В эпоху, когда автоматизация уже не тренд, а необходимость, бизнесы часто бросаются с головой в этот процесс, мечтая о роботах, которые сами пишут отчёты, чат-ботах, решающих проблемы клиентов, и системах, которые управляют всем вместо вас. Но реальность порой сильно отличается от желаний. В этой статье мы разберём самые распространённые ошибки использования систем автоматизации бизнеса, которые могут в лучшем случае привести к потере времени, а в худшем — к финансовым издержкам.
Ошибка №1: Автоматизировать хаос
Вы никогда не задумывались, как можно сделатьбизнес-процессыещё более сложными, чем они есть сейчас? Просто автоматизируйте их! На самом деле, часто задачи по автоматизации бизнеса ложится “сверх” задачей на одного из сотрудников. Но проблема в том, что у ответственного сотрудника может не быть времени на проведение тщательного анализа бизнес-процессов в организации из-за чего внедрение системы автоматизации бизнеса приводит к плачевным результатам.
Например, ваш отдел продаж трижды дублирует данные в разных системах. И вот вы внедряете CRM, которая… автоматизирует эти три дублирования. Проблема не решена, а просто перекочевала в цифровой вид. Итог: деньги потрачены, хаос остался.
Совет: перед тем как запускать автоматизацию, разберите бизнес-процессы на “молекулы”. Уберите лишнее, оптимизируйте то, что осталось, а потом уже думайте об автоматизации.
Есть миф, что автоматизация — это как нажать "волшебную кнопку", и всё начнёт работать самостоятельно. Но фактически ситуация совсем иная.
Мало кто задумывается, что команда тоже должна быть готова к изменениям. Автоматизация — это не только про технику, но и про людей. Если сотрудники не понимают, зачем им новые инструменты и как ими пользоваться, никакие внедрения не спасут ваш бизнес от проблем.
Совет: адаптируйте и обучайте команду, объясняйте, зачем нужны новые автоматизации и системы и как это должно упростить их жизнь. Только так вы получите максимальный результат.
Покупка дорогого программного обеспечения — это как покупка спорткара для поездок на дачу. Вроде бы круто, но реально вам нужны только вместительный багажник.
На рынке действительно много решений: от дорогостоящих платформ, которые продают систему "всё-в-одном", обязывая клиентов оплачивать даже не нужные им модули, до бюджетных коробочных решений, предлагающих только базовый функционал и надстройку необходимых модулей по запросу.
Ошибочный подход: думать, что дорогое ПО гарантирует успех. На самом деле, стоимость системы никак не связана с её эффективностью для вашего конкретного бизнеса.
Совет: выбирайте систему автоматизации бизнеса не по цене, а по функционалу и вашему уровню готовности его использовать. Чётко определите свои задачи и подбирайте решение, которое закроет именно их, без переплат за ненужные возможности.
"Все делают, и нам надо" — худший подход к автоматизации. Если вы не понимаете, зачем система автоматизации бизнеса нужна вашему предприятию, то будьте готовы выбросить деньги на ветер.
Например, компания внедряет дорогостоящую систему учёта, потому что "у конкурентов такая есть". А потом оказывается, что она вообще не подходит для их модели бизнеса. Результат: вместо ускорения работы — бесконечные траты временных и денежных ресурсов.
Совет: начинайте с целей. Зачем вам автоматизация? Что вы хотите улучшить? Если ответа нет, лучше подождите, подумайте и разберитесь, каких целей вы действительно хотите достичь? Здесь может помочь известная техника “5 почему”, просто перефразируйте ее в “5 для чего это нужно?”.
Используйте классический проектный подход и водопадную модель, только если вы уверены в требованиях к будущей Системе и вашем видении будущего решения. Если уверенности нет – SCRUM будет лучшим выбором.
Не пытайтесь автоматизировать всё и сразу. Действуйте поэтапно.
Не гонитесь за модой или брендами, выбирайте решение, которое закроет именно ваши потребности.
Обратите внимание на возможности интеграции системы с уже используемыми инструментами в вашей организации.
Протестируйте систему перед финальным запуском, привлекая ключевых сотрудников их различных департаментов.
Заключение
Помните, что автоматизация — это не цель, а инструмент. Она должна работать на вас, а не наоборот. Избегайте перечисленных выше ошибок, и ваш бизнес скажет вам "спасибо"!
Если вы не знаете, какая система вам нужна, обратитесь к нашим специалистам, и мы проведем бесплатную консультацию, а также расскажем о возможностях современнойсистемы автоматизации бизнеса iSpace.