Как организовать пространства для работы проектных команд с iSpace

Одним из сценариев использования платформы iSpace является организация совместной работы участников проектных команд. Платформа предоставляет централизованное пространство для хранения информации, координации задач и обмена знаниями, помогая организовать взаимодействие и совместную работу членов команды, обеспечивает прозрачность проекта и упрощает коммуникацию.

В основе iSpace лежит система внутренних сайтов компании, где сайт – это обособленное цифровое пространство команды проекта. Начиная проект, все что нам необходимо для создания «цифрового пространства» для команды проекта – это создать сайт, назвать его в соответствии с проектом, указать пользователей сайте – участников команды проекта и других сотрудников, которым необходим доступ на сайт – например куратора проекта от бизнеса.

Добавляя пользователей на сайт проекта, мы сразу можем определить для них роли на сайте:

• Владелец(ы) – управляет сайтом, его содержимым, составом и полномочиями пользователей на сайте, по умолчанию получают полные права,
• Участник – непосредственный участник команды проекта, который будет создавать, редактировать, читать файлы и документы проекта. Участники по умолчанию получают права на создание и изменение контента,
• Посетитель – тот, кому достаточно прав на чтение содержимого сайта.

Роли на сайте не равны ролям в проекте, при этом на роль Владельца сайта чаще всего подходит руководитель проекта.

Сайт проекта предоставляет хранилище файлов и документов проекта, где все документы проекта — контрольные списки, планы, отчеты, спецификации, письма и презентации — хранятся в защищенной среде с контролем версий. Каждый член команды имеет доступ к актуальным версиям файлов без необходимости рассылки десятков файлов по электронной почте, что исключает проблемы с несогласованностью данных и устаревшей информацией.

При этом, сайт проекта позволяет четко и гибко распределять права доступа к файлам и документам проекта, благодаря механизмам управления правами доступа. Хранилище сайта может содержать одну или несколько Библиотек документов. А уже в библиотеках мы создаем структуру в виде папок и подпапок для хранения файлов. Библиотеки могут создаваться владельцем сайта по мере необходимости, а назначение их заключается в том, что они позволяют разграничить доступ и полномочия отдельных участников, а также могут иметь разное предназначение. Например, одна библиотека будет содержать рабочие файлы и документы проекта, черновики и пр., а другая – будет содержать шаблоны или уже одобренные и утвержденные документы и артефакты проекта. На библиотеку с рабочими документами мы можем определить права на создание и изменение для пользователей с ролью «участник», а «посетителям» вообще закрыть доступ. К библиотеке с утвержденными файлами и документами наоборот, выдать доступ на чтение отдельным пользователям, например куратору и спонсору проекта, а участникам дать права только на просмотр, чтобы не было возможности изменить утвержденные версии документов и артефактов.

Система управления правами позволяет на любом уровне иерархии Библиотеки – папок и подпапок назначать уникальный набор прав для разных пользователей и групп.

iSpace интегрируется с сервисами совместного редактирования офисных приложений (веб-редакторами Р7-Офис, МойОфис, MS Office, OnlyOffice или Collabora), позволяя нескольким участникам одновременно редактировать документы, таблицы и презентации. Система разрешает или не разрешает пользователю вносить изменения в документ, в зависимости от того, какие у него имеются права для конкретного файла или папки. Это ускоряет процесс разработки документов и снижает риск потери критической информации.

В отличие от простых решений, таких как «общий диск» для документов, iSpace позволяет «обогащать» файлы дополнительными свойствами – метаданными. Например, к документу можно добавить свойство «статус» и задавать его в зависимости от состояния документа – черновик, на утверждении, готов для передачи клиенту и т. п. Набор статусов Владелец сайта может настроить самостоятельно, так как это нужно команде, или использовать то, что заложено в шаблон сайта проекта.

Также iSpace автоматически отслеживает все изменения свойств файлов и документов, сохраняет историю версий и указывает, кто и когда вносил изменения в метаданные (свойства) файла. А если документ был удален, при необходимости его можно восстановить из «корзины».

Списки задач iSpace позволяют назначать задачи участникам проекта, устанавливать сроки выполнения, отслеживать статус и сроки завершения. Если ваш проект реализуется по «водопадной» модели, у проекта есть свой календарно-сетевой график, с помощью которого мы управляем задачами проекта, ресурсами, сроками. А функциональность задач iSpace позволит управлять организационными задачами участников команды проекта – теми задачами, которые не являются частью графика самого проекта, но неизбежно существуют во взаимодействии участников команды и деятельности «вокруг» проекта.

Эта функциональность обеспечивает полную прозрачность проекта — менеджер видит, кто над чем работает, какие задачи завершены, а какие требуют внимания. А iSpace напомнит о сроках и позволит отчитаться о выполнении задачи.

iSpace позволяет тонко настроить права доступа на уровне сайта, библиотеки, папки и даже отдельного документа. Это критически важно для проектов, где различные участники должны видеть только релевантную для них информацию. Система отслеживает все действия пользователей, обеспечивая аудит и соответствие корпоративным политикам безопасности.

Система управления правами позволяет четко и гранулярно определять, и разграничивать права на отдельные объекты или группы объектов – папки, библиотеки, списки и их элементы. Это позволяет безопасно и упорядоченно настраивать работу в т.ч. проектных команд, в которых часть участников – это внешние пользователи. Например, участники проектной команды со стороны заказчика, для которого реализуется проект или ваш подрядчик в проекте.

Интеграция с корпоративным каталогом пользователей позволяет просто и удобно добавлять на сайты сотрудников – участников проектной команды, а также внешних участников, если для них создаются учетные записи.

Интеграция с корпоративной почтой позволяет получать уведомления о задачах.

Команда создает сайт проекта с несколькими библиотеками документов — для контрактов, технических спецификаций, дизайн-макетов и финальных отчетов. Каждая библиотека организована по папкам (фазы проекта, типы документов), с настроенными колонками для отслеживания статуса документа (черновик, на проверке, утверждено). Участники видят, когда документ был обновлен, кто его редактировал, и могут откатиться к предыдущей версии при необходимости. Уведомления автоматически информируют согласующих лиц о готовности документа к проверке.

При необходимости используя встроенную функциональность iSpace для автоматизации процессов, можно быстро и без программирования настроить мини-автоматизации, например утверждение документов на выпуск или согласование каких-либо изменений в проекте.

Менеджер проекта использует список задач проекта, где каждая запись — это задача с указанием описания, назначенного исполнителя, крайнего срока, приоритета и статуса (новая, в работе, завершена, заблокирована). Команда может использовать различные представления — например, просмотр по исполнителям, по срокам или по статусам. Система автоматически отправляет напоминания о приближающихся дедлайнах, а менеджер имеет единую панель для мониторинга статуса выполнения задач.

Списки – мощный инструмент структурированного представления информации, а также основа для автоматизаций процессов.

На сайте проекта могут создаваться списки для хранения ключевых решений (например, список "Решения архитектурные" с описанием, обоснованием и статусом принятия), списки для эскалации проблем, списки рисков проекта. Единицей записи в таком списке будет являться конкретный объект – риск, запрос эскалации, запрос на изменение и т.п. На списки и на отдельные элементы списков можно также назначать уникальные права доступа для разных пользователей и групп, а также добавлять автоматизированные процессы – например цепочка согласования запроса на изменение или рассмотрения эскалации.

Используя списки, можно упорядочить и структурировать совещания по проекту

Списки отчасти похожи на таблицы Excel, только намного удобнее для подобных сценариев использования.

Пространство сайта проекта становится единым источником истины о проекте, доступным не только текущей команде, но и заинтересованным сторонам.

Команда размещает в библиотеке документов Excel-таблицы с бюджетом проекта, планом ресурсов и графиком работ. Благодаря совместному редактированию в реальном времени, аналитики, менеджеры и финансисты одновременно работают над документом, видят изменения друг друга.

Участники команды проекта могут создать Страницы сайта проекта, где с использованием встроенного редактора страниц можно размещать информацию о проекте, новости проекта, публиковать другую полезную информацию. К таким страницам сайта проекта можно определить ограниченный доступ для отдельных групп сотрудников компании, чтобы они могли следить за ходом проекта. Например, это могут быть различные заинтересованные стороны - спонсоры проекта, владельцы проекта от бизнеса, клиенты, менеджеры подразделений. При этом на разных страницах можно публиковать разную по информацию. Например, для спонсора этапы проекта и ключевые метрики, для финансистов — информацию о расходах и бюджете, для всех сотрудников – ключевые общедоступные сведения – кто руководитель проекта, кто его участники и их роли, цели проекта и ожидания от его реализации, текущие достижения команды проекта. Сайт служит точкой входа, где на главной странице отображаются новости проекта — важные вехи, предстоящие события, обновления статуса. При этом «внутренняя кухня» и контент проекта будут открыты только тем пользователям, кому это необходимо.

Платформа iSpace трансформирует управление проектными командами и совместную работу участников команды проекта, предоставляя инструменты для централизации информации, синхронизации работы и автоматизации процессов. Использование сайтов для создания единого рабочего пространства, библиотек для управления документами и списков для отслеживания задач, управления эскалациями, согласования изменений, позволяет командам работать более эффективно, прозрачно и согласованно. Гибкость платформы позволяет адаптировать её под специфические потребности любого проекта, от небольших инициатив до масштабных трансформационных программ.