Как мы создали Портал для взаимодействия с клиентами

Основная деятельность Компании сосредоточена на поставках топливной продукции потребителям, а также на строительстве и эксплуатации инфраструктуры, связанной с этим направлением. Ключевые потребители продукции — пассажирский транспорт, грузовые и легковые автомобили, а также коммунальная техника.

С увеличением клиентской базы неизбежно растут затраты на обслуживание и привлечение новых клиентов. Кроме того, усиливается потребность в ресурсах, необходимых для заключения новых договоров, продления сотрудничества с действующими клиентами и других сопутствующих процессов.

Одним из ключевых шагов по повышению эффективности взаимодействия с клиентами стал запуск проекта по созданию Портала взаимодействия с клиентами. Портал был разработан как информационная система, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, связанных с заключением договоров. Нововведение позволило значительно сократить объем ручного труда сотрудников и ускорить оформление договорных отношений.

В качестве технологической платформы для проекта была выбрана отечественная система iSpace, зарегистрированная в реестре ПО Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

В результате реализации целей проекта мы получили Портал, который обеспечивает удобный процесс регистрации для новых клиентов, заинтересованных в заключении договора на поставку продукции. После регистрации система автоматически создает для клиента "Личный кабинет" с возможностью дополнения реквизитов организации, загрузки правоустанавливающих документов и других подтверждающих сведений. Данные о компании автоматически подтягиваются из базы по ИНН, а банковские реквизиты — по БИК.

Поскольку Портал предназначается для заключения договоров поставки по типовой форме, система автоматически формирует Договор из шаблона, заполняя необходимые реквизиты, и направляет проект договора на регистрацию и согласование в Компанию. Благодаря интеграции с корпоративной системой документооборота, договор оперативно проходит все необходимые стадии согласования. Система самостоятельно определяет, в какой региональный филиал Компании должен быть отправлен договор, основываясь на предоставленных клиентом данных.

После успешного согласования договор подписывается обеими сторонами с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП), функционал которой интегрирован в Портал.

Внедрение Портала значительно оптимизировало процесс взаимодействия с контрагентами, переведя его в электронный формат. Теперь большая часть подготовки, согласования и подписания договоров осуществляется клиентами в режиме самообслуживания, что исключает необходимость многочисленных коммуникаций, разъяснений, обмена информацией через электронную почту или другие традиционные каналы. Автоматизация исключила ручной ввод данных в корпоративные системы, что позволило сократить временные затраты и минимизировать риск ошибок.

При создании системы Портала мы уделили особое внимание обеспечению высокого уровня безопасности. В системе были внедрены дополнительные меры безопасности, включая многофакторную аутентификацию, установку минимальных требований к паролям, ограничение количества попыток ввода пароля с последующей блокировкой учетной записи, применение технологии автоматизированного тестирования для определения роботов, а также ведение журналов пользовательской активности и изменений объектов в системе. Система Портала использует два отдельных сетевых интерфейса – внешний, с доступом в Интернет для внешних пользователей, и внутренний, без доступа в Интернет, для информационного обмена внутри корпоративной сети Компании.

По состоянию на конец 2024 года системой Портала для дистанционного заключения договоров поставки пользуются уже несколько сотен клиентов Компании. В будущем ожидается увеличение до нескольких тысяч. При проектировании системы учитывался рост объема пользователей, поскольку применяемая архитектура позволяет наращивать необходимые мощности.