В любой компании существует определённый комплект учредительных, правоустанавливающих и иных важных документов. Эти материалы не только требуют надёжного хранения, но и должны быть легко доступны сотрудникам, пусть и не ежедневно, и не всем. Если в компании работает больше двух человек, особенно если они находятся не в одном офисе, потребность в электронной системе хранения становится очевидной. Подобная система упрощает доступ к документам и поддерживает их организованность. Вот несколько примеров документов, c которыми вы можете работать:
Уставные документы:
Устав и изменения к нему,
Решение о создании
и др.
Правоустанавливающие и разрешительные:
свидетельства ОГРН и ИНН,
Выписка из ЕГРЮЛ и листы записей в ЕГРЮЛ,
Сертификаты и лицензии,
Документы о выпусках акций,
Протоколы и решения учредителей,
Справки об открытых счетах,
Список учредителей,
Сведения о взаимозависимых лицах,
Сведения о конечных бенефициарах и др.
Прочие:
Карточка с реквизитами компании
Доверенности
Справки о применяемой системе налогообложения
Различные справки и выписки
Оргштатная структура
И прочее и прочее
Одним из первых и очень очевидных решений является создание папки на общем ресурсе, например, на файловом сервере, и размещение там документов. На первый взгляд, это отличное решение: можно создать подпапки для разных типов документов, что позволит лучше ориентироваться. Системный администратор настроит доступ к этим папкам, и всё будет работать "на ура". Если же для общего доступа используется облачное хранилище, такое как DropBox или OneDrive, владелец этого хранилища сам сможет настроить права доступа для других сотрудников. Аналогичный подход можно применить, пользуясь корпоративными системами такими, как MS SharePoint или Confluence, и создав там библиотеку документов для удобного управления и совместной работы.
А если посмотреть чуть дальше, то мы поймем, что просто хранить и предоставлять доступ недостаточно. Есть необходимость управлять этим доступом в зависимости от документа, роли и функции сотрудника, правил внесения изменений и прочее. При этом, у документов есть свой жизненный цикл – статус актуальности и состояние, сроки действия, сроки перемещения в архив или удаления.
Затем, если мы подумаем о том, как именно разные сотрудники используют эти документы, то поймем, что иногда хочется большего удобства в действиях, чем позволяют обычные папки.
И вот тут на помощь приходит Каталог или, словами платформы iSpace, "Библиотека Документов". Решение само по себе не сложнее, чем общие папки, однако даёт массу преимуществ и, главное, возможность организовать не просто хранение, а еще и управление этими документами. Библиотека Документов – одна из важных функций систем класса ECM (Систем управления корпоративным контентом).
Почему бы не сделать нечто подобное в СЭД (Системе электронного документооборота)? Обычно в СЭД доступ есть не у всех. Точнее, чаще всего, он есть у тех, кто непосредственно участвует в процессах согласования документов (договоров, приказов, служебных записок) или является исполнителем. А виды документов, о которых мы ведём речь, либо вообще не участвуют в процессах согласований, либо имеют нетипичные для СЭД сценарии использования сотрудниками.
Преимущества Библиотеки Документов
Какие же преимущества дает нам ECM-система и Библиотека Документов для создания каталога таких корпоративных документов? И чем отличается Библиотека Документов от общих папок?
Быстрый и легкий поиск
Помимо поиска по ключевым словам в названии и содержании документа мы можем осуществлять поиск по любому свойству (атрибуту) документа. Например, по виду – учредительный, правоустанавливающий, разрешительный. Ищем мы сертификат или справку, выписку или протокол? Описанное свойство поможет легко найти его используя фильтры. И да, поиск будет работать с учётом разрешений на доступ каждого пользователя.
Возможности управления
Свойства элемента списка (документа) позволяют настраивать параметры для управления доступом, назначать целевые аудитории, наделённые определёнными правами, а также определять ответственных за актуальность документа и место хранения оригинала. Например, задав параметр "ответственный", можно указать, к кому обращаться с вопросами по документу, а также кто несёт ответственность за поддержание его актуальности, контроля статуса и корректности содержащейся информации.
Разумная безопасность
Опираясь на свойства (атрибуты), мы можем управлять доступом пользователей. Например, группа пользователей "тендерные специалисты" имеет доступ к конкретному набору необходимых в деятельности документов. Специалисты могут скачать или скопировать документ в другую папку, т.к. предоставлять эти документы часто требуется в тендерных процедурах, но они не могут их изменять и/или обновлять.
Содержание документов в порядке
Понимая сроки действия документов и их статус, мы имеем возможность вовремя обновлять документы и закрывать неактуальные. Указав срок действия документа, мы получаем возможность назначать связанные задачи ответственным по обновлению. Например, сертификат ISO действует опредёленный срок с момента получения, и позаботиться о его продлении необходимо заранее. Получив новый сертификат, следует разместить его в каталог.
Механизм процессов ЕСМ-системы позволит заранее запрограммировать процессы по актуализации и выполнять все необходимые действия вовремя.
Удобство в пользовательских сценариях
Отметив "чек-боксы" у нужных документов в каталоге, пользователь может скачать их все одной кнопкой в архивный файл или скопировать в другую папку, например, в ту, где он готовит набор документов для предоставления в тендер.
Заключение
Библиотека Документов от iSpace – удобный инструмент командной работы, который позволяет не только обеспечить быстрый и удобный централизованный доступ и хранение различных типов документов, включая нетипичные для СЭД, но и обладает ключевой фишкой – возможностью управлять этими файлами в удобном для вас виде.
С помощью этого важнейшего ECM-инструмента компании могут легко отслеживать состояние документов, бесперебойно обеспечивая их актуальность и безопасность.
Интересно внедрение современной ECM-системы?Обратитесь к нашим специалистам, и мы расскажем вам о ECM/BPM-системе iSpace.