Портал для взаимодействия
с контрагентами
на базе iSpace
с контрагентами
на базе iSpace
Портал для взаимодействия с контрагентами – это единое пространство для коммуникации и обмена информацией между сотрудниками и контрагентами, созданное для повышения эффективности работы.
Преимущества использования портала
Пространство для технологий, идей и людей
Простота в использованииПортал предоставляет личные кабинеты для обмена документами и файлами, формы предоставления и сбора структурированных данных, а также возможности настроить регламентированные процессы взаимодействия с контрагентами.
Удобная консолидация данныхСобирайте и предоставляйте данные в структурированном виде без лишней траты времени на ручную обработку материалов, полученных от контрагента.
Версионность документовСохраняйте всю историю изменений, скачивайте и редактируйте последнюю или любую из промежуточных версий документа.
Работа с любыми форматамиОбменивайтесь файлами любого формата и размера без необходимости разбивать данные на несколько частей.
Реализация различных сценариев
Портал облегчает процесс запросов к поставщикам и управление ими. Сотрудники могут формировать запросы, выбирать поставщиков из предварительно созданного списка и управлять всем процессом.
Через портал вы легко сможете обмениваться файлами и документами с вашими клиентами. Отправляйте результаты работ, а также получайте от клиентов необходимые материалы для выполнения услуг.
Реализуя проекты или оказывая услуги, мы можем привлекать субподрядчиков. В процессе взаимодействия с субподрядчиками обычно происходит обмен документами, файлами, сведениями о ходе выполнения работ.
Сценарий 1
- Ваши сотрудники готовят на Портале "запросы" поставщикам на поставку материалов или изделий.
- Для запроса выбираются потенциальные поставщики из заранее созданного справочника контрагентов. На Портале вы сможете обогатить справочник дополнительными необходимыми атрибутами, характеризующими поставщика.
- "Отправка" запросов поставщикам отразит в Личных Кабинетах поставщиков ваш запрос, а также пришлет уведомления о запросе пользователям со стороны поставщика.
- Зайдя в свой "Личный кабинет" сотрудник поставщика увидит запрос, его параметры и в форме запроса сможет сформировать свое предложение, заполнив необходимые поля, или уведомить вас, что не готов сделать поставку. Система сама поставит задачу пользователю со стороны поставщика, о том, что вы ждете от него ответ в определённый срок и будет напоминать об этом, если предложение не отправлено в ответ. Каждый поставщик будет видеть только ту часть информации, которая предназначена ему.
- Ваш сотрудник сможет мониторить ответы поставщиков, отвечать на вопросы и передавать дополнительные документы и файлы в случае необходимости прямо через Портал без необходимости пересылок по почте.
- Получив ответы от поставщиков, ваш сотрудник сможет выгрузить информацию в структурированном виде для анализа предложений с ключевыми сведениями для сравнения.
- Выбрав победителя, через Портал вы сможете проинформировать поставщиков о своем решении и инициировать заключение договора.
Сценарий 2
- Ваши сотрудники смогут через портал передавать клиентам результаты работ, если они представляют из себя какие-либо файлы и документы: чертежи, макеты, результаты исследований и прочее.
- Через портал вы сможете получать от ваших клиентов файлы и документы, которые являются вводными или основой для оказания услуг: технические задания, описания требований, проектная документация, исходные данные для расчетов и прочее.
- В личном кабинете клиента вы сможете отображать сведения о ходе вашего проекта или иным образом отчитываться перед клиентом, предоставляя необходимую информацию, например, публикуя в личный кабинет клиента BI-дашборд.
- Через систему личных кабинетов вы можете делиться с клиентами информацией ограниченного доступа: результатами исследований, аналитикой и прочим.
- Если ваше взаимодействие с клиентом предполагает обмен большим количеством документации, портал позволит организовать общее структурированное хранилище, где доступ к файлам и документам будет ограничиваться правами пользователей, документы будут иметь версионность и метаданные, необходимые вам для поиска, определения времени, когда они получены, кем созданы и изменены.
- Информация, передаваемая через Портал, может атрибутироваться вами как "конфиденциальная", чтобы контрагент сразу понимал, как с ней обращаться.
Сценарий 3
- Ваши сотрудники смогут делиться необходимыми документами и файлами с подрядчиками в едином информационном пространстве. Сотрудникам будет понятно, где и какие документы находятся, какая из версий последняя и каков статус этих документов.
- Подрядчики смогут со своей стороны делиться и запрашивать необходимые файлы и документы, а также предоставлять сведения о ходе работ, делиться отчетами.
- Вы сможете собирать с подрядчиков в структурированном виде информацию, необходимую вам для отражения в других информационных системах: например, факт-прогноз по работам, сроки, объемы и прочее.
- Если какие-то шаги процессов взаимодействия с подрядчиком регламентированы, можно настроить процессы с нормативными сроками по этапам, напоминаниями и постановкой задач.
Процессы коммуникации –
теперь быстрее, удобнее, безопаснее
теперь быстрее, удобнее, безопаснее
Причина трудности
Портал как ответ
Сложный поиск файлов и документов в почте, мессенджерах
Единое пространство для обмена
Недоступность истории обмена и документов, когда сотрудник уволился или в отпуске
Единое хранилище с возможностью управления
правами доступа по пользователям, ролям и группам
правами доступа по пользователям, ролям и группам
Потери времени на сведение информации в структурированный вид
Получение информации в структурированном виде с использованием форм и атрибутов документов
Длительный поиск актуальной версии документа
Атрибутивный поиск документов по мета-данным, управление жизненным циклом объектов и статусов
Соблюдение последовательности шагов процесса, лимитов времени по этапам
Этапы маршрута (бизнес-процесса),
задачи, напоминания
задачи, напоминания
Скудность инструментов ограничения и управления доступом к передаваемой и получаемой информации
Управление правами по пользователям и ролям, разграничения для "своих" и "внешних"
Все возможности системы iSpace
