Пользуется ли ваша компания системой электронного документооборота (СЭД)? Сегодня все больше предприятий осознают важность создания качественной и эффективной цифровой среды для совместной работы над документами и обращаются за помощью к разработчикам и интеграторам специализированных систем. Однако сделать выбор наиболее подходящей СЭД не всегда просто. Ключевыми факторами здесь становятся скорость внедрения, баланс функциональности и стоимости, а также удобный доступ с различных устройств.
Современные СЭД — это не просто инструмент введения документов. Заказчикам требуется гораздо больше, чем просто перевод бумажного документооборота в электронный формат. В свою очередь, малый бизнес вместо комплексной СЭД зачастую предпочитает набор бесплатных онлайн-сервисов. Но эксперты далеко не всегда считают такой подход правильным.
В условиях сегодняшней среды и требований к безопасности данных, большинство российских предприятий выбирают отечественные решения. В этой статье мы рассмотрим топ-5 лучших СЭД от российских разработчиков, которые предлагают различные функциональные возможности для работы в условиях локального рынка.
iSpace
Отечественная платформа iSpace – ECM/BPM-продукт опытного ИТ-разработчика Conteq, работающего на рынке с 2007 года. Благодаря качественно продуманной архитектуре iSpace охватывает все аспекты работы с данными и контентом, в отличие от простой СЭД. В сочетании с BPM частью iSpace может значительно повысить эффективность бизнес-процессов.
Основное внимание СЭД уделяет работе с формализованными документами, такими как договоры, служебные записки и корреспонденция. Однако iSpace успешно справляется и с другими задачами, выходящих за рамки этого формализованного контента, повышая гибкость работы с контентом в рамках единой платформы.
Формирование документов на основе различных утвержденных шаблонов.
Согласование договорных документов на всех уровнях и подпись с помощью ЭЦП.
Разработка шаблонов документов, включая совместное редактирование, согласование, утверждение и публикацию окончательных версий.
Надежное хранение всех документов с соблюдением прав доступа на протяжении выполнения обязательств и их последующую архивизацию.
Быстрый поиск документов по заданным параметрам и содержимому.
Подготовка регулярных отчетов, значительно сокращая время на сбор и анализ данных.
Автоматизация регистрации документов, их отправки контрагентам и контроля за возвратом.
Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
Контроль выполнения задач сотрудниками в рамках различных процессов.
Создание единого пространства для коммуникации и обмена информацией между сотрудниками и контрагентами.
Плюсы iSpace:
Находится в реестре российского ПО.
Поддерживает различные режимы проверки подлинности (basic, digest, certificate, NTLM, Kerberos) за счет использования identity-провайдера Keycloak, который позволяет легко интегрировать iSpace с различными корпоративными сервисами и приложениями.
Широкие возможности для специалистов без знания программирования благодаряlow-code/no-code подходу, коннекторам и открытому API для интеграции.
Микросервисная архитектура, которая дает гибкость в разработке сервисов для системы.
Directum Lite — это облегченное решение системы электронного документооборота Directum RX, разработанное для небольших компаний численностью до 100 сотрудников. Система предлагает готовые инструменты для оптимизации бизнес-процессов, упорядочивания рабочих задач, цифрового согласования договоров и счетов, а также эффективного управления встречами и перепиской.
Компания Directum имеет развитую сеть партнеров в России и странах СНГ, что значительно расширяет возможности интеграции с другими корпоративными системами по сравнению с подобными решениями на российском рынке.
Возможности Directum Lite:
Создание документов на основе шаблонов, согласование, версионность и хранение истории изменений.
Полный цикл работы с договорами и счетами: от формирования до подписания электронной подписью.
Обработка входящей корреспонденции, назначение задач и контроль их выполнения.
Ведение электронного архива для хранения документов.
Доступ к корпоративной информации через Базу знаний.
Плюсы Directum Lite:
Интеграция с популярными сервисами Контур. Диадок и СБИС.
Легко настраивать маршруты согласования и редактировать карточки документов.
Есть два отдельных мобильных приложения – для руководителя и для рядового сотрудника.
Высокий уровень техподдержки.
Минусы Directum Lite:
В системе могут работать только до 100 пользователей.
Стоимость – от 4 764 руб. / 1 рабочее место
1С:Документооборот
Российская система электронного документооборота (СЭД), разработанная фирмой 1С – широкой сетью франчайзи, осуществляющей внедрение систем по всей России. Несмотря на сложности с настройкой системы и необходимостью детального изучения работы с интерфейсом, зачастую требующего помощи специалиста, 1С:Документооборот является популярной отечественной СЭД. Для малых и средних компаний предлагается конфигурация «1С: Документооборот ПРОФ», которая помогает перевести основные задачи по работе с документами в цифровой формат.
Возможности 1С:Документооборот:
Учет входящей и исходящей корреспонденции.
Контроль статусов документов.
Архивное хранение и удобный поиск документов.
Управление договорным процессом: создание, согласование, контроль сроков и расторжение договоров.
