Почему ECM-система – это не СЭД и BPM? Ключевые признаки систем управления корпоративным контентом

Каждая компания, независимо от размера и направленности, производит контент. А для качественного управления корпоративным контентом требуются соответствующие инструменты в виде специализированного ПО. В мире цифровых технологий есть ряд видов систем, назначение которых связано с управлением корпоративным контентом, отчего легко запутаться. Среди определений видов таких систем – ECM (Enterprise Content Management), СЭД (Система электронного документооборота), BPM (Business Process Management) и CMS (Content Management System). Однако для компаний гораздо важнее не формальные категории названий видов программного обеспечения, а реальные возможности систем и их соответствие со стоящими перед бизнесом задачами. Задачи, которые так или иначе связаны с совместной и командной работой сотрудников с информацией, файлами и документами, управлением этапами жизни корпоративного контента, организацией порядка доступа к нему, имеют множество сценариев. Поэтому современные системы, предназначенные для решения этих задач, всё чаще объединяют функции различных видов. Из перечисленных видов систем, наибольшее количество возможностей объединяют в себе ЕСМ-системы.

Именно поэтому в этой статье речь пойдет о ECM-системах, которые уже давно вышли за рамки типичного электронного документооборота в компании. Мы разберемся, чем ECM отличается от СЭД, BPM и СMS, и ответим на вопрос, почему эти системы часто путают между собой.

Для начала разделим всю цифровую информацию на две основные категории. Ежедневно, в рабочей среде мы сталкиваемся с множеством файлов: формальные документы, изображения, видео, презентации, электронные таблицы, дизайн-макеты, файлы проектов, схемы и чертежи и многие другие — всё это можно назвать цифровым контентом. Такой контент включает в себя всю информацию, доступную в вашей корпоративной сети. При этом часть этих данных имеет четкую структуру, более формализована, в то время как другая часть менее структурирована и является результатом более творческой деятельности.

ECM (Enterprise Content Management) — это система для управления всем корпоративным контентом компании, как структурированным, так и неструктурированным. Под этим понятием скрывается широкий спектр инструментов и технологий, которые позволяют организациям структурировано хранить контент, предоставлять сотрудникам удобный доступ к нему, управлять жизненным циклом информации, начиная от создания, хранения и управления до архивации и уничтожения.

Основная цель ECM — предотвращение хаоса контента на уровне предприятия и обеспечение централизованного, упорядоченного и безопасного доступа к этой информации в любом формате: от документов до изображений, видеофайлов и других типов файлов. Чем больше неструктурированного контента у компании, тем сложнее становится им управлять и тем больше ресурсов тратится на процессы управления такой информацией.

Основные функции ECM-систем включают:

• Предоставление «цифровых пространств» для совместной работы команд и подразделений с контентом.
• Публикация контента и функция «канала коммуникаций».
• Совместная работа с документами и управление доступом.
• Структурирование информации.
• Управление рабочими процессами.
• Безопасное хранение данных с возможностью резервного копирования.
• Ввод и обработка данных.
• Управление этапами жизненного цикла информации.

ECM-системы обладают большой популярностью среди пользователей, однако далеко не все понимают, чем ECM принципиально отличается от СЭД, BPM или, например, CMS. В результате этой путаницы пользователь может сделать выбор в пользу неподходящей системы, которая не сможет полностью закрыть все потребности так, как это сделала бы ECM.

Одно из главных заблуждений касается СЭД (Системы электронного документооборота). Многие считают ECM и СЭД синонимами, хотя это совершенно не так. СЭД — это лишь один из сценариев, который реализуют с помощью ECM, т. к. это удобно, когда управление всем корпоративным контентом, включая формализованный, осуществляется на одной платформ.

СЭД отвечает за организацию электронного документооборота на предприятии, что тоже является частью процессов управления корпоративным контентом. При этом СЭД «специализируется» на формализованном контенте, таком как договора, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденция и обычно не удобна для прочих сценариев. ECM, в свою очередь, предоставляет гораздо больше возможностей, одной из которых является возможность реализации процессов электронного документооборота. А делается это уже с помощью BPM-модуля ЕСМ-системы, как набора функциональности для автоматизации различных процессов.

Как итог, ECM с одной стороны позволяет управлять большим количеством корпоративного контента организации, а с другой стороны – легко адаптируется под особенности бизнес-процессов конкретной компании, что позволяет автоматизировать уникальные для организации задачи.

Главное предназначение ECM — это надежное и структурированное хранение данных, удобный доступ для сотрудников и возможности совместной работы, обеспечение корпоративных политик по работе с контентом. Для каждого объекта создаются регистрационные карточки с метаданными, что позволяет структурировать информацию, управлять доступом и этапами жизни контента. Это значительно отличает ECM от типичных систем электронного документооборота.

ECM создает единое информационное пространство компании, предоставляя более широкие возможности управления контентом и бизнес-информацией. Таким образом, СЭД можно рассматривать как лишь одну из специализированных задач, которую можно решить с помощью ECM, но функционал ECM гораздо обширнее.

