О том, какие практические шаги предстоят Заказчику во время процесса внедрения ECM-системы и как успешно реализовать проект, рассказал Андрей Кирша, коммерческий директор Conteq и платформы iSpace.
Теоретические аспекты внедрения ECM-систем давно и многократно обсуждались, порождая, порой, множество споров и вопросов. В данной статье мы не будем затрагивать критерии выбора того или иного вендора или системы. Вместо этого мы сосредоточимся на непосредственной технологии внедрения ECM. Прочитав статью, вы получите ясное понимание шагов, которые предстоят вам, как Заказчику.
Формирование рабочей группы
Все начинается с формированияпроектной команды. Обычно в нее входят руководитель проекта (координатор), бизнес-аналитик, консультант (также со стороны вендора), разработчики (по необходимости). Наиболее эффективным вариантом будет создание рабочей группы из ключевых сотрудников различных отделов, которые понимают бизнес-процессы и смогут активно участвовать в проекте. На протяжении всего проекта важно находиться в постоянном контакте с участниками команды, четко распределить обязанности каждого и регулярно проводить совместные встречи, чтобы решать возникающие вопросы и контролировать своевременное выполнение задач.
Обоснование проекта
Стоит обосновать четкие причины, цели и задачи проекта перед топ-менеджментом. Помните: «Кто хочет — ищет возможности, кто не хочет — ищет оправдания». Поэтому данный этап имеет ключевое значение. Составьте список измеримых показателей успеха и критериев качества, чтобы руководство смогло оценить эффективность проекта после внедрения. Кроме того, такой подход поможет контролировать результат и корректировать процесс, если потребуется.
Основываясь на результатах предыдущего этапа, нужно определиться с выбором подходящей именно вам ECM-системы. Выбранное решение должно быть способно реализовать важные для вас бизнес-сценарии, справляться с требуемым уровнем нагрузки, обеспечивать надежность и быть понятным с точки зрения возможностей развития в будущем. ECM должна быть рассчитана на работу с большими объемами данных и документов, а также поддерживать необходимое число пользователей. Не торопитесь с финальным выбором и не ориентируйтесь исключительно на самые дорогие и популярные системы. Зачастую они содержат множество функций, которые по факту оказываются абсолютно ненужными. Внимательно подойдите к изучение рынку. Поддержите открытое общение между специалистами со стороны потенциального Исполнителя и вашей командой. Откровенные беседы помогут выявить скрытые трудности и избежать дальнейшего недопонимания.
Хотите узнать больше об основных критериях качественной ECM-системы? Смотрите запись нашего вебинара «iSpace — для тех, кто ищет замену SharePoint» наRutube.
Проектирование системы
На этом этапе создается функционал ECM-системы, специально адаптированный под ваши бизнес-задачи. Поскольку ECM-система становится важнейшим элементом предприятия и затрагивает многие процессы, необходимо тщательно настроить ее под особенности вашего бизнеса.
Данный этап можно условно разделить на три подэтапа: исследование, анализ и проектирование.
Исследование
Исполнитель изучает бизнес-процессы компании, чтобы определить, к какому типу принадлежит организация:
Организация с отлаженными процессами.
Организация, где бизнес-процессы и правила работы с корпоративным контентом еще будут описываться или меняться.
В первом случае важно сохранить опыт сотрудников, чтобы адаптация к новой системе прошла легче. Во втором случае имеет смысл выделить часть, где мы понимаем «как должно быть», а также часть «на развитие», где еще предстоит обдумать и принять решение о том, как именно реализовывать.
Для полноты картины команда Исполнителя проводит интервью с сотрудниками, анализирует регламентирующую документацию и изучает различные аспекты текущих процессов, включая неочевидные детали и неформальные соглашения.
Анализ
Собранные данные анализируются и используются для формирования рекомендаций по улучшению или созданию новых процессов. Описанные бизнес-процессы активно обсуждаются, чтобы учесть мнение сотрудников разных уровней и достичь согласия по ключевым вопросам.
Проектирование
Аналитики формируют схему «Как будет», создавая детализированную схему процессов в нотации BPMN, и описывают все необходимое в документе «Техническое задание».
Пилотное тестирование
Проведите пилотное внедрение ECM-системы в вашей команде. Отслеживайте взаимодействия сотрудников с новой системой и собирайте честные отзывы. Исполнитель может внести коррективы, основываясь на результатах тестирования.
После тестирования и устранения всех выявленных замечаний, можно начинать постепенно подключать к работе всех пользователей. Важно провести обучение и предоставить консультации по работе с ECM-системой в виде сессий или консультаций со стороны вендора. Некоторые замечания могут возникнуть именно на первичном этапе внедрения, так как решения, уже ставшие привычными для ведущих специалистов, рядовым сотрудникам могут показаться неудобными.
Эксплуатация и дальнейшее развитие
После тестирования и устранения всех выявленных замечаний, можно подключать к работе всех пользователей. При этом важно сохранить возможность поддержки от команды Исполнителя для быстрого устранения любых проблем. Обеспечьте наличие ответственного сотрудника в каждом отделе, к которому коллеги смогут обращаться с вопросами по системе. Полученные замечания могут помочь автоматизировать другие процессы в дальнейшем, поскольку с ростом опыта работы с системой возникают новые идеи и задачи.
Развивать систему можно как собственными силами, так и с привлечением внешних специалистов — все зависит от готовности и целей вашей команды.
В этой статье мы постарались описать основные шаги внедрения ECM-системы. Ключевым фактором успеха будет соблюдение этапов, сроков и технических требований, что обеспечит успешное завершение проекта для всех участников.
Интересно внедрение современной ECM-системы? Обратитесь к нашим специалистам, и мы расскажем вам о ECM/BPM-системе iSpace.