Основной деятельностью компании является поставка топливной продукции потребителям и строительство и эксплуатация связанной инфраструктуры. Ключевыми потребителями продукции являются пассажирский, легкий грузовой, легковой транспорт и коммунальная техника.
Рост количества клиентов компании неизбежно сопровождается ростом затрат на обслуживание клиентов, их привлечение и в том числе растет потребность в ресурсах, обеспечивающих процессы заключения договоров с новыми клиентами, продление отношений с существующими и т.п.
Одной из инициатив по повышению эффективности процессов взаимодействия с клиентами стал проект создания Портала взаимодействия с клиентами, который бы использовался в качестве информационной системы автоматизирующей бизнес-процесс заключения договоров с клиентами. Система была призвана уменьшить объем ручной работы сотрудников компании и ускорить процессы заключения договоров.
Рост количества клиентов компании неизбежно сопровождается ростом затрат на обслуживание клиентов, их привлечение и в том числе растет потребность в ресурсах, обеспечивающих процессы заключения договоров с новыми клиентами, продление отношений с существующими и т.п.
Одной из инициатив по повышению эффективности процессов взаимодействия с клиентами стал проект создания Портала взаимодействия с клиентами, который бы использовался в качестве информационной системы автоматизирующей бизнес-процесс заключения договоров с клиентами. Система была призвана уменьшить объем ручной работы сотрудников компании и ускорить процессы заключения договоров.
О внедрении
Для достижения целей проекта была спроектирована и внедрена информационная система, которая позволила осуществлять процесс взаимодействия потенциальных новых клиентов с Компанией посредством Портала в сети Интернет. Для реализации проекта была выбрана платформа iSpace, на которой был создан "Портал" взаимодействия с контрагентами. Платформа iSpace является российским ПО, зарегистрированным в реестре, основана на одобренных Компанией технологиях и, что не маловажно, правообладателем платформы Компании был предоставлен доступ к исходному коду ПО, что позволяет убедиться в отсутствии недокументированных возможностей платформы и пройти необходимые проверки безопасности.
Обращаясь к Порталу, потенциальный новый клиент компании, желающий заключить договор поставки, продукции регистрируется в системе, которая создает для организации-клиента "Личный кабинет". Имея доступ в личный кабинет, клиент получает возможность самостоятельно заполнить реквизиты своей организации, необходимые для заключения договора, а также предоставить копии правоустанавливающих и прочих документов, требующихся для подтверждения сведений о юридическом лице. При этом реквизиты заполняются автоматически на основании данных ИНН, а банковские реквизиты заполняются автоматически при введении БИК банка. Поскольку Портал предназначается для заключения договоров поставки по типовой форме, система автоматически формирует Договор из шаблона, заполняя необходимые реквизиты, внесенные будущим клиентом.
Далее карточка потенциального клиента и заполненный шаблон договора регистрируются и направляются на рассмотрение и согласование в Компанию, где благодаря интеграционным механизмам Договор попадает в существующую систему документооборота компании и проходит необходимые согласования. При этом, на основании данных клиента, система автоматически осуществляет выбор в какой из региональных филиалов Компани направить договор. Успешно согласованный договор подписывается обоими сторонами с использованием функциональности подписания документов с использованием ЭЦП/МЧД, реализованными на Портале.
Таким образом, значительная часть процесса взаимодействия Компании с контрагентами при подготовке, согласовании и подписании договоров стала реализовываться в электронном виде и в режиме "самообслуживания" для клиента без необходимости дополнительных затрат времени на коммуникации, прояснение необходимых действий для заключения договоров, обмена информацией с использованием традиционных средств, таких как электронная почта, и без необходимости ручного переноса данных, полученных со стороны клиентов во внутренние системы, и ручного ввода данных.
Обращаясь к Порталу, потенциальный новый клиент компании, желающий заключить договор поставки, продукции регистрируется в системе, которая создает для организации-клиента "Личный кабинет". Имея доступ в личный кабинет, клиент получает возможность самостоятельно заполнить реквизиты своей организации, необходимые для заключения договора, а также предоставить копии правоустанавливающих и прочих документов, требующихся для подтверждения сведений о юридическом лице. При этом реквизиты заполняются автоматически на основании данных ИНН, а банковские реквизиты заполняются автоматически при введении БИК банка. Поскольку Портал предназначается для заключения договоров поставки по типовой форме, система автоматически формирует Договор из шаблона, заполняя необходимые реквизиты, внесенные будущим клиентом.
Далее карточка потенциального клиента и заполненный шаблон договора регистрируются и направляются на рассмотрение и согласование в Компанию, где благодаря интеграционным механизмам Договор попадает в существующую систему документооборота компании и проходит необходимые согласования. При этом, на основании данных клиента, система автоматически осуществляет выбор в какой из региональных филиалов Компани направить договор. Успешно согласованный договор подписывается обоими сторонами с использованием функциональности подписания документов с использованием ЭЦП/МЧД, реализованными на Портале.
Таким образом, значительная часть процесса взаимодействия Компании с контрагентами при подготовке, согласовании и подписании договоров стала реализовываться в электронном виде и в режиме "самообслуживания" для клиента без необходимости дополнительных затрат времени на коммуникации, прояснение необходимых действий для заключения договоров, обмена информацией с использованием традиционных средств, таких как электронная почта, и без необходимости ручного переноса данных, полученных со стороны клиентов во внутренние системы, и ручного ввода данных.
Уникальность проекта
При создании системы Портала особое внимание уделялось безопасности.
В системе был реализован ряд мер, повышающих безопасность, таких как использование мульти-факторной аутентификации, минимальные требования к паролям пользователей, ограничение числа попыток ввода пароля и блокировка учетной записи, применение технологии автоматизированного тестирования для различения компьютеров и людей, логирование действия пользователей и журналирование изменений объектов в системе. Система Портала использует два отдельных сетевых интерфейса – внешний, с доступом в Интернет для внешних пользователей, и внутренний, без доступа в Интернет, для информационного обмена внутри корпоративной сети Компании.
В системе был реализован ряд мер, повышающих безопасность, таких как использование мульти-факторной аутентификации, минимальные требования к паролям пользователей, ограничение числа попыток ввода пароля и блокировка учетной записи, применение технологии автоматизированного тестирования для различения компьютеров и людей, логирование действия пользователей и журналирование изменений объектов в системе. Система Портала использует два отдельных сетевых интерфейса – внешний, с доступом в Интернет для внешних пользователей, и внутренний, без доступа в Интернет, для информационного обмена внутри корпоративной сети Компании.
Результат
По состоянию на конец 2024 года системой Портала для дистанционного заключения договоров поставки пользуются уже несколько сотен клиентов Компании, ожидается увеличение до нескольких тысяч. При проектировании системы учитывался рост объема пользователей, архитектура системы позволяет наращивать необходимо мощности.
Анна Строцкая, руководитель департамента iSpace, компания Conteq:
Залогом успешного проекта стали два ключевых аспекта – гибкость платформы в реализации необходимой функциональности и интеграции с другими информационными системами благодаря доступности исходного кода и открытого API, а также грамотно сформулированное Компанией техническое задание, предусматривающее все необходимые требования.
Желаем Компании роста клиентской базы и высокой удовлетворенности клиентов продукцией и опытом взаимодействия с Компанией.
