Как в частной жизни, так и в профессиональной деятельности нас окружает огромное количество контента. Участвуя в разнообразных рабочих процессах, сотрудники компаний создают и преобразуют информацию в виде файлов различного формата, документов и информацию в других формах. В «рабочих» сценариях этот корпоративный контент принимает множество форм: таблицы и презентации, отчеты, схемы, чертежи, изображения, медиафайлы, документы разной степени формализованности — начиная от договора и заканчивая коммерческим предложением или техническим заданием, записи онлайн-собраний и т. д.
При этом, в рабочих процессах мы как правило не создаем этот контент в одиночку или для использования одним единственным сотрудником организации. Мы почти всегда создаем файлы и документы и затем используем их совместно — делимся ими, согласуем и утверждаем, совместно редактируем и рецензируем, предоставляем для ознакомления другим пользователям, создаем шаблоны и так далее. Это командная работа. Командой в этом контексте может быть любая рабочая группа: формальный отдел или департамент в оргструктуре, временная проектная команда, объединенная целями проекта, кросс-функциональная команда, выполняющая общее дело, а также вся организация в целом.
Для совместной работы команд с корпоративным контентом — файлами и документами — необходимо надежное хранилище информации. В нем должна быть возможность структурированного размещения данных. Это помогает поддерживать порядок и понимать, что и где находится. Также необходима функция поиска. Информации и файлов очень много, поэтому без поиска не обойтись.
Есть исследования, которые говорят, что сотрудники могут тратить на поиск информации до 20% рабочего времени. Добавим сюда возможности для создания и редактирования, возможности предоставления совместного доступа, управления правами и разрешениями. А еще у корпоративных файлов и документов, как и у любой структурированной информации, есть свой «контекст». Что это за файл или документ? К какому процессу, проекту или подразделению он относится? Кто за него отвечает и каков его текущий статус? И так далее.
В этой статье мы попробуем выяснить разницу в пользовательских сценариях, при использовании разных подходов в организации работы команд с корпоративным контентом, которые нам предлагают производители решений.
Хранение файлов и документов
В Яндекс Диске, Р7-Диске и VK Workspace Диске принципы организации хранения во многом схожи. У каждого сотрудника есть свой Диск, где он может создавать папки и предоставлять к ним доступ коллегам.
Для создания общего хранилища файлов в отделе или проектной команде требуется, чтобы ответственный сотрудник создал папку и настроил доступ для остальных участников.
Папку можно создать на «Диске» сотрудника в разделе «Файлы» на Яндекс Диске или «Мои документы» в Р7, а затем предоставить доступ. Или сразу создать папку в разделе «Общие» / Общий доступ — иными словами, на общем диске всей организации.
«Контекст» для файлов, которые будут использоваться сотрудниками в этой папке, задается названием папки. Например, «Проект внедрения CRM-системы» или «Отдел продаж».
В VK Workspace Диске все аналогично:
В свою очередь, iSpace предлагает совсем другой сценарий, ориентированный именно на команды.
Для каждой команды — будь то подразделение или проектная группа — iSpace предлагает создать Сайт, то есть выделенное рабочее пространство команды. У сайта может быть один или несколько владельцев, которые приглашают на него других пользователей — сотрудников отдела или членов проектной команды. Приглашенным пользователям назначаются роли:
Владелец — управляет контентом и настройками сайта, определяет состав участников, а также их права и полномочия.
Участник — может создавать и редактировать материалы.
Посетитель — имеет доступ только для просмотра и чтения.
При этом каждый сотрудник может быть участником одной или нескольких команд, имея в каждой команде свою роль и полномочия.
И уже на сайте команды мы видим Библиотеки для файлов и документов, где мы можем создавать папки и подпапки, загружать и редактировать файлы, предоставлять к ним доступ.
Библиотека — это «контейнер» для файлов и папок со своим контекстом и назначением. Права доступа к разным библиотекам могут различаться: одна доступна одним пользователям, другая — другим. Уровни доступа для пользователей и групп также могут быть индивидуальными для каждой библиотеки.
Таким образом, файлы и документы принадлежат команде, а не личному диску сотрудника и не одному общему корпоративному диску.
В Яндекс Диске, Р7-Диске и VK Workspace Диске файлы и папки, размещенные в «Общем доступе», формируют один большой «плоский» список. При большом объеме данных в нем легко запутаться. Частично помогает поиск, но он не решает проблему полностью.
Управление правами и доступом
В Яндекс Диске набор инструментов для управления правами довольно простой и ограниченный: можно предоставить пользователю или группе доступ на чтение или редактирование, а также закрыть доступ для всех остальных.