Не менее важно понимать разницу между ECM и BPM (Business Process Management — Управление бизнес-процессами). Хотя их часто упоминают совместно, это не одно и то же. BPM фокусируется на автоматизации бизнес-процессов, предоставляя инструменты для алгоритмизации действий сотрудников в различных процессах, мониторинга исполнения процессов в организации. В том числе процессы, которые так или иначе связаны с корпоративным контентом – файлами и документами. Поэтому системы класса BPM часто используют для создания СЭД-систем. Потому как СЭД – один из сценариев, который можно реализовать BPM-системой. В свою очередь, системы класса ECM занимается управлением корпоративным контентом, что также во множестве сценариев связано с желанием автоматизировать процессы работы с различными видами контента.

Именно поэтому хорошая ЕСМ-система часто содержит внутри себя BPM или интегрируется с BPM. Это позволяет не только хранить информацию, но и эффективно управлять тем, как она используется, а действия пользователей, связанные с информацией, которые компания хочет упорядочить – автоматизируются в виде бизнес-процессов. Например, ECM-система iSpace имеет встроенный BPM-движок для автоматизации процессов и создания бизнес-приложений для решения конкретных бизнес-задач. Создание бизнес-приложений – еще одна важная возможность ЕСМ-системы. По сути, внутри общего корпоративного цифрового пространства мы имеем возможность выделять отдельные области, или бизнес-приложения, как группы автоматизированных процессов, со своими присущими им наборами ролей пользователей, объектными моделями и бизнес-предназначением.

Еще одной распространенной ошибкой является смешение понятий ECM и CMS (Content Management System — Система управления контентом). Несмотря на схожие аббревиатуры и частичное совпадение функционала, это разные системы.

CMS ориентирована на управление веб-контентом (Web Content Management) и предназначена для создания, редактирования и публикации материалов на сайтах, блогах и порталах. ECM, в свою очередь, нацелена на управление корпоративным контентом в более широком смысле, включая документы, файлы и бизнес-информацию, что выходит далеко за пределы веб-пространства. Опять же, мы можем считать CMS частным сценарием ECM. Именно «CMS-часть» функциональности ЕСМ-системы мы с вами используем, когда организуем цифровые пространства для команд и подразделений, информационные и новостные странички, добавляем на странички различные виджеты, ссылки.

Больше бизнес-сценариев ECM:

Чтобы понять, требуется ли вашей компании внедрение ECM-системы, достаточно задать себе несколько ключевых вопросов:

1. Есть ли сейчас в компании общее цифровое пространство, где сотрудники могут хранить и продуктивно работать в командах с файлами и документами различных форматов, делать это удобно и из любого места?
2. Считаем ли мы, что работа с корпоративным контентом должна быть упорядочена и подчиняться определенным правилам, чтобы было меньше хаоса и рисков, связанных с утратой информации?
3. Есть ли у нас в распоряжении инструменты для структурированного хранения, совместной работы, управления доступом для всей той корпоративной информации и сценариев ее использования, которые позволяют на нужном уровне обеспечивать процессы и управлять ими?
4. Позволяют ли текущие инструменты соблюдать политики безопасности и правила работы с информацией и будет ли рост количества сотрудников вести к большему беспорядку в работе с корпоративным контентом?
5. Хотим ли мы дать возможности сотрудникам самостоятельно организовывать для своих команд и подразделений удобные им области для совместной работы?
6. Ощущается ли потребность в чем-то большем для совместной работы, чем СЭД или автоматизация процессов уже сейчас или может возникнуть в обозримом будущем?

Если хотя бы три из этих вопросов вызвали утвердительный ответ, внедрение системы управления корпоративным контентом станет для вашей компании важным шагом к улучшению процессов.

Простыми словами, iSpace – это аналог SharePoint и отчасти Confluence от российского разработчика. Система iSpace позволяет организовывать совместную работу в командах и управлять корпоративным контентом благодаря встроенным сервисам и функциям, к которым относятся, например, Сайты и страницы, библиотеки документов, списки и метаданные, конструктор форм и процессов для автоматизаций процессов, мощный поиск и др. А также инструменты управления – контроль доступа, управление правами на основе ролевой модели, безопасное хранение больших объемов данных, механизмы управления жизненным циклом информации.

Если вы находитесь в поиске решения для автоматизации процессов, организации СЭД или хранилища файлов и документов, задумайтесь о том, какие потребности уже есть «рядом» или могут возникнуть в перспективе. И насколько вы удовлетворены решениями, которые используйте сейчас – будет ли их возможностей хватать в будущем?

Возможно, лучшим решением станет ECM-система, которая дает значительно большие возможности чем просто система документооборота или платформа для автоматизации процессов, объединяя функции различных систем воедино. Так, в отличие от СЭД, ECM охватывает все аспекты работы с данными и контентом, а в сочетании с BPM может значительно повысить эффективность рабочих процессов. Решая с ЕСМ частную задачу сейчас, вы сможете заложить фундамент для реализации гораздо большего количества бизнес-сценариев на единой платформе, что в конечном итоге приводит к улучшению продуктивности и безопасности бизнеса.

Нажмите сюда, чтобы связаться с экспертом и узнать о способах внедрения ECM/BPM/СЭД-системы iSpace в ваш бизнес.

Возможно, вам будет интересно:

• Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»
• Открыта регистрация на вебинар «iSpace — для тех, кто ищет замену SharePoint»!