Миграция с Microsoft SharePoint на iSpace – главное

Компания Conteq — это интегратор информационных систем для крупного и среднего бизнеса. Мы работаем на рынке с 2007 года и с самого начала нашей деятельности одним из ключевых направлений для нас стало внедрение и развитие решений на базе Microsoft SharePoint. Сегодня мы продолжаем поддерживать SharePoint, а также успешно осуществляем его миграцию на современную отечественную платформу iSpace, сохраняя для заказчика ценность и функциональность решения.

Наш путь начался с глубокого погружения в экосистему Microsoft. Десять лет подряд мы становились «Партнёром года» Microsoft по решениям в области управления проектами на базе Microsoft Project, имели статус золотого партнёра по SharePoint и Power BI.

Это не просто регалии — это результат десятков внедрений, собственных разработок и уникального опыта, который мы приобрели и продолжаем использовать сегодня.

– Алексей Семидетнов, генеральный директор Conteq

На платформе SharePoint мы создавали корпоративные порталы, автоматизировали документооборот, разрабатывали бизнес-приложения, включая такие решения как DocSpace — наш флагман, СЭД/ECM-систему. Мы работали с крупнейшими компаниями в различных отраслях, и сегодня, несмотря на переход на новые платформы, мы продолжаем поддерживать SharePoint там, где он еще используется.

За годы работы мы выделили три основные модели использования SharePoint в организациях:

1. Совместная работа внутри подразделений

Это базовая функциональность SharePoint, включающая работу со списками, библиотеками документов, совместным редактированием файлов, управлением версиями и правами доступа. Часто такие решения дополнялись мобильными приложениями или небольшими надстройками на Power Apps, обеспечивая удобную и гибкую среду для повседневной работы сотрудников.

2. Корпоративные порталы и информационные сайты

На SharePoint создавались полноценные внутренние порталы с навигацией, веб-страницами, виджетами и ссылками на внутренние сервисы. Эти решения объединяли в себе сервисы, заявки, ресурсы, информационные разделы и справки. Некоторые компании даже адаптировали SharePoint под сервис-деск и другие ITIL-процессы.

3. Бизнес-приложения и автоматизация процессов

SharePoint часто использовался как платформа для создания специализированных бизнес-приложений — от закупок и управления рисками до документооборота и согласования договоров. Чаще всего, это были кастомные решения с тщательно продуманной бизнес-логикой, надстройками, интеграцией с внешними системами.

Вопрос миграции с SharePoint — один из самых частых, который нам задают сегодня. Но важно понимать: миграция — это не просто копирование данных. Это переосмысление архитектуры, процессов, привычек пользователей и технических ограничений. Среди ключевых проблем:

• Сложная система прав доступа. SharePoint позволяет тонко настраивать права — от сайта до отдельного элемента. Управление через группы, уникальные настройки — все это нужно учесть при переносе.
• История версий. Версионирование документов — важный аспект для контроля и отчетности. Миграция без потери этой информации требует специальных инструментов и методик.
• Привычка к интерфейсу. Сотрудники привыкают к определенной логике и интерфейсу. Переучивание — затратный процесс, особенно в больших компаниях.
• Вложенность и связи. SharePoint активно использует lookup-поля, связи между списками, перекрестные ссылки. Их перенос — отдельная задача.
• Объем данных. Миграция десятков терабайтов требует аккуратного планирования, тестирования и резервирования.
• Кастомные решения. Самый сложный случай — когда SharePoint используется как платформа для бизнес-приложений, созданных вручную, а исходных кодов или документации уже нет.

Когда появляется задача замены SharePoint, важно выбрать не просто «аналогичный» продукт, а платформу, которая будет максимально соответствовать ожиданиям пользователей и возможностям ИТ-инфраструктуры заказчика.

Вот ключевые аспекты, которые мы рекомендуем учитывать при выборе новой платформы:

• Сходство функциональности и структуры. Идеально, если новая система поддерживает понятия «список», «библиотека», «карточка», «метаданные», «сайт», «группы пользователей». Это обеспечивает логическую преемственность.
• Схожий пользовательский интерфейс. Интерфейс — это не просто удобство. Это привычки, скорость работы, снижение сопротивления изменениям.
• Совместимость со стеком заказчика. Новая платформа должна быть технологически близка: использовать те же базы данных, поддерживать схожий язык программирования, интегрироваться с существующими системами.

Говоря о кастомной разработке, хорошо, если вы переходите на стек технологии, который у вас уже есть в организации, но если его нет, то надо сделать так, чтобы он был максимально близок к вам с технологической точки зрения. Все, что связано с доработками, должно быть вам знакомо.

– Алексей Семидетнов, генеральный директор Conteq

• Поддержка корпоративных сценариев. Отказ от SharePoint не должен привести к потере ключевых бизнес-функций. Новая система должна уметь решать те же задачи: от совместной работы до документооборота.
• Возможность самостоятельного развития. Важно, чтобы после внедрения заказчик мог поддерживать и развивать систему своими силами — как это было возможно с SharePoint.

Сегодня мы активно переносим функциональность SharePoint на отечественную платформу, наш собственный продукт, iSpace. Мы адаптируем архитектуру решений под особенности новой платформы, переносим данные, права, логику, настраиваем процессы и обучаем пользователей.

Каждый проект миграции мы начинаем с аудита текущего использования SharePoint, выявления критичных элементов, оценки объема данных и сложности. Мы честно говорим заказчику, где проще — а где потребуется кастомная разработка, делая GAP-анализ получившихся результатов.

Что может быть перенесено автоматически (простейший путь миграции)

Далее мы строим полноценный план миграции, который включает задание на доработку функционала и особенности проекта.

3 ключевых шага миграции с MS SharePoint на iSpace

Отдельно отметим и “нулевой” шаг импортозамещения SharePoint -– поиск подходящей альтернативы. Многое зависит от контекста, задач бизнеса, уровня зрелости внутренних процессов и технической архитектуры. Именно поэтому выбор замены стоит основывать на ваших конкретных требованиях, при этом опираясь на опыт интеграторов, которые уже прошли путь миграции с SharePoint не один раз.

За годы работы с Microsoft SharePoint наша команда сформулировали для себя три основные категории решений, на которые возможна миграция. Ни одно из них не является стопроцентной заменой SharePoint, но каждая из этих групп покрывает определённый слой его функциональности.

Первая категория — “файловые решения” или системы типа «Диск»

Это сервисы, предназначенные для хранения и совместной работы с файлами. Они позволяют делиться документами, настраивать доступ, поддерживают версионность в базовом виде. Но на этом, как правило, их возможности и заканчиваются.

Главный недостаток таких систем — отсутствие метаданных и структурированных представлений информации. Пользователь видит только имя файла, дату изменения и автора. Однако в SharePoint файлы — это часть логически организованной информационной системы: с метаданными и системой связей. Для организаций даже среднего размера отсутствие такой структуры становится критичным – теряется управляемость, контроль, прозрачность процессов.

“Метаданные — это цифровой каркас контента. Без них файлы превращаются в обычные папки на сетевом диске. Для 10+ человек — этого уже недостаточно.”

— Андрей Кирша, коммерческий директор Conteq

Также в таких решениях отсутствуют другие ключевые инструменты SharePoint: списки, аналитика, жизненные циклы документов, правила маршрутизации и так далее.

Вторая категория — CMS и корпоративные порталы

Сюда относятся платформы для создания информационных сайтов, новостных страниц, справочных разделов. Они обеспечивают понятный интерфейс для сотрудников, подходят для статичных публикаций (регламенты, ценности компании, новости), являясь важным элементом внутрикорпоративной коммуникации.

Но CMS-платформы редко поддерживают автоматизацию процессов, детальную настройку прав или возможность управлять структурированным контентом. В первую очередь, это инструмент для потребления информации, а не для управления им.

Третья категория — BPM-платформы

Сюда входят решения для построения бизнес-приложений и автоматизации процессов с помощью low-code/no-code инструментов, позволяющие гибко настраивать маршруты, интеграции, роли и многое другое. Это самый близкий по духу пласт к тем возможностям, которые предоставлял SharePoint в рамках автоматизации.

Однако BPM-платформы, как правило, не решают задачи информационных порталов и хранения файлов в том виде, как это делал SharePoint. Фокус таких решений — процессы и логика.

Таким образом, на рынке сегодня есть решения, закрывающие отдельные сегменты функциональности SharePoint, но платформы "всё в одном" — большая редкость. А пользователи SharePoint как раз привыкли к тому, что у них под рукой и хранилище, и портал, и процессы — всё в рамках одной среды.

Именно из этой потребности — сохранить целостный опыт и привычную универсальность — мы создали платформу iSpace, объединившую в себе ключевые возможности всех трёх направлений: от совместной работы с документами и контента до построения корпоративных порталов и полноценной автоматизации бизнес-процессов.

Демонстрация функциональных возможностей iSpace

Microsoft SharePoint был и остается мощной платформой для автоматизации корпоративных процессов.

Мы понимаем его сильные стороны — и потому способны грамотно спланировать его замену, не теряя важного и ценного для бизнеса. Наша команда переносит опыт, накопленный за более, чем 15 лет работы с SharePoint— и адаптируем его под новые реалии.

Если вы ищете путь замены SharePoint — мы готовы рассказать, показать, сравнить, продемонстрировать, как это можно сделать безболезненно. И, главное, с сохранением вашей производительности. Всё это – благодаря использованию отечественной системы iSpace.