определяем специфичные права пользователей и взаимодействуем с контентом сайта.

Следующий шаг — структурирование хранимого контента.

В интерфейсе сайта нам в привычном всем виде доступны Библиотеки файлов, где пользователи могут создавать необходимую структуру папок и подпапок, корзина с удаленным контентом, из которой можно восстановить файлы, раздел Избранное для быстрого доступа к часто используемым объектам, а также понятные и привычные инструменты управления контентом.

Библиотека с одной стороны является набором папок и подпапок, где мы храним файлы, а с другой стороны — это самостоятельный объект структуры хранения файлов, к которому мы можем назначать свои собственные права для пользователей и групп. Библиотеки позволяют разделить наш контент на тематические разделы.

Внутри библиотек находятся привычные всем папки и подпапки, которые мы можем создавать, удалять, размещать в них файлы. Перемещать и копировать их между папками, выдавать права, делиться.

По умолчанию файлы в папках и библиотеки наследуют права с сайта — т. е. пользователи с ролью «Посетитель» могут просматривать контент, «Участники» могут изменять файлы, добавлять новые, удалять и прочее. А «Владельцы сайта» имеют полные права, включая управление правами других пользователей и возможностью приглашать других пользователей на сайт или удалять их.

Мы можем обогащать информацию о файлах метаданными. Это очень важный инструмент. Метаданные — это данные о данных. Нам всем знакомы базовые метаданные файлов, с которыми мы каждый день имеем дело — кто создал файл, когда, кто изменил, размер файла. В платформе iSpace вы можете задавать необходимый набор дополнительных атрибутов к файлам, например:

• Типа файла. Что это? Схема, чертеж, презентация, отчет?
• Статус файла. Утвержден ли он для того, чтобы делиться с клиентами или это черновик? Действующий ли это прайс-лист или уже архивный?
• Ответственный. Например, для шаблонов документов у нас может быть назначен ответственный за поддержание шаблона в актуальном состоянии.

Метаданные также помогают нам в поиске файлов — мы можем искать не только по содержимому или названиям файлов, но и по их метаданным.

Списки — мощный инструмент структурирования информации и управления ею.

Список состоит из элементов, каждый из которых представляет из себя какой-то описанный объект, имеющий набор атрибутов или характеристик. Каждый элемент списка в Системе мы видим как карточку, содержащую различные поля, характеризующие элемент. Сценариев применения списков огромное множество — начиная от простых, когда элемент списка — это карточка с атрибутами входящей или исходящей корреспонденции, которую мы регистрируем и предоставляем пользователям для обработки. И любыми другими, на что хватит вашей фантазии. Например, это может быть карточка риска, в реестре рисков или реестр сертификатов или карточка рекламации, описывающая детали обращения клиента и решение по нему, или заявка сотрудника на отпуск.

Из распространенных западных решений для реализации подобных бизнес-сценариев был популярен Microsoft SharePoint Server. И те, кто имел опыт использования SP Server, знают, что в SharePoint были ограничения на количество элементов в списках (50 тысяч) и количество уникальных прав на элементы. Кроме того, по умолчанию файлы SharePoint хранил в реляционной СУБД, что накладывало ограничения на общий объем файлов и их максимальный размер, в которые многие «упирались». Страдало быстродействие.

Используя все преимущества хранения файлов в S3, мы получаем простой и понятный интерфейс для бизнес-пользователей, где они могут совместно работать с контентом, взаимодействовать и управлять контентом. И самое важное — могут организовывать свою работу самостоятельно.