Даже небольшие рутинные задачи могут отнимать у сотрудников много времени и сил. Но что, если их можно автоматизировать без сложного кода и привлечения IT-специалистов? Современные no-code инструменты позволяют создавать простые, но эффективные автоматизированные процессы буквально за несколько кликов.
Зачем нужна мини-автоматизация?
Экономия времени – избавление от рутины.
Снижение ошибок – система напомнит, проверит и направит дальше по заданному процессу.
Прозрачность процессов – все шаги фиксируются, ничего не теряется, роли и ответственность распределены.
Self-service – настройка без помощи разработчиков.
5 примеров мини-автоматизации, которые легко внедрить
№1. Согласование документов перед отправкой клиенту
Проблема: Перед отправкой договора, презентации или коммерческого предложения требуется проверка руководителя. Письма теряются, сроки срываются.
Решение:
Настроить автоматический маршрут в системе управления задачами: загрузка документа → уведомление руководителя → проверка → отправка клиенту или возврат на доработку.
Альтернатива: Запрос согласования одной кнопкой прямо от файла + автоматические уведомления – сотрудник заполняет данные, руководитель сразу видит задачу, статус утверждения меняется автоматически.
Таким образом, коммерческий департамент может настроить простой процесс из пары шагов для проверки и утверждения документов перед отправкой клиенту.
№2. Обновление прайс-листов
Проблема: Цены периодически обновляются, а отдел маркетинга должен отслеживать изменения и оперативно вносить изменения на сайт, а сотрудникам отдела продаж важно убедиться в актуальности статуса и согласованности прайса перед отправкой клиенту.
Решение:
Настроить простой процесс утверждения и автоматической смены статуса файла прайс-листа, постановки задач ответственным за публикации на сайте
Регулярный процесс актуализации прайс-листов, утверждения цен и публикации информации на сайте помогает упорядочить цепочку действий сотрудников, отслеживать исполнение, предоставлять клиентам актуальную информацию.
№3. Напоминания о дедлайнах для отчетов
Проблема: Отдел регулярно сдает отчеты, но кто-то всегда забывает.
Решение:
Настроить регулярно повторяемую задачу и назначить ответственным. Система автоматически будет напоминать сотрудникам заранее
№4. Проверка и утверждение документов перед отправкой клиенту
Кейс: юрист-стажер готовит документы в рамках дела для клиента. Перед отправкой клиенту, руководитель должен проверить и подтвердить возможность отправки подготовленной версии.
Проблема: Запрос на утверждение руководителю выполняется в почте или по телефону, руководитель забывает проверить в срок, статус проверки для сотрудника не понятен, приходится уточнять статус - писать в почте или спрашивать руководителя, терять время.
Решение:
Настроить простой одно или двух-шаговый процесс запроса на утверждение документа и утверждения руководителем. Смена статуса при утверждении происходит автоматически, сотрудник видит статус, правки, журнал изменений документа, руководитель и сотрудник получают автоматические уведомления от системы. Чтобы не запутаться – документ может автоматически перемещаться в папку «согласованные для отправки клиенту».
№5. Согласование презентаций по услугам и продуктам компании
Проблема: Контент-менеджер готовит презентацию, но ее должен проверить ведущий маркетолог.
Решение:
Использовать систему с workflow-подтверждением: презентация получает статус "На проверке", ответственный получает уведомление. После одобрения версия презентации по услугам и продуктам компании получает статус «Готова для предоставления клиентам» и может использоваться сотрудниками маркетинга и проджа для отправки клиентам.
Как внедрить мини-автоматизацию в iSpace?
Выявите повторяющиеся задачи – что можно делегировать системе?
Используйте встроенные инструменты и BPM-движок iSpace для настройки сценариев и процессов.
Протестируйте на одном процессе – не пытайтесь автоматизировать всё сразу.
Мини-автоматизация – это не про глобальные изменения, а про маленькие шаги к удобству. Настроив процессы один раз, вы сэкономите часы, а то и дни на более важные задачи.
Если вам интересна тема мини-автоматизации, обратитесь к экспертам iSpace, и мы рассмотрим ваше ТЗ, ответим на любые вопросы и предложим наилучшее решение согласно вашим пожеланиям.