В Р7-Диске опций управления больше: можно запретить скачивание, загрузку, копирование, а уровень доступа определить из нескольких — чтение, только загрузка, полный доступ и др.
В iSpace права доступа пользователей по умолчанию наследуются сверху вниз: от сайта к библиотекам и спискам, затем к папкам, подпапкам и файлам. На любом уровне можно прервать наследование и задать уникальные разрешения для отдельных пользователей или групп. При необходимости наследование можно восстановить на любом уровне, вернув права «вышестоящей» структуры.
Есть несколько уровней разрешений, каждый из которых включает в себя набор «прав», также можно создавать свои комбинации прав для собственных уровней разрешений.
В бизнес-сценариях, работа с корпоративным контентом требует высокой гранулярности прав доступа — это может быть крайне полезно. Если же компания небольшая, из нескольких сотрудников, зачастую достаточно возможностей, похожих на Яндекс Диск, то есть таких, как мы обычно используем в «частных», не связанных с профессиональной деятельностью сценариях.
Редактирование файлов офисных форматов
Здесь все достаточно похоже, особенно учитывая, что в Яндекс360 и VK Workspace для совместного редактирования используется Р7-Офис. В iSpace же есть выбор: в качестве сервиса для совместного редактирования можно подключить Р7-Офис, OnlyOffice, Microsoft Office, Collabora или МойОфис.
Метаданные
Что такое метаданные?
Можно сказать, что метаданные — это «данные о данных», свойства объекта.
Зачем они нужны и причем здесь файлы и документы и совместная работа в командах?
На самом деле мы все сталкиваемся с метаданными, работая с файлами. Например, размер файла, его формат, дата создания и изменения — все это его свойства, или метаданные.
В Р7-Диске, как и в Яндекс Диске и VK Workspace Диске, отображаются только базовые метаданные файлов. При этом нет отдельной кнопки или пункта меню для просмотра свойств файла, и добавить новые метаданные невозможно.
В iSpace ситуация иная: здесь доступны не только базовые метаданные — кто и когда создал или изменил файл, его версия — но и можно обогатить описание файла имеющими дополнительный смысл свойствами.
Но зачем это может быть нужно?
Давайте представим, что мы добавили к файлам несколько дополнительных свойств — «тип содержимого», «ответственный», «срок актуальности», «статус». И вот мы уже можем заполнить эти сведения о файле дополнительной полезной информацией — кто отвечает за актуализацию файла? Каков его статус — черновик или утверждено для передачи клиенту? Что в этой презентации — годовой отчет или маркетинговые слайды о продукте? Устарел ли файл, нужно ли его переместить в архив или обновить?
В простых пользовательских сценариях, особенно не корпоративных, это, как правило, не требуется. Зато в рабочих процессах такая функциональность оказывается крайне полезной. Например, поиск по файлам в iSpace работает не только по названию и содержимому, но и по метаданным. Эти свойства легко использовать в качестве фильтров. Так, можно найти файл, зная, что это годовой отчет, созданный в период с 2022 по 2025 год и имеющий статус «утвержден». При большом объеме файлов такая возможность становится особенно ценной.
Кроме того, iSpace позволяет назначать задачи к файлам и подключать автоматизированные процессы, например, для утверждения или согласования. Мы привыкли, что в системах документооборота согласуют договоры или приказы. Но что, если в бизнес-сценарии нужно согласовать с руководителем коммерческое предложение или вариант технического задания для клиента или отчет для собрания? Или утвердить макет или статью перед публикацией на сайте?
Заключение
Решения для совместной работы с файлами и документами — Яндекс360 (Диск), VK Workspace (Диск) и Р7-Офис (Диск) — в целом достаточно похожи. В центре внимания здесь находится Диск, выполняющий роль «виртуальной» флешки сотрудника или всей организации, а также офисные редакторы.
Такие решения вполне подходят для простых сценариев, и по сути, не сильно отличаются от таких же «Дисков», предназначенных для частного использования.
iSpace концептуально отличается: в центре здесь команда. Команде предоставлены все необходимые инструменты для организации совместной работы с файлами и документами так, как удобно участникам, при этом с соблюдением требований корпоративной безопасности. Среди возможностей:
Пространства команд — Сайты,
Библиотеки и списки для организации хранения контента и доступа к нему,
Система распределения и управления правами «корпоративного уровня»,
Мощный поиск и управление метаданными контента,
Возможности мини-автоматизаций и управления задачами
Страницы сайтов как канал коммуникаций команды с новостями, публикациями, размещением ссылок и пр.
iSpace умеет поддерживать более «корпоративные» сценарии, хотя может легко использоваться и в небольших компаниях и командах.