ECM-система. Ваш помощник для управления корпоративным контентом

Представьте себе мир, в котором каждое важное решение принимается на основе случайно найденного документа, а каждый новый проект начинается с поиска потерянных файлов.

Сегодня почти в каждой компании в процессе работы сотрудников используется и создается разнообразный корпоративный контент. Это не только документы, но и медиа-файлы, файлы проектов, офисные документы и прочее. В небольших фирмах сотрудники могут использовать «подручные» инструменты, такие как общие папки на сервере или облачные диски, для управления этими данными. Однако, когда количество сотрудников растет и объем корпоративного контента увеличивается, становится сложно избежать путаницы и неэффективности. Компании начинают предъявлять требования к управлению информацией: устанавливают правила хранения, обмена и совместной работы с корпоративными данными, а также политику информационной безопасности. В таких случаях использование «неспециализированных» инструментов может привести к рискам утраты или утечки информации, а также снижению эффективности процессов. В этом случае на помощь приходит ECM-система, которая помогает преобразовать разрозненные архивы и документы в упорядоченный, легко доступный и безопасный ресурс.

В этой статье мы разберемся, как ECM-система может стать вашим главным союзником в борьбе с информационным беспорядком.

ECM (от англ. Enterprise Content Management – управление контентом на предприятии) – это не просто модное слово, а целый комплекс решений и технологий, направленных на упрощение и оптимизацию работы с документами и данными в организации. Можно сказать, что ECM – это цифровой помощник, который берет на себя задачи по управлению информацией, начиная от создания и хранения до архивации и удаления.

Термин ECM тесно пересекается с еще одним широко используемым понятием – система электронного документооборота (СЭД). Однако ECM следует рассматривать, прежде всего, как многофункциональную платформу для управления не только документами, но и другими типами данных и контента (электронные документы, изображения и мультимедийные файлы, электронные письма, веб-контент, данные из социальных сетей, записи и архивы и т. д.).

Контент сегодня буквально окружает нас. Мы создаем и обрабатываем документы, электронные письма, таблицы, презентации и многое другое быстрее и в бóльших объемах, чем когда-либо. Это объясняется тем, что в современном мире все больше людей работают совместно, и обмен актуальной информацией становится критически важным. Эффективное сотрудничество требует мгновенного доступа к документам, файлам и другим ресурсам.

Однако огромная часть этого контента разбросана в электронной почте, на жестких дисках, в различных хранилищах и так далее. По мере увеличения объемов неструктурированной информации, компании начинают тратить время и ресурсы на качественное управление.

Часть информации и файлов, которые создаются в процессе деятельности организации, рождаются и используются в специализированных системах, например, бухгалтерских программах, системах управления проектами, системах проектирования и т.д. Другая часть корпоративного контента создается и используется всем привычным офисным ПО, инструментами для создания и редактирования медиа-файлов и др. И если почти весь цикл жизни бухгалтерских документов обычно происходит в учетной системе, то для многих других видов контента необходимо цифровое пространство, для обеспечения совместной работы сотрудников, обмена, хранения этих файлов, структурирования по командам, подразделениям, другим параметрам, управления доступом к ним, управления их жизненным циклом.

Решение, предложенное ECM-платформами, обеспечивает легкий и безопасный доступ ко всей необходимой информации для всех сотрудников предприятия.

ECM-системы делают ненужными бумажные документы и традиционные системы их регистрации и хранения. ECM преобразовывает вашу гигантскую гору бумажного контента в цифровой формат и хранит ее в надежном месте. Поддерживая постоянной порядок, системы для управления корпоративные контентом способствуют лучшему сотрудничеству и обмену информацией.

ECM функционирует на основе интеграции различных технологий и включает следующие основные компоненты:

• Хранилище данных: здесь сохраняются все ваши документы и файлы.
• Управление документами: функции для создания, редактирования, хранения и поиска документов.
• Процессный менеджмент: инструменты для автоматизации бизнес-процессов, связанных с документами.
• Управление записями: контроль за жизненным циклом документов, включая их архивацию и уничтожение.

Все перечисленные элементы работают вместе, создавая единое решение, которое может быть адаптировано под конкретные нужды компании.

В большинстве компаний информация поступает из множества источников: электронные письма, документы, отчеты, медиафайлы и даже данные из социальных сетей. ECM-система позволяет централизованно управлять всем этим потоком, обеспечивая доступ к необходимым данным в любое время и из любого места.

Забыли про документооборот? ECM-система знает все о нем. ECM автоматизирует целый ряд процессов, такие как маршрутизация документов, согласование, проверку и утверждение, что значительно ускоряет рабочие процессы и уменьшает риск ошибок.

Вам может быть интересно:
Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»

Безопасность данных – критически важная задача для любой организации. ECM-системы предоставляют функции управления доступом, шифрования и аудита, что позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа и потерь.

Вам может быть интересно:
10 причин, почему компании выбирают iSpace для автоматизации бизнеса

Существует множество нормативных актов и стандартов, требующих правильного хранения и обработки информации. ECM-система помогает соблюдать эти требования, обеспечивая соответствие законодательству и внутренним регламентам компании.

В современном бизнесе управление информацией – это не просто необходимость, а стратегическое преимущество. ECM-системы становятся неотъемлемой частью успешных организаций, помогая упорядочить хаос данных, автоматизировать процессы и обеспечить безопасность информации. Внедрение ECM-системы может значительно улучшить производительность и конкурентоспособность вашей компании, предоставляя вам возможность сосредоточиться на важном – развитии и инновациях.

Вам может быть интересно:
Сonteq представляет систему для автоматизации бизнес-процессов и совместной работы iSpace