Встроенная электронная почта: привязка писем к документам, быстрый поиск по письмам, автоответы, сортировка писем по папкам отправителей и другие функции.
Инструменты для совместной работы: планирование мероприятий, уведомления участников, бронирование помещений.
Плюсы 1С:Документооборот:
Быстрая и простая интеграция с другими решениями «1С».
Отвечает всем требованиям российского законодательства, есть комплект готовых нормативных документов.
Есть специализированное мобильное приложение.
Регулярный выпуск обновлений.
Высокая безопасность благодаря возможности разграничения прав доступа.
Минусы 1С:Документооборот:
Доступ к системе информационно-технического сопровождения (1С:ИТС) предоставляется по подписке.
Сложно разобраться, большинству сотрудников требуется обучение.
Стоимость – от 48 500 руб. за коробочную или электронную версию. Дополнительно оплачиваются лицензии для пользователей.
Docsvision
Российская BPM/ECM-платформа для управления документооборотом, бизнес-процессами и контентом от компании «ДоксВижн». Предлагает доступ к инструментам для автоматизации ключевых задач документооборота посредством модуля «Управление документами». Для сложных кастоматизаций требуется помощь разработчика.
Возможности Docsvision:
Доступ к различным low-code-инструментам, таким как визуальный конструктор для настройки карточек документов.
Адаптивный веб-интерфейс и отсутствие ограничений по нагрузке.
Возможность развертывания как на сервере компании, так и в облаке.
Открытое API, обеспечивающее широкие возможности для интеграции.
Плюсы Docsvision:
Высокая производительность системы.
Интуитивно-понятный интерфейс.
Несложный процесс внедрения.
Позволяет подписывать документы прямо из почты, не заходя в систему.
Минусы Docsvision:
Высокая стоимость для малого и среднего бизнеса.
Зависимость от интегратора, часто требуется помощь специалистов.
Стоимость – 10 100 руб. за одно рабочее место при покупке до 100 пользователей.
Битрикс24
Портал Битрикс24 можно использовать для автоматизации документооборота, если вашему бизнесу достаточно базового функционала и вам не требуется отдельный модуль для управления договорами и делопроизводством. Онлайн-сервис от компании ориентирован в первую очередь на управление проектами и продажами (CRM), но также включает ряд инструментов для работы с электронными документами.
Возможности Битрикс24:
Совместная работа с документами в режиме онлайн.
Встроенный конструктор сайтов, корпоративный мессенджер, контакт-центр для взаимодействия с клиентами.
Разграничение прав доступа для пользователей.
ИИ-помощник для обработки текстов.
Плюсы Битрикс24:
Подходит для широкого списка задач.
Есть инструкции для начинающих пользователей.
Доступно мобильное приложение.
Широкие возможности интеграции, например, с «1С».
Минусы Битрикс24:
Нельзя выбирать отдельные функции в тарифах, в результате пользователю иногда требуется оплачивать множество ненужных опций ради более расширенного тарифа.
Базовой (бесплатной) версии зачастую не хватает для решения более сложных и объемных задач.
Возможны технические сбои.
Стоимость – от 2 490 руб. / месяц.
Бесплатные онлайн-сервисы
Зачастую компании останавливают свой выбор не на специализированной системы для управления электронным документооборотом, а бесплатные онлайн-платформы, которые, как ожидается, должны помочь сэкономить время и средства. В число таких программ входят, например, общедоступное ПО для работы с документами, календари, мессенджеры, облачные хранилища, а также электронная почта. Отличными примерами таких инструментов служат, например, уже ушедший Notion или сервисы Яндекс (Яндекс Документы, Яндекс Диск) и Google (Google Docs, Google Drive).
Среди главных плюсов — бесплатный доступ и базовые функции (совместная работа, возможность комментировать, редактировать, создавать отдельные папки).
Среди основных минусов — бесплатный тариф чаще всего ограничен определенным объемом памяти, а также низкий уровень защиты данных. Хранить конфиденциальные данные компании в подобных сервисах лучше полностью избегать, так как любой сбой создает огромный риск утечки чувствительных данных в свободный доступ.
Заключение
Выбор системы электронного документооборота требует тщательного изучения информации. По словам экспертов, рынок СЭД в России ежегоднорастет на 20-30%.
В этой статьи мы рассказали лишь о топ 5 системах, которые, с нашей точки зрения, могут быть вам интересны. Мы придерживаемся мнения, что одним из самых главных факторов выбора той или иной системы должна быть ее гибкость и возможность подстраиваться под специфические нужды клиента. Именно из-за нехватки подобных решений в нашем собственном арсенале и появилась ECM/BPM/СЭД-система iSpace. Так, недавно мы завершили совместный крупный проект для автоматизации процессов документооборота в «Адмиралтейских ветвях». Организации требовалась полная замена зарубежного MS SharePoint. Благодаря слаженной и кропотливой работе профессионалов, сегодня iSpace эффективно справляется с тысячами ежедневных задач в одном из крупнейших предприятий